Menüpontok ismertetése / Raktár / Leltár korrekció felrögzítése
Leltár korrekció felrögzítése
Tartalomjegyzék:
Tételtörzs és készlet kapcsolata
Fontos tisztázni, hogy a tételtörzs és a készlet lista fogalma hasonló, de nem ugyanaz. A tételtörzsben szerepelnie kell minden tételnek (vagy többnek), amivel az ügyviteli szoftvernek dolgoznia szükséges. Ebben a listában tételekre vonatkozó alapadatok vannak, melyek jellemzően állandó tulajdonságai a tételeknek: megnevezés, cikkszám, vonalkód, mennyiségi egység és így tovább. A mennyiség NEM tételtörzs szintű adat, hiszen folyamatosan változik. Ráadásul több raktár használata is szóba jöhet, azaz egy tételhez több mennyiségi érték is tartozhat, annyi ahány raktárban jelen van. A tételtörzs adatok a Törzsadatok / Tételek és szolgáltatások, a készlet adatok pedig a Raktár / Raktár készlet>menüben érhetőek el.
Készlet feltöltés lehetőségek
Az ügyviteli szoftver első készlet feltöltése beüzemeléskor esedékes. A beüzemelésen túl frissítésére később is szükség lehet, például leltározás kapcsán.
Készlet feltöltés egyesével számítógépen
Ha a tételeink már szerepelnek a tételtörzsben, akkor egyszerűen a Raktár / Leltár korrekció felrögzítése / Új tétel funkcióval egyesével a tételek mennyisége felrögzítésre kerülhet. Érdemes a feltöltést polconként, termékcsoportonként vagy bármilyen egyéb, a társaság folyamataihoz igazodó logika szerint csoportosítva rögzíteni, nem pedig egy tranzakcióban több száz vagy több ezer tételt kezelve. A felrögzítés után - főleg a szoftver bevezetési időszakában -, érdemes ellenőrizni, hogy tényleg az történik-e, ami az elvárás vagy elképzelés volt.
Tipp: A tételtörzs adatok és a készlet adatok együtt lépésben is felrögzíthetőek abban az esetben, ha egyetlen raktár van használatban: Törzsadatok / Tételek és szolgáltatások / Felvitel / Készlet fülön a programban a tételtörzsbe felvitelkor is megadható a készleten levő mennyiség.
Készlet feltöltés tömegesen adatfájl alapján
Gyors megoldási lehetőség, ha sok ezer tételről van szó és az adatok rendelkezésre állnak valamilyen táblázatos formában a tömeges import. A Raktár / Leltár korrekció felrögzítése / Import / Importálás fájlból funkcióval a leltáradatok betölthetőek. Ugyanígy a tételtörzs tömeges importja is megvalósítható és egy raktár esetén a készlet mennyisége is megadható az import fájlban a Törzsadatok / Tételek és szolgáltatások / Import funkción. A várt formátumról és részletes működésről az ügyviteli szoftver adott funkcióján felbukkanó súgó ad információt.
Importálás webáruház készlete alapján
Abban az esetben ha már egy korábban bevezetett webáruház tartalmazza az adott raktár készletét, akkor ez a készlet a kiválasztott raktárra betölthető a Raktár / Leltár korrekció felrögzítése / Import / Importálás webáruház készlete alapján funkcióval. Hogy melyik webáruházakkal van integrálva ez a funkció arról ide kattintva olvasható információ.
Készlet feltöltés egyesével adatgyűjtővel
Az Adatbázis tárhely szolgáltatás számos extra szolgáltatás mellett lehetővé teszi, hogy mobil adatgyűjtőt használva a raktárban közlekedve legyen felrögzítve a leltár. Az adatok gyűjtését a mobil alkalmazással kell kezdeni, majd amikor ez kész, akkor ugyanebbe a menüpontba belépve a mobilon használttal azonos felhasználónévvel, megjelennek az adatok, rögzítés előtt még szerkeszthetőek is. További információ, belépés és a szükséges mobil alkalmazás letöltéséről itt írunk:
https://felho.programtech.hu/most/
Leltározás
A készlet adatok megbízhatóságának első feltétele, hogy minden tétel mozgás a szoftveren rögzítve legyen. A legnagyobb odafigyelés mellett is megtörténik, hogy a tétel hibás kiválasztásával (hasonló, könnyen összetéveszthető termékek esetében) vagy a mennyiség elütésével, vagy bármilyen hibás adminisztratív lépés okán a készlet elromlik. A készlet adatok pontosságának megőrzésére a folyamatos készlet karbantartás vagy az időszaki leltár a megoldás. Mindkét esetben a megközelítés szinte teljesen azonos.
Leltározás lépései
- Jelenlegi állapot rögzítése
A jelenlegi készlet adatokat érdemes kimenteni külső fájlba. Ezt a mentést a Raktár / Készlet adatok menüpont alatt lehet elkészíteni a táblázat alatt található kis floppy ikonnal. Érdemes az összes raktár készletét egy fájlba menteni, még akkor is ha nem fontos az összes raktár.
Mivel a leltározás során nem feltétlenül csak a mennyiségekkel kell foglalkozni, ilyenkor érdemes kijavítani az elhibázott tétel megnevezéseket, a duplikált tételeket, hibás tételcsoportokat, stb. A javítás alatt könnyen kiderülhet, hogy a javítások előtti állapot lenne mégis a jobb, mert menet közben olyan információk váltak világossá, amely alapján jobb lenne visszatérni az eredeti állapothoz. Hogy ez lehetséges legyen kell készíteni egy teljes biztonsági mentést is, a Fájl / Adatbázis mentése menüpont segítségével. Ha bármilyen okból mégis vissza kell térni ehhez az állapothoz, akkor a Fájl / Adatbázis visszatöltése menüpont segítségével ez könnyen megtehető. Természetesen ezzel a művelettel MINDEN adat visszaáll a korábbi állapotra, azaz a leltározás alatt esetlegesen kiállított számlák elvesznek, minden a mentéskor érvényes állapotra áll be.
- Leltározási terület kijelölése
- Feltárt mennyiségek felvitele a szoftverbe
- Leltár lezárása
A leltározás feladatot nem egy lépésben javasolt elvégezni és felrögzíteni a számítógépre. Érdemes kisebb lépésekben haladni, mint például polc, szekrény, stb a tételek számától függően. Minden lépés után - de főleg a leltározás elején -, ellenőrizni kell, hogy tényleg az történik-e, amire szükség van, azaz ellenőrizni kell az új készletet a szoftverben.
A Raktár / Leltár korrekció felrögzítése menüpont alatt rögzíthetőek fel a fellelt tételek és azok tényleges mennyiségei. Az új mennyiség rögzíthető a valós érték vagy a korrekciós mennyiség megadásával. Előbbi esetben a módosítás utáni készlet érték annyi lesz, amekkora a megadott érték, míg a korrekciós mennyiség felvitele esetében a szoftverben a leltározást megelőzően nyilvántartott készlet mennyiség módosul a korrekciós mennyiséggel. Ez utóbbi például akkor használható, ha a raktárban ugyanaz a tétel több helyen is fellelhető. Fontos, hogy ha a korrekciós mennyiséggel történik a leltár, akkor a leltár kezdetén a készletet nullázni kell. Ezt a Törzsadatok / Raktárak / Ürítés / Raktár készletének nullára állítása funkcióval kell megtenni.
A leltár végeztével, azaz amikor minden fellelt tétel mennyisége rögzítésre került, akkor még szükséges egy lista azokról a tételekről melyek a szoftver szerint még készleten vannak, de valójában nem kerültek elő. Ehhez a készlet listában az Utolsó mozgás dátuma nyújt segítséget, amely tétel a leltár alatt nem mozgott (ide bele értendő a 0 mennyiséggel történő módosítás is), az nem került elő.
Webes felület és android alkalmazás
A MOST ügyviteli szoftver alapvetően Windows rendszeren fut, de bizonyos funkciók az Adatbázis tárhely szolgáltatás -on keresztül elérhetőek webről és mobil alkalmazásról is:
https://felho.programtech.hu/most/
A leltározás kifejezetten egy olyan terület amit jól lehet mobil eszközzel is végezni. leltározás esetében a mobil alkalmazáson be kell lépni és Leltár korrekció felrögzítése funkciót kell választani. Ez a felület ugyanabba a listába teszi az adatokat, mint a Windows PC-n ugyanez a menüpont. Fontos, hogy a mobil eszközön és a PC-n is azonos felhasználó névvel történjen a belépés. A leltár korrekció véglegesítése MINDIG a PC-n történik. Ugyanitt van lehetőség az esetleg elrontott adatok rögzítés előtti szerkesztésére is.
© ProgramTECH Kft. (2025) - +36 94 900 025 - www.programtech.hu