Leltár korrekció felrögzítése

Készlet feltöltés lehetőségek

Az ügyviteli szoftver beüzemésekor biztosan, de később is szükség lehet a készletek adatainak frissítésére, esetleg leltározás kapcsán. A készlet feltöltését elkezdeni csak már feltöltött tételtörzs esetén érdemes.

Készlet feltöltés egyesével számítógépen

Ha van már tételtörzs, akkor egyszerűen a Raktár / Leltár korrekció felrögzítése / Új tétel funkcióval egyesével, módszeresen minden tételt felrögzítésre kerül. Érdemes a feltöltést polconként, vagy termékcsoportonként vagy bármilyen logoka szerint csoportosítva rögzíteni, azaz nem egy tranzakcióban a többszáz vagy ezer tételt. A felrögzítés után -főleg a szoftver bevezetési időszakában, érdemes ellenőrizni, hogy tényleg az történik-e ami az elvárás.

Tipp: A tételek és a készlet adatok együtt is felrögzíthetőek egyesével, ha minden termék csak egy raktárban fordul elő. Mindez a Törzsadatok / Tételek és szolgáltatások / Felvitel / Készlet fülön történik.

Készlet feltöltés tömegesen adatfájl alapján

Ez egy gyors megoldási lehetőség akkor, ha sokezer tételről van szó és az adatok rendelkezésre állnak valamilyen táblázatos formában. Ha ez utóbbi teljesül akkor az Import / Importálása fájlból funkcióval a leltáradatok betölthetőek. A részletes formátumról és működésről az ügyviteli szoftver folyamatosan ad információt.

Importálás webáruház készlete alapján

Abban az esetben ha már egy korábban bevezetett webáruház tartalmazza az adott raktár készletét, akkor ez a készlet a kiválasztott raktárra betölthető az Import / Importálás webáruház készlete alapján funkcióval letölthető. Hogy melyik webáruházbol lehetséges arról ide kattintva olvasható információ.

Készlet feltöltés egyesével adatgyűjtővel

Az Adatbázis tárhely szolgáltatás számos extra szolgáltatás mellett lehetővé teszi, hogy mobil adatgyűjtőt használva a raktárban közlekedve legyen felrögzítve a leltár. Az adatok gyűjtését a mobil alkalmazással kell kezdeni, majd amikor ez kész, akkor ugyanebbe a menüpontba belépve a mobillal azonos felhasználónévvel, megjelennek az adatok, rögzítés előtt még szerkeszthetőek is. További információ, belépés és a szükséges mobil alkalmazás letölése itt:
https://felho.programtech.hu/most/

Leltározás

A készlet adatok megbízhatóságának első feltétele, hogy minden tétel mozgás a szoftveren rögzítve legyen. A legnagyobb odafigyelés mellett is megtörténik, hogy a tétel hibás kiválasztásával (hasonló, könnyen összetéveszthető termékek esetében) vagy a mennyiség elütésével, vagy bármilyen hibás adminisztratív lépés okán a készlet elromlik. A készlet adatok pontosságának megőrzésére a folyamatos készlet karbantartás vagy az időszaki leltár a megoldás. Mindkét esetben a megközelítés szinte teljesen azonos.

Leltározás lépései

1. Jelenlegi állapot rögzítése

   A jelenlegi készlet adatokat érdemes kinenteni külső fájlba, ezt a mentést a Raktár / Készlet adatok menüpont alatt lehet elkészíteni a táblázat alatt található kis floppy ikonnal. Érdemes az összes raktár készletét egy fájlba menteni, még akkor is ha nem fontos az összes raktár.

   Mivel a leltározás során nem feltétlenül csak a mennyiségekkel kell foglalkozni, ilyenkor érdemes kijavítani az elhibázott tétel megnevezéseket, a dulikált tételeket, hibás tételcsoportokat, stb. A javítás alatt könnyen kiderülhet, hogy a javítások előtti állapot lenne mégis a jobb, mert menet közben olyan információk váltak világossá, amely alapján jobb lenne visszatérni az eredeti állapothoz. Hogy ez lehetséges legyen kell készíteni egy teljes biztonsági mentést is, a Fájl / Adatbázis mentése menüpont segítségével. Ha bármilyen okból mégis vissza kell térni ehhez az állapothoz, akkor a Fájl / Adatbázis visszatöltése menüpont segítségével ez könnyen megtehető. Természetesen ezzel a művelettel MINDEN adat visszaáll a korábbi állapotra, azaz a leltározás alatt esetlegesen kiállított számlák elvesznek, minden a mentéskor érvényes állapotra áll be.

2. Leltározási terület kijelölése

A leltározás feladatott nem egy nagy lépésben kell elvégezni és felrögzíteni a számítőgépre. Érdemes kisebb lépésekben haladni, mint polc, szekrény, a tételek számától függően. Minden lépés után -de főleg a leltározás elején, ellenőrizni kell, hogy tényleg az történik e amire szükség van, azaz ellenőrini kell ez új készletet a szoftverben.

3. Feltárt mennyiségek felvitele a szoftverbe

A Raktár / Leltár korrekció felrögzítése menüpont alatt rögzíthetőek fel a fellelt tételek és azok tényleges mennyiségei. A mennyiséget megadható egyértelműen az adott értékkel, de korrekciós mennyiség is megadható. Előbbi esetben a készlet értéke annyi lesz amekkora a megadott érték, míg második esetben a szoftverben lévő készlet mennyisége módosul a beírt korrekciós mennyiséggel. Ez utóbbi például akkor használhandó, ha a raktárban ugyanaz a tétel több helyen is fellelhető. Fontos, hogy ha a korrekciós mennyiséggel történik a leltár, akkor a leltár kezdetén a készletet nullázni kell. Ezt a Törzsadatok / Raktárak / Törlés funkcióval kell megtenni.

4. Leltár lezárása

A leltár végeztével, azaz amikor minden fellelt tétel mennyisége rögzítésre került, akkor még szükséges egy lista azokról a tételekről melyek a szoftver szerint még készleten vannak, de valójában nem kerültek elő. Ehhez a készlet listában az Utolsó mozgás dátuma nyújt segítséget, amely tétel a leltár alatt nem mozgot (ide bele értendő a 0 mennyiséggel történő módosítás is), az nem került elő.

Webes felület és android alkalmazás

A MOST ügyviteli szoftver alapvetően Windows rendszeren fut, de bizonyos funkciók az Adatbázis tárhely szolgáltatás -on keresztül elérhetőek webről és mobil alkalmazásról is:
https://felho.programtech.hu/most/

A leltározás kifejezetten egy olyan terület amit jól lehet mobil eszközzel is végezni. leltározás esetében a mobil alkalmazáson be kell lépni és Leltár korrekció felrögzítése funkciót kell választani. Ez a felület ugyanabba a listába teszi az adatokat, mint a Windows PC-n ugyanez a menüpont. Fontos, hogy a mobil eszközön és a PC-n is azonos felhasználó névvel történjen a belépés. A leltár korrekció véglegesítése MINDIG a PC-n történik. Ugyanit van lehetőség az esetleg elrontott adatok rögzítés előtti szerkesztésére is.