Új dokumentum iktatása

Alapbeállítások

A Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés és a Törzsadatok / Dokumentumkezelés almenükben szükséges megadni a működés alap paramétereit, például meghatározni, hogy az iktatások később módosíthatóak legyenek-e vagy sem, vagy létrehozni az iktatókönyveket.

Iktatás

A menü fő felülete az Iktatás fül alatt nyitható meg. További finomításokat lehet elvégezni az anyagon a Szöveges feljegyzés, az Elosztás emailben és az Egyebek fül segítségével.

1. Az Iktatás fül felső harmadában Szkennelés és Fájl csatolása fülön tölthető irat a dokumentumkezelőbe. A behúzott vagy csatolt állomány Eltávolítás-a is kezdeményezhető.
   • A Szkennelés alapértelmezett beállítása a legrosszabb olvashatóságú felület beolvasásakor is jó eredményt ad.
   • Kiemelt jó tulajdonsága a szoftvernek, hogy a szkennelés a háttérben zajlik, végezhető közben az iktatás.
   • Fájl csatolása mód alatt tallózással és akár egész mappa(!) behúzásával is lehet dolgozni. Csak ragadja meg a fájlrendszeréből a céldokumentumot és 'hozd és vidd', feltöltötte a programba.
2. A Bejövő (pl. energia szolgáltató számlái) Belső (munkaszerződés), Kimenő (árajánlatok) kifejezések az iktatott anyag irányát mutatja.
3. A Számlázási név mezőben várt ügyféladat alapján is kereshetünk később, ez a mező belső iktatáskor nem aktív.
4. A dokumentumok szervezésére szolgáló címkék fő típusa az Iktató könyv, a Tárgy, és a Kulcsszó.
   • Iktatás során e kategóriák megadása lehet kötelező vagy sem
   • törzsadatokban előzetesen meghatározandó és ezért iktatáskor kizárólag kiválasztható (ilyen az Iktató könyv kategóriája) vagy
   • iktatáskor és a törzsben is meghatározható vagy iktatáskor választható (ilyen a Tárgy), illetve
   • kizárólag iktatáskor meghatározható vagy itt kiválasztható (kulcsszó).
5. Az Elintézés határideje alapján a ProgramTECH MOST Emlékeztető segédprogramon át figyelmeztető üzenetet küld az irat címzettjének kliens felületén. Ennek futtatása a Fájl / Beállítások menüből kezdeményezhető, a figyelmeztető e-mail üzenetek beállításához hasonlóan. A lejárt határidejű iktatások piros háttérrel kiemelten jelennek meg az Iktatott dokumentumok keresése listában.
6. A Szöveges feljegyzés szerint is kereshető majd az irat a későbbiekben.
7. Az Elosztás emailben részen címkézzük a dokumentumot az ügyet intéző munkatárshoz vagy szervezeten kívüli érintettekhez.
   • Őt nevezzük meg a Címzett mezőben, klasszikus iktatásban megfelel az átadás műveletének.
   • A Másolatot kap mezőben megnevezett munkatárs emailben megkapja az iratot és megtekintheti azt címke adataival együtt a program felületen is.
   • Mindkét mezőben kizárólag olyan nevek szerepelhetnek, akik felhasználóként a Törzsadatok-ban felvitelre kerültek. Ugyanezen specifikációk adhatókmeg az iktatás egészére vonatkozóan a Fájl / Beállítások menü Dokumentumkezelés fülén, míg itt a specifikációk adott iktatásra vonatkozóan felülírhatók.
8. Az Egyebek fülön az irat formátumát és elhelyezési helyét lehetséges megadni. Amennyiben a Törzsadatok / Dokumentumkezelés menüben erre igényt tartunk és a lehetséges értékeket megadtuk, a választás kötelező lesz.

Kapcsolat a ProgramTECH MOST egyéb moduljaival

A ProgramTECH MOST ügyviteli rendszer egyéb moduljaiból közvetlenül is behúzható iktatásra irat.

• A számlák, egyéb bizonylatok Rögzítése során lehetőség van iktatásra.
• A Bejövő Számlák Nyilvántartása Modullal a szállítói számlák iktatásra behúzhatók: automatikusan kitöltésre kerülnek az iktatási adatmezők és csatolásra kerül a szállítói számla képe vagy fájlja a Bizonylatok / Bejövő Számlák / Új bejövő számla rögzítése / Dokumentum csatolása fülről vagy
• a NAV lekér funkcióval. Hasonló módon kapcsolódik ide a Készletnyilvántartó Modul Raktár / Bevételezés és kiadás funkcióján rögzített szállítói számla és adatai.
• Az Adattárhely szolgáltatással elérhető, hogy az iktatott dokumentumokat megosszuk munkatársainkkal vagy külső személlyel, szervezettel például a könyvelővel.

Kitekintés

Akár az elektronikus számlázás megbízható üzleti eljárás megvalósítási formáját is kialakíthatjuk ezzel a rendszerrel.