Akár egyedül dolgozik, akár egy csapat működik közre a vállalkozás iratainak kezelésében, a MOST Dokumentumkezelő szervezetre szabható keretben támogatja a vállalkozás belső, külső és kimenő iratai átlátható elektronikus dokumentum kezelését. Iktasson papír alapú, elektronikus vagy e-mail formátumú iratot, a csatolt dokumentumokat tetszés szerinti bonyolultságban vagy egyszerűséggel kategorizálja és iktatja. Ha szükséges továbbít, másolatot küld, elintéz, határidőt szab. Biztosítja a gyors keresést. Tevékenységet naplóz, jogosultságot szab.

Milyen problémákat old meg a dokumentumkezelő?

Dokumentumok vagy azok másolatainak tárolása

Minden beérkező, belső vagy kimenő dokumentumot - pontosabban annak elektronikus másolatát - a dokumentumkezelőbe érdemes iktatni, tárolni. Az iktatás iratonként maximum 1-2 perc. Ezzel az egyszerű lépéssel megoldható a dokumentum vagy annak másolatának tárolása. Ezentúl nem szükséges, hogy az iroda aktákkal legyen tele. A Dokumentumkezelő Modul rendelkezik beépített szkenner funkcióval, így az iktatás a szkennelés során fájlok csatolgatása nélkül elvégezhető. Az iktatás során becsatolt fájlokra a dokumentumkezelő szoftvernek már nincs szüksége, annak másolatát adatbázisban, megfelelően védett módon biztonságosan tárolja.

Dokumentum elosztása, továbbítása címzettek felé

A Dokumentumkezelő Modul gondoskodik a dokumentumok elosztásáról is. Feleslegessé válik a fénymásolás, faxolás, ezzel közvetlenül is irodai kellékanyag költséget és jelentős munkaidőt takarít meg. Minderre azért van lehetőség, mert a dokumentumok elosztása számítógépen történik. Túl azon, hogy a fénymásolással és elosztással kapcsolatos feladatokat nem kell elvégezni, ezen felül még naplózza is a Dokumentumkezelő Modul a megtekintéseket, így nyomon követhető a dokumentum útja, története. Természetesen mindenki csak a rá tartozó dokumentumokhoz fér hozzá!

Határidő figyelés és figyelmeztetés

Gyakori eset amikor egy dokumentummal kapcsolatban valamilyen egyéb feladat társul, melynek elintézési határideje és felelőse is van. A Dokumentumkezelő Modul folyamatosan figyeli ezeket a határidőket. Abban az esetben ha a határidő lejár, akkor figyelmeztetést küld. A figyelmeztetést akkor is meg tudja jeleníteni a ProgramTECH MOST, ha a felhasználó nem lépett be a szoftverbe, de dolgozik a számítógépén. Ez a funkciót a ProgramTECH MOST Emlékeztető Modul-ja biztosítja. További lehetőség, hogy a lejáró feladatokról emailt kap az érintett felhasználó. A lejáró és/vagy lejárt feladatokat az iktatást végző személy is felügyelheti, így az ő részéről is van elvi lehetőség a szükséges intézkedések megtételére.

Villámgyors keresés és találat

A dokumentumkezelő egyszerű és összetett keresési módja gyors és nagyon hatékony keresést tesz lehetővé. A százezres nagyságrendű dokumentum szám sem probléma.

Dokumentumok elérése interneten keresztül

Ezentúl nem kell minden üzleti megbeszélés előtt azon gondolkodnia, hogy milyen dokumentumokat is vigyen magával a megbeszélésre, mert az egész irattár Önnél lehet! Rendszerünk lehetővé teszi, hogy mind dokumentumait, min a számláit és minden egyéb adatot ami a ProgramTECH MOST rendszerben benne van, azt villámgyorsan megtalálja. A felhasználói felület egyszerű, bármilyen eszközön (tablet, mobil, netbook, laptop, stb...) működik, bármilyen operációs rendszerrel. A szolgáltatás elérésének egyetlen feltétele, hogy Ön rendelkezzen Adatbázis tárhely szolgáltatás-unk előfizetésével. Ezen keresztül adatait bárhonnét bármikor elérheti, csak internet kapcsolat szükséges. További részletek itt:
https://most.programtech.hu/dokumentumok-megosztása-weben

Dokumentumkezelő Program Modul funkciók:

• Korlátlan számú iktatókönyv, dokumentum és felhasználó.
Az iktatott dokumentumok iktatókönyvekbe szervezhetőek. Az iktatókönyvekhez jogosultságok állíthatóak be. Egy vállalkozás több iktatókönyvet is vezethet, minden felhasználó csak a számára engedélyezett iktatókönyvhöz fér hozzá.
• Iktatás
• Tetszőleges kategóriák
Egyszerűbb vagy bonyolultabb szerkezetű iratazonosítás iktatókönyv, tárgy, kulcsszó és megjegyzés rovatok tetszőleges hasznosításával. Tanácsos az Iratkezelési Szabályzattal konzultálni a Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek illetve Iktatókönyv tárgyak létrehozása előtt. Ha tárgy a törzsben nem létesült, akkor a tárgy is, egyebek pedig, mint pl. kulcsszó, ügyfél iktatás közben is megnevezhető. Mindkét módszerrel a már nevesített kategóriák kiválaszthatók iktatáskor.
• Fájl csatolása
Egy vagy több papír alapú, elektronikus vagy e-mail dokumetum szkennelése, akár egész mappa tallózása vagy 'fogd és vidd' behúzása által. Közvetlen kapcsolódás a szkennerhez. Beolvasással párhuzamosan iktathat.
• Elintézés, átadás és másolat küldés
• Téves iktatás vagy módosítás
Iktatás módosítható
• Ha a Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés fülön Az iktatott dokumentumok legyenek módosíthatók..... ki van választva, akkor lehetséges a Dokumentumok / Iktatott dokumentumok keresése menü Összetett keresés felületén az Adatlap gombon eltávolítani vagy hozzáadni további csatolmányt vagy bármely egyéb adatot módosítani. Az iktatókönyv nem módosítható, sorszám sem, azaz maga az iktatott entitás alapazonosítása marad.
• Törölni nem lehet iktatott anyagot, a rossz adatokkal iktatott dokumentumok tévessé tétellel újra iktathatóak.
• Abban az esetben ha növelni szeretné a folyamatok átláthatóságát és a beszámolhatóságot, akkor ezt a funkciót ne kapcsolja be.
• Iktatott dokumetumok keresése
Gyors keresés bármely iktatáskor rögzített ismérv alapján. Akár az összes iktatott tétel felhozható, áttekintést adva az iratkezelési rendszerről.
• Iratlista
Akár egész iktatókönyvről akár időszakról, pl a könyvelőnek szánt iktatott anyagról, vagy egy adott ügyről, vagy ügyféllel folytatott tevékenységet dokumentáló iratokról.
• Tevékenység napló megtekintése
Visszatekinthet adott számla vállalton belüli sorsára, ellenőrizheti, hogy mikor foglalkozott utoljára egy árajánlattal, mely munkatárs tekintett meg, kinek lett átadva elintézésre, ki kapott másolatot egy dokumentumról.
• Elintézési határidők követése
• Eltérő jogosultsági szintek meghatározása