Dokumentumkezelő Program Modul

Legyen szó egyéni munkáról vagy egy csapat összehangolt tevékenységéről, a MOST Dokumentumkezelő rendszerünk minden igényt kielégítő megoldást nyújt vállalkozása belső és külső dokumentumainak hatékony kezelésére. Papíralapú, elektronikus vagy e-mail formátumú dokumentumokat könnyedén iktathat, kategorizálhat és rendszerezhet, legyen szó egyszerű vagy összetett feladatokról.

Dokumentumtárolás és megőrzés

  • Minden beérkező, belső vagy kimenő dokumentum elektronikus másolatát biztonságosan tároljuk.
  • Integrált szkenner funkcióval a dokumentumok iktatása gyors és egyszerű.
  • Többé nem szükséges a papíralapú akták tárolása az irodában, helyet és időt takarít meg.

Dokumentumok elosztása és továbbítása

  • A dokumentumok digitális elosztása megszünteti a fénymásolás és faxolás szükségességét, csökkentve az irodai költségeket.
  • A dokumentumok nyomon követhetőek, biztosítva a megfelelő hozzáférést minden felhasználó számára.

Határidőfigyelés és emlékeztetők

  • Automatikus figyelmeztetések a fontos határidőkről.
  • Emlékeztetők megjelenítése még akkor is, ha a felhasználó nincs bejelentkezve a rendszerbe.
  • Email értesítések a lejáró feladatokról.

Dokumentumok elérése Interneten keresztül

Ezentúl nem kell minden üzleti megbeszélés előtt azon gondolkodnia, hogy milyen dokumentumokat is vigyen magával a megbeszélésre, mert az egész irattár Önnél lehet! Rendszerünk lehetővé teszi, hogy dokumentumait bármilyen eszközön (tablet, mobil, netbook, laptop, stb.) és bármilyen operációs rendszeren keresztül elérje, csak internetkapcsolat szükséges. További részletek itt: https://most.programtech.hu/dokumentumok-megosztása-weben

Dokumentumkezelő Program Modul funkciók

  • Korlátlan számú iktatókönyv, dokumentum és felhasználó.
  • Az iktatott dokumentumok iktatókönyvekbe szervezhetőek. Az iktatókönyvekhez jogosultságok állíthatóak be. Egy vállalkozás több iktatókönyvet is vezethet, minden felhasználó csak a számára engedélyezett iktatókönyvhöz fér hozzá.
  • Iktatás
  • Tetszőleges kategóriák
  • Egyszerűbb vagy bonyolultabb szerkezetű iratazonosítás iktatókönyv, tárgy, kulcsszó és megjegyzés rovatok tetszőleges hasznosításával. Tanácsos az Iratkezelési Szabályzattal konzultálni a Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek illetve Iktatókönyv tárgyak létrehozása előtt. Ha tárgy a törzsben nem létesült, akkor a tárgy is, egyebek pedig, mint pl. kulcsszó, ügyfél iktatás közben is megnevezhető. Mindkét módszerrel a már nevesített kategóriák kiválaszthatók iktatáskor.
  • Fájl csatolása
  • Egy vagy több papír alapú, elektronikus vagy e-mail dokumetum szkennelése, akár egész mappa tallózása vagy 'fogd és vidd' behúzása által. Közvetlen kapcsolódás a szkennerhez. Beolvasással párhuzamosan iktathat.
  • Elintézés, átadás és másolat küldés
  • Téves iktatás vagy módosítás
  • Iktatás módosítható
    • Ha a Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés fülön Az iktatott dokumentumok legyenek módosíthatók..... ki van választva, akkor lehetséges a Dokumentumok / Iktatott dokumentumok keresése menü Összetett keresés felületén az Adatlap gombon eltávolítani vagy hozzáadni további csatolmányt vagy bármely egyéb adatot módosítani. Az iktatókönyv nem módosítható, sorszám sem, azaz maga az iktatott entitás alapazonosítása marad.
    • Törölni nem lehet iktatott anyagot, a rossz adatokkal iktatott dokumentumok tévessé tétellel újra iktathatóak.
    • Abban az esetben ha növelni szeretné a folyamatok átláthatóságát és a beszámolhatóságot, akkor ezt a funkciót ne kapcsolja be.
  • Iktatott dokumetumok keresése
  • Gyors keresés bármely iktatáskor rögzített ismérv alapján. Akár az összes iktatott tétel felhozható, áttekintést adva az iratkezelési rendszerről.
  • Iktatott fájlok tömeges exportja
  • Iratlista
  • Akár egész iktatókönyvről akár időszakról, pl a könyvelőnek szánt iktatott anyagról, vagy egy adott ügyről, vagy ügyféllel folytatott tevékenységet dokumentáló iratokról.
  • Tevékenység napló megtekintése
  • Visszatekinthet adott számla vállalton belüli sorsára, ellenőrizheti, hogy mikor foglalkozott utoljára egy árajánlattal, mely munkatárs tekintett meg, kinek lett átadva elintézésre, ki kapott másolatot egy dokumentumról.
  • Elintézési határidők követése
  • Eltérő jogosultsági szintek meghatározása

Kifejezetten vállalkozások számára készült, iratkezelési, archiválási és elosztási feladatok megoldására.

Nettó egységár: 
24 000 Ft