E-számla Modul

Mire való a ProgramTECH MOST E-számla Modul?

A ProgramTECH MOST ügyviteli szoftver csomag E-számla Modul képes elektronikus számla, eszámla biztosítására. Az e-számla megírásának módja azonos a hagyományos papírra nyomtatott számláéval. A különbség annyi, hogy a számla rögzítésekor nem történik nyomtatás, hanem létrejön az elektronikusan aláírt és időbélyegzővel ellátott e-számla. A e-számlára eredete hitelességét és tartalma sértetlenségét őrző e-aláírás kerül, és a befogadó partner emailben értesítést és letöltési linket kap -vagy magát az eszámlát csatolva mellékletként, létrejöttéről. Az e-számlát elektronikus formában kell megőrizni, nincs szükség a nyomtatásra, de nem tilos. Az e-számlázásról való döntésnek hosszú távon fennálló adóügyi- és költségkövetkezménye van az elektronikus bizonylatmegőrzési kötelezettség miatt mind a kiállító, mind a befogadó számára. Az áttérésről való informált döntéshez olvassa el az e-számla tájékoztatót az Elektronikus számlázás megvalósítása című cikkünkben, ahol a jogszabályokat is összegyűjtöttük.

E-számla Modul funkciók:

  • További dokumentumok csatolása hitelesítésre
  • Az E-számla Modullal a DigitDoc hitelesítő rendszeren belül lehetséges a számla mellé további dokumentumot csatolni. A számla és a csatolt dokumentumok egyetlen aláírt PDF-be kerülnek bele.
    • bármilyen típusú fájl csatolható
    • a csatolmányok számát tekintve elvi korlát nincs
    • azok méretét tekintve a DigitDoc Kft. oldalán fájlonként 20MB-os limit van beállítva

    A szoftver használata egyszerű: Bizonylatok / Új számla készítése felületen öt fül nyitható meg (Új számla.., Bizonylat fejléc és záró szöveg, stb). A Csatolt dokumentumok fülön végezhető el a csatolás.
  • E-számlázás, integrációban fokozott biztonságú e - aláírás szolgáltatókkal
  • Lekérdezhető az e-számlázás státusza

Elektronikus számla kiállítása, elektroikus aláírással, időbélyegzővel és NAV által várt XML melléklettel.

Mi kell hozzá?

  • a ProgramTECH MOST ügyviteli csomag Számlázó Program Modulja és E-számla Modulja
  • e-számla kiállításakor működő internet kapcsolat
  • kötelező email cím a számla kibocsátói és befogadói oldalon
  • a számla befogadó beleegyezését kérni (a törvény nem írja elő az írásos formát, elegendőnek tekinti a ráutaló magatartás előhívását, pl. a vevő nem küldi vissza az e-számlát)
  • a NAV felé lejelenteni az e-számlázás bevezetését
  • Az elektronikus számlák aláírására két partnercégünk közül egyikkel szerződés kötése hitelesítés szolgáltatásra:

Attól függően, hogy mely szolgáltatót válassza, az e-aláírás árak és tehnikai megoldások eltérnek.

Elektronikus számlázáshoz NEM szükséges más szoftverek telepítése és használata. Az elektronikus számlák elkészítését és továbbítását ügyfele felé szoftverünk egy lépésben elvégzi. Nem szükséges a számlák aláírásához egyéb szoftverek beszerzése, megtanulása és használata!

Mikor érdemes e-számlázni?

  • ha szeretné vállalkozását az e-ügyvitel irányába továbbfejleszteni
  • szeretné csökkenteni a papír alapú számlázással szembeni költségeket és feladatokat
  • ha ügyfele elvárja az elektronikus számlát

Mit tehet, ha egyik partnere e-számla befogadó, de másik partnere nem az?

Párhuzamosan számlázhat: papírszámlát befogadó partnere felé papír alapon bocsátja ki a számlát a MOST Számlázó Program Modul vagy Távszámla Modul segítségével. Lehetősége van a papír alapon megőrizni, de a digitális archiválás jogszabály figyelembe vételével elektronikus formában is kezelheti azt tovább (küldi vállalatirányítási rendszerébe, könyvelőjével pl. ezzel az alkalmazással kontíroztatja, e-aláírja, archiválja).

Költségek

Elektronikus számla kiállításához a ProgramTECH MOST Számlázó Program Modul és E-számla Modul licenszére , valamint a hitelesítő szolgáltató által felszámolt számlánkénti díj fizetésére van szükség. Az egy e-számlára jutó költség függ a havonta mindösszesen kiállított e-számláktól, azaz legkevesebb 43 Ft + ÁFA havi ezer darab számláig. Az elektronikus aláírás szolgáltatására, archiválásra, időbélyegző elhelyezésére szóló díjakról a választott hitelesítő szolgáltató oldalán olvasható tájékoztatás. A következő szolgáltatásokra van szüksége: eSzámla készítés, Vevő értesítés, eSzámla kézbesítés, Adminisztrációs rendszer és eSzámla tárolás (/év).

Hogyan működik?

Attól függően, hogy a fenti szolgáltatók közül melyiket választotta, a tényleges használat némileg eltér, de lényeg mindig ugyanaz. A ProgramTECH MOST Számlázó Program modulja elkészíti a számlát, majd azt továbbítja aláírásra a választott elektronikus számla hitelesítő felé. A következő leírás a www.digitdoc.hu szolgáltató által biztosított felület működését mutatja be.

  1. A ProgramTECH MOST ügyviteli szoftver e-számla alapbeállítások elvégzése

    A Fájl / Beállítások / Elektronikus számla fülön kiválasztja a hitelesítő szolgáltatót, és megadja a szerződést követően kiosztott információkat, mint szerver elérhetőség, fiókadatok. Itt kiválaszthat egy saját 'biztonsági' célkönyvtárat is:

    E-számla beállítások
  2. Számla megírása, rögzítése

    A számlaíró, Bizonylatok / Új számla készítése felületen felvisszük a számla fejléc, majd tétel tartalmi adatait. A nyomtatás dialógusban az E-számla küldése lehetőséget válasszuk ki a legördülő listából, illetve a befogadó e-mail címét. Ekkor a nyomtatás dialógus inaktívvá válik. Rögzít gombra kattintással véglegesítettük éskiküdtük a számlát e-aláírásra a hitelesítőhöz.

  3. A számlabefogadó értesítést és letöltési linket kap

    Nem előírás, de barátságos előre megbeszélni a számla befogadó vevővel a részleteket, hogy fel tudjon készülni az e-számlával járó feltételekre. Így a Közvetlen letöltés linkre. A számla teljesértékű megjelenítéséhez Adobe Acrobat Reader-re van szükség, ellenkező esetben nem ellenőrizhető az elektronikus aláírás és az esetleges csatolt fájlok is rejtve maradnak.

    E-számlát kaptam

    kattintva letölti, megnyitja a számlát tatalmazó csomagot. Ellenőrzi a Pdf tartalomban a számla tartalmi integritását, a fejlécben és az e-alásban a számla eredetének hitelességét és befogadja azt: E-számla_pdf_NAV_xml

  4. E-számla történet ellenőrzése

    A kiállított e-számlákat két helyről is visszakeresheti. Az e-számla megőrzését is biztosító hitelesítő szolgáltató nyújtotta fiókban a szolgáltató webes rendszerébe bejelentkezve, vagy a ProgramTECH MOST Bizonylat műveletek menüpontban.

    E-számlák megtekintése a weben

    E-számla történet fiók a kiállító ellenőrizheti kiállított e-számlái sorsát: befogadta vagy esetleg visszautasította azt partnere.

    E-számlák megtekintése helyben

    E-számlák visszakeresése és megtekintése a ProgramTECH MOST ügyviteli szoftverben
  5. Könyvelés és megőrzés

    .Az e-számla mind a kiállító, mind a befogadó részéről könyvelhető a hitelesítő szolgáltató ingyenes kontírprogramjával, amennyiben saját vállalatirányítási rendszerük ezt nem szolgáltatja. Mindkét fél e-archiválással gondoskodik a megőrzési kötelezettség időszakán belüli olvashatóságról.

Nettó egységár: 
4 000 Ft