E-számla befogadás

Teendők

  • az emailben kapott PDF állományt el szükséges menteni egy, az elektronikus számlák megőrzésére létrehozott mappába
  • igény esetén belső használatra ki is nyomtathatja

Milyen típusú e-számlát állít ki az Ön vásárlásáról a ProgramTECH Kft.?

Az Áfa törvény 175§(2)a) helyén nevesített egyik eljárással készül el az e-számla: a számla eredetének hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek való megfelelést minősített elektronikus aláírással biztosítja. Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi Xxxv. törvényt hatályon kívül helyező 2015. évi CCXXII. az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvény kimondja, hogy, ahol valamely jogszabály elektronikus aláírást említ, azon elektronikus bélyegzőt is érteni kell. Szervezeti aláíróként tehát a eIDAS rendeletnek megfelelő elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus számlákról van szó. A tárolást és befogadást megkönnyítendő, a számlák minősített szolgáltatótól származó időbélyegzővel is el vannak látva. A fokozott biztonságú minősített elektronikus bélyegző és a minősített időbélyeg valamint ezek kellékei, a minősítő szervezet megnevezése, az érvényesség határideje, az időbélyegző időpontja ellenőrizhetők a számla megnyitásakor.

Az elektronikus bélyegző azt hivatott bizonyítani, hogy a számlát valóban a ProgramTECH Kft. állította ki és tartalma az ő szándékainak megfelel, azaz a dokumentum megbízhatóan és hitelesen ered a kibocsátótól. Az időbélyeg azt bizonyítja, hogy a dokumentum valamint a ráhelyezett elektronikus aláírás vagy ez esetben bélyegző az időbélyegen olvasható időpillanatban tartalmi és hitelességi szempontból létezett. A számla bármely más, későbbi megtekintéskor a minősített időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum tartalma nem lett megváltoztatva, idegen kifejezéssel a tartalom integritása biztosított. Ez a biztonsági elem elsősorban a megőrzésben és ellenőrzésben játszik szerepet.

A számla .pdf formátumú 3 fő elemet tartalmazó fájlként jön létre: egyrészt biztosítja az olvashatóságot a számla képet adó .pdf, másrészt hordozza a fent megnevezett hitelesítési elemeket, harmadrészt egy különböző egyéb szoftveres feldolgozást például könyvelőszoftverek általi adatimportot lehetővé tevő .xml melléklet is része.

Papíron is vagy kizárólag elektronikusan lehet megőriznem?

Az Áfa törvény 179.§(2), a Számviteli törvény 169.§ (2), (5) kiköti, hogy elektronikus számla kizárólag elektronikusan őrizhető meg. Informatív céllal nem hiteles másolatként papírra is nyomtatható, de pl. ellenőrzés esetén a hatóságnak elektronikus formában szükséges bemutatni, hiteles másolat kiállítása kizárólag elektronikusan történhet. A megőrzési idő 8 év.

Milyen formában szükséges menteni, tárolni a számla fájlt?

A 23/2014 NGM rendelet 18.§ szerint lehetőség van a rendeletben megadott szerkezetű és tartalmú .xml-ben, vagy pdf-ben. A ProgramTECH Kft. a számlákat ezen .pdf formában bocsátja vevői rendelkezésére, mely a megőrzési/ellenőrzésre való rendelkezésre bocsátás (adóhatósági) formátuma és a papírszámlával azonos emberi szemel olvasható számlaképet is ad. A kép mellett a .pdf fájlcsomagban a számlaadatok .xml-ben is elérhetők. Az .xml formátum a könyvelési és egyéb változatos programfeldolgozási folyamatban használható. (Ez egyben azonos a korábbi évek adóhatóság által várt formátumával, de nem azonos az adóhatóság által ma várt xml formátummal!). Ezek mellett egy harmadik fájl tartalmazza az e-aláírást, egy további pedig az időbélyeget. Az Adobe ingyenes pdf olvasója alkalmas a számlakép és a hitelesítési információk megmutatására, akár tíz év távlatában is.

A befogadás menete

A megőrzésre kötelezett befogadó a vásárlásáról kiállított számlán köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni. Ezt legegyszerűbben az Adobe Pdf Reader ingyenes eszköz segítségével teheti meg. Itt láthatja majd, hogy időbélyeg is szerepel a számlán, tehát azt közvetlenül archiválhatja is, nem szükséges ismételten időbélyegeztetni.

Megőrzés

A 23/2014 NGM rendelet 17§ és a digitális archiválás szabályait rögzítő 114/2007. (XII. 29.) GKM 3a) pontja szerint

  • a megőrzési időszak lejártáig folyamatosan szükséges biztosítani az olvashatóságot → a pdf programok pl. az Adobe olyan sztenderdekkel készült, mely szavatolja a .pdf formátum olvashatóságát a hosszú távú jövőben is
  • az utólagos módosítás lehetőségét ki kell zárni → mint minősített fokozott biztonságú e-bélyegzőt és minősített időbélyegzőt is tartalmazó elektronikus dokumentum, módosítása kizárt
  • törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen szükséges védeni → ezt megfelelő informatikai ismeretek, infrastruktúra mellett akár a gazdálkodó maga is végezheti (CD-re, USB drivera, flashre írja...) vagy a bizalmi szolgáltatások törvényben meghatározott archiválás szolgáltatót is megbízhat a megőrzéssel

Az elektronikus számla, mint szállítói/költségoldali külső számviteli bizonylat könyvelése

Számviteli tv. 167§ (1)c, h, i, (7) pontjai szerint, a kontírozás a papír alapú számlákkal azonos tartalmú kell legyen, ugyanakkor nem kell a kontírozási információkat a számlára „ráírni”, elegendő logikai összekapcsolásuk például egy elektronikus nyilvántartás vezetésével.