E-számla befogadás

Teendők

  • az emailben kapott PDF állományt el szükséges menteni egy, az elektronikus számlák megőrzésére létrehozott mappába
  • igény esetén belső használatra ki is nyomtathatja

Milyen típusú e-számlát állít ki az Ön vásárlásáról a ProgramTECH Kft.?

Az Áfa törvény, a 2015. évi CCXXII. az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások törvény és az eIDAS rendeletnek megfelelő elektronikus bélyegzővel ellátott pdf formátumú elektronikus számláról van szó. A számlák minősített szolgáltatótól származó időbélyegzővel is el vannak látva.

Az elektronikus bélyegző azt hivatott bizonyítani, hogy a számla tartalma az kiállítója szándékainak megfelel, azaz a dokumentum megbízhatóan és hitelesen ered a kibocsátótól. Az időbélyeg azt bizonyítja, hogy a dokumentum valamint a ráhelyezett elektronikus aláírás vagy ez esetben bélyegző az időbélyegen olvasható időpillanatban tartalmi és hitelességi szempontból létezett. A számla bármely más, későbbi megtekintéskor a minősített időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum tartalma nem lett megváltoztatva, idegen kifejezéssel a tartalom integritása biztosított.

A számla .pdf formátumú 3 fő elemet tartalmazó fájlként jön létre: egyrészt olvasható számlaképet ad, másrészt hordozza a fent nevezett hitelesítési elemeket, harmadrészt különböző szoftveres feldolgozást például könyvelőszoftverek általi adatimportot lehetővé tevő .xml melléklete is van.

Kinyomtathatom?

Az Áfa törvény 179.§(2), a Számviteli törvény 169.§ (2), (5) kiköti, hogy elektronikus számla kizárólag elektronikusan őrizhető meg. Informatív céllal papírra is nyomtatható, de pl. ellenőrzés esetén a hatóságnak elektronikus formában szükséges bemutatni és "hiteles másolatként" is kizárólag az "eredeti" elektronikus számla szolgál. A megőrzési idő 8 év.

Milyen formában szükséges menteni, tárolni a számla fájlt?

A ProgramTECH Kft. a számlákat .pdf formában bocsátja ki, mely a megőrzési és ellenőrzésre való rendelkezésre bocsátás (adóhatósági) formátuma. A számlakép mellett a .pdf fájlcsomagban a számlaadatok .xml-ben is elérhetők. Ez az .xml csatomány a könyvelési és egyéb változatos programfeldolgozási folyamatban használható, azonban nem azonos az adóhatóság által ma várt xml formátummal! Ezek mellett egy harmadik komponens tartalmazza az e-aláírást, egy további pedig az időbélyeget. A .pdf számla fájl mentésével mindez a szerkezet és információ megmarad. A mentést a szokásos módon végezzük, visszakereshetően, egy az e-számlák részére létrehozott mappában tanácsos elhelyezni.

A befogadás menete

Befogadáskor ellenőrizni szükséges a számla tartalmát, az elektronikus hitelesítési adatokat, majd kontírra és könyvelésre küldeni, végül archiválni.

Az elektronikus aláírás ellenőrzését az ingyenes Adobe Acrobat Reader segítségével teheti meg. Menete:

  • telepítse majd/vagy nyissa meg az Adobe Acrobat Reader-rel az elektronikus számla fájlt
  • a Szerkesztés / Beállítások / Aláírások / Aláírás-hitelesítési beállítások felületen "A dokumentum megnyitásakor ellenőrizze az aláírásokat" opció kiválasztásával az automatikus aláírásellenőrzés funkció bekapcsol.
  • A fájl bezárásával, majd ismételt megnyitásával látható válik az Aláíráspanel és a tollhegy ikon kattiintásakor olvashatók az aláírás részletei, pl. a minősítő szervezet megnevezése, az érvényesség határideje, az időbélyegzés időpontja.

Az elektronikus számla, mint szállítói/költségoldali külső számviteli bizonylat könyvelése

Számviteli tv. 167§ (1)c, h, i, (7) pontjai szerint, a kontírozás a papír alapú számlákkal azonos tartalmú kell legyen, ugyanakkor nem kell a kontírozási információkat a számlára „ráírni”, elegendő logikai összekapcsolásuk például egy elektronikus nyilvántartás vezetésével.

Archiválás

A 23/2014 NGM rendelet 17§, a digitális archiválás szabályait rögzítő 114/2007. (XII. 29.) GKM 3a) pontja és az adózás rendjéről szóló törvény szabályozza.

  • A megőrzési időszak lejártáig folyamatosan szükséges biztosítani az olvashatóságot → a pdf programok pl. az Adobe olyan sztenderdekkel készült, mely szavatolja a .pdf formátum olvashatóságát a hosszú távú jövőben is, ez a követelmény teljesítve van.
  • Az utólagos módosítás lehetőségét ki kell zárni → mint minősített fokozott biztonságú e-bélyegzőt és minősített időbélyegzőt is tartalmazó elektronikus dokumentum, módosítása kizárt, ez a követelmény is teljesítve van.
  • Törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen szükséges védeni → megfelelő informatikai ismeretek, infrastruktúra mellett akár a gazdálkodó maga is biztosíthatja CD-re, USB drivera, flashre írással, de megbízhat archiváló szolgáltatót is.
  • Biztosítani szükséges, hogy esetleges ellenőrzésre 3 napon belül át tudjuk e-számláinkat adni.
  • Amennyiben székhelytől távol tároljuk, a helyszínt be kell jelenteni a NAV-hoz.

A fentiek értelmében a ProgramTECH e-számla fontos tulajdonsága, hogy nem követelmény a külső szolgáltató általi archiválás.