E-számla befogadás

Teendők

  • ellenőrizzük az elektronikus bélyegző érvényességét
  • az emailben kapott PDF állományt elmentjük egy, az elektronikus számlák megőrzésére létrehozott mappába
  • saját archiválásssal vagy külső szolgáltató bevonásával archivájuk
  • igény esetén belső használatra ki is nyomtathatjuk

Milyen típusú e-számlát állít ki az Ön vásárlásáról a ProgramTECH Kft.?

Az Áfa törvény, a 2015. évi CCXXII. az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások törvény és az eIDAS rendeletnek megfelelő, minősített tanúsítványon alapuló fokozott bizonságú elektronikus bélyegzővel és minősített időbélyegzővel ellátott pdf formátumú elektronikus számláról van szó.

Az elektronikus bélyegző azt hivatott bizonyítani, hogy a számla tartalma a kiállítója szándékainak megfelel, azaz a dokumentum megbízhatóan és hitelesen ered a kibocsátótól. Az időbélyeg azt bizonyítja, hogy a dokumentum valamint a ráhelyezett elektronikus aláírás vagy ez esetben bélyegző az időbélyegen olvasható időpillanatban tartalmi és hitelességi szempontból létezett. A számla bármely más, későbbi megtekintéskor a minősített időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum tartalma nem lett megváltoztatva, idegen kifejezéssel a tartalom integritása biztosított.

Kinyomtathatom?

Az Áfa törvény 179.§(2), a Számviteli törvény 169.§ (2), (5) kiköti, hogy elektronikus számla kizárólag elektronikusan őrizhető meg. Informatív céllal papírra is nyomtatható, de ellenőrzés esetén a hatóságnak elektronikus formában szükséges bemutatni és "hiteles másolatként" is kizárólag az "eredeti" elektronikus számla szolgál. A megőrzési idő 8 év.

Milyen formában szükséges menteni, tárolni a számla fájlt?

A ProgramTECH Kft. a számlákat .pdf formában bocsátja ki, mely a megőrzési és adóhatósági ellenőrzésre való rendelkezésre bocsátás formátuma.

A számlakép mellett a .pdf fájlcsomagban a számlaadatok .xml-ben is elérhetők. Ez az .xml csatomány a könyvelési és egyéb változatos programfeldolgozási folyamatban használható, azonban nem azonos az adóhatóság által ma várt xml formátummal!

Ezek mellett egy harmadik komponens tartalmazza az e-aláírást, egy további pedig az időbélyeget.

A .pdf számla fájl mentésével mindez a szerkezet és információ megmarad. A mentést a szokásos módon végezzük, visszakereshetően, egy az e-számlák részére létrehozott mappában tanácsos elhelyezni.

A befogadás menete

Befogadáskor ellenőrizni szükséges a számla tartalmát, az elektronikus hitelesítési adatokat, majd kontírra és könyvelésre küldeni, végül archiválni.
Az elektronikus aláírás ellenőrzését az ingyenes Adobe Acrobat Reader segítségével teheti meg. Menete:

  • telepítse majd/vagy nyissa meg az Adobe Acrobat Reader-rel az elektronikus számla fájlt
  • a Szerkesztés / Beállítások / Aláírások / Aláírás-hitelesítési beállítások felületen "A dokumentum megnyitásakor ellenőrizze az aláírásokat" opció kiválasztásával az automatikus aláírásellenőrzés funkció bekapcsol.
  • A fájl bezárásával, majd ismételt megnyitásával látható válik az Aláíráspanel és a tollhegy ikon kattiintásakor olvashatók az aláírás részletei, pl. a minősítő szervezet megnevezése, az érvényesség határideje, az időbélyegzés időpontja.

Az elektronikus számla, mint szállítói/költségoldali külső számviteli bizonylat könyvelése

Számviteli tv. 167§ (1)c, h, i, (7) pontjai szerint, a kontírozás a papír alapú számlákkal azonos tartalmú kell legyen, ugyanakkor nem kell a kontírozási információkat a számlára „ráírni”, elegendő logikai összekapcsolásuk például egy elektronikus nyilvántartás vezetésével.

Archiválás

Számviteli bizonylatok esetében, a 23/2014 NGM rendelet 17§-a és a digitális archiválás szabályait rögzítő 114/2007. (XII. 29.) GKM 3a) pontja 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet szabályoz.

  • Az archiválási rendelet 5.§2 pontja által elvárt elektronikus aláírás érvényessége fenntartása a megőrzési idő erejéig akkor is biztosított, ha az aláírás minősített tanúsítványa lejárt: az időbélyegzés az alárás pillanatában történő érvényességet mutatja meg, melyet nem visszavonás esetén érvényesnek kell tekinteni későbbi időpontban is.
  • A megőrzési időszak lejártáig folyamatosan szükséges biztosítani az olvashatóságot → a pdf programok pl. az Adobe olyan sztenderdekkel készült, mely szavatolja a .pdf formátum olvashatóságát a hosszú távú jövőben is, ez a követelmény teljesítve van.
  • Az utólagos módosítás lehetőségét ki kell zárni → mint minősített tanúsítószervezet által jegyzett fokozott biztonságú e-bélyegzőt és minősített időbélyegzőt is tartalmazó elektronikus dokumentum, módosítása kizárt, ez a követelmény is teljesítve van.
  • Törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen szükséges védeni → megfelelő informatikai ismeretek, infrastruktúra mellett akár a gazdálkodó maga is biztosíthatja CD-re, USB drivera, flashre írással. A fájlokat időről-időre ellenőrizni szükséges, új adathordozóra írni őket. Megbízhat archiváló szolgáltatót is.
  • Biztosítani szükséges, hogy esetleges ellenőrzésre 3 napon belül át tudjuk e-számláinkat adni.
  • Amennyiben székhelytől távol tároljuk, a helyszínt be kell jelenteni a NAV-hoz.

A fentiek értelmében a ProgramTECH e-számla fontos tulajdonsága, hogy nem követelmény a külső szolgáltató általi archiválás.