E-számla befogadás

Teendők

  • az emailben kapott PDF állományt el szükséges menteni egy, az elektronikus számlák megőrzésére létrehozott mappába
  • igény esetén belső használatra ki is nyomtathatja

Milyen típusú e-számlát állít ki az Ön vásárlásáról a ProgramTECH Kft.?

Az Áfa törvény, a 2015. évi CCXXII. az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások törvény és az eIDAS rendeletnek megfelelő elektronikus bélyegzővel ellátott pdf formátumú elektronikus számláról van szó. A számlák minősített szolgáltatótól származó időbélyegzővel is el vannak látva.

Az elektronikus bélyegző azt hivatott bizonyítani, hogy a számla tartalma az kiállítója szándékainak megfelel, azaz a dokumentum megbízhatóan és hitelesen ered a kibocsátótól. Az időbélyeg azt bizonyítja, hogy a dokumentum valamint a ráhelyezett elektronikus aláírás vagy ez esetben bélyegző az időbélyegen olvasható időpillanatban tartalmi és hitelességi szempontból létezett. A számla bármely más, későbbi megtekintéskor a minősített időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum tartalma nem lett megváltoztatva, idegen kifejezéssel a tartalom integritása biztosított.

A számla .pdf formátumú 3 fő elemet tartalmazó fájlként jön létre: egyrészt olvasható számlaképet ad, másrészt hordozza a fent nevezett hitelesítési elemeket, harmadrészt különböző szoftveres feldolgozást például könyvelőszoftverek általi adatimportot lehetővé tevő .xml melléklete is van.

Kinyomtathatom?

Az Áfa törvény 179.§(2), a Számviteli törvény 169.§ (2), (5) kiköti, hogy elektronikus számla kizárólag elektronikusan őrizhető meg. Informatív céllal papírra is nyomtatható, de pl. ellenőrzés esetén a hatóságnak elektronikus formában szükséges bemutatni és "hiteles másolatként" is kizárólag az "eredeti" elektronikus számla szolgál. A megőrzési idő 8 év.

Milyen formában szükséges menteni, tárolni a számla fájlt?

A ProgramTECH Kft. a számlákat .pdf formában bocsátja ki, mely a megőrzési és ellenőrzésre való rendelkezésre bocsátás (adóhatósági) formátuma. A számlakép mellett a .pdf fájlcsomagban a számlaadatok .xml-ben is elérhetők. Ez az .xml csatomány a könyvelési és egyéb változatos programfeldolgozási folyamatban használható, azonban nem azonos az adóhatóság által ma várt xml formátummal! Ezek mellett egy harmadik komponens tartalmazza az e-aláírást, egy további pedig az időbélyeget. A .pdf számla fájl mentésével mindez a szerkezet és információ megmarad. A mentést a szokásos módon végezzük, visszakereshetően, egy az e-számlák részére létrehozott mappában tanácsos elhelyezni.

A befogadás menete

Befogadáskor ellenőrizni szükséges a számla tartalmát, az elektronikus hitelesítési adatokat, majd kontírra és könyvelésre küldeni, végül archiválni.

Az elektronikus aláírás ellenőrzését legegyszerűbben az ingyenes Adobe Acrobat Reader segítségével teheti meg. Az automatikus aláírásellenőrzés funkció beállításával vagy megnyitáskor az aláírások ikonon ellenőrizhető a fokozott biztonságú minősített elektronikus bélyegző és a minősített időbélyeg, valamint ezek kellékei, a minősítő szervezet megnevezése, az érvényesség határideje, az időbélyegzés időpontja.

Az elektronikus számla, mint szállítói/költségoldali külső számviteli bizonylat könyvelése

Számviteli tv. 167§ (1)c, h, i, (7) pontjai szerint, a kontírozás a papír alapú számlákkal azonos tartalmú kell legyen, ugyanakkor nem kell a kontírozási információkat a számlára „ráírni”, elegendő logikai összekapcsolásuk például egy elektronikus nyilvántartás vezetésével.

Archiválás

A 23/2014 NGM rendelet 17§, a digitális archiválás szabályait rögzítő 114/2007. (XII. 29.) GKM 3a) pontja és az adózás rendjéről szóló törvény szabályozza.

  • A megőrzési időszak lejártáig folyamatosan szükséges biztosítani az olvashatóságot → a pdf programok pl. az Adobe olyan sztenderdekkel készült, mely szavatolja a .pdf formátum olvashatóságát a hosszú távú jövőben is, ez a követelmény teljesítve van.
  • Az utólagos módosítás lehetőségét ki kell zárni → mint minősített fokozott biztonságú e-bélyegzőt és minősített időbélyegzőt is tartalmazó elektronikus dokumentum, módosítása kizárt, ez a követelmény is teljesítve van.
  • Törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen szükséges védeni → megfelelő informatikai ismeretek, infrastruktúra mellett akár a gazdálkodó maga is biztosíthatja CD-re, USB drivera, flashre írással, de megbízhat archiváló szolgáltatót is.
  • Biztosítani szükséges, hogy esetleges ellenőrzésre 3 napon belül át tudjuk e-számláinkat adni.
  • Amennyiben székhelytől távol tároljuk, a helyszínt be kell jelenteni a NAV-hoz.

A fentiek értelmében a ProgramTECH e-számla fontos tulajdonsága, hogy nem követelmény a külső szolgáltató általi archiválás.