E-számla befogadás

Teendők

  • ellenőrizzük az elektronikus bélyegző érvényességét
  • az emailben kapott PDF állományt elmentjük egy, az elektronikus számlák megőrzésére létrehozott mappába
  • saját archiválásssal vagy külső szolgáltató bevonásával archivájuk
  • igény esetén belső használatra ki is nyomtathatjuk

Milyen típusú e-számlát szolgáltat a ProgramTECH MOST e-számla megoldása, illetve állít ki az Ön vásárlásáról a ProgramTECH Kft.?

Az Áfa törvény, a 2015. évi CCXXII. az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások törvény és az eIDAS rendeletnek megfelelő, minősített tanúsítványon alapuló fokozott bizonságú elektronikus bélyegzővel és minősített időbélyegzővel ellátott pdf formátumú elektronikus számláról van szó.

Az elektronikus bélyegző azt hivatott bizonyítani, hogy a számla tartalma a kiállítója szándékainak megfelel, azaz a dokumentum megbízhatóan és hitelesen ered a kibocsátótól. Az időbélyeg azt bizonyítja, hogy a dokumentum valamint a ráhelyezett elektronikus aláírás vagy ez esetben bélyegző az időbélyegen olvasható időpillanatban tartalmi és hitelességi szempontból létezett. A számla bármely más, későbbi megtekintéskor a minősített időbélyeg bizonyítja, hogy a dokumentum tartalma nem lett megváltoztatva, idegen kifejezéssel a tartalom integritása biztosított.

Kinyomtathatom?

Az Áfa törvény 179.§(2), a Számviteli törvény 169.§ (2), (5) kiköti, hogy elektronikus számla kizárólag elektronikusan őrizhető meg. Informatív céllal papírra is nyomtatható, de ellenőrzés esetén a hatóságnak elektronikus formában szükséges bemutatni és "hiteles másolatként" is kizárólag az "eredeti" elektronikus számla szolgál. A megőrzési idő 8 év.

Milyen formában szükséges menteni, tárolni a számla fájlt?

A ProgramTECH Kft. a számlákat .pdf formában bocsátja ki, mely a megőrzési és adóhatósági ellenőrzésre való rendelkezésre bocsátás formátuma.

A számlakép mellett a .pdf fájlcsomagban a számlaadatok .xml-ben is elérhetők. Ez az .xml csatomány a könyvelési és egyéb változatos programfeldolgozási folyamatban használható, azonban nem azonos az adóhatóság által ma várt xml formátummal!

Ezek mellett egy harmadik komponens tartalmazza az e-aláírást, egy további pedig az időbélyeget.

A .pdf számla fájl mentésével mindez a szerkezet és információ megmarad. A mentést a szokásos módon végezzük, visszakereshetően, egy az e-számlák részére létrehozott mappában tanácsos elhelyezni.

A befogadás menete

Befogadáskor ellenőrizni szükséges a számla tartalmát, az elektronikus aláírás érvényességét, majd kontírra és könyvelésre küldeni, végül archiválni.

Az elektronikus aláírás ellenőrzése

  1. Az elektronikus bélyegző mindenkori hitelességét a számlafájltól függetlenül javasolt és lehetséges ellenőrizni az e-Szignó bizalmi szolgáltató http://cp.e-szigno.hu/qcps oldalán a jobboldali menüoszlop Tanúsítványtár soron megnyíló webes eszközével az aláíró, Programtech Kft.-re indított kereséssel. További információ a bizalmi szolgáltató által kibocsátott tanúsítványok ellenőrzésének részletes lépéseiről:
    https://e-szigno.hu/tudasbazis/hogyan-kell-ellenorizni-egy-elektronikus-alairast.html
  2. Az elektronikus hitelesítési adatokat a .pdf számlafájl Adobe Acrobat Readerrel való megnyitásával tekinthetjük meg.
    szamlafajl-megnyitasa-adobeban-ervenyes-alairassal
  3. Az, hogy egy aláírás érvényességét és az időbélyegző hitelességét felismeri-e a pdf olvasó, beállítások kérdése. Ezért a számlafájl megnyitásakor előfordulhat, hogy nem a fenti képpel, hanem "Legalább egy aláírás hibás" felirattal nyílik meg a fájl. A "Minden aláírás érvényes" jelzéshez szükséges beállítások:
    • Telepítse majd/vagy nyissa meg az Adobe Acrobat Reader-t.
    • Az Adobe első megnyitásakor felajánlja, hogy beimportálja a minősített bizalmi szolgáltatók hitelesítőit, és ezt a Megbízható tanúsítványok frissítése ablakban OK-val fogadjuk el. Ha korábban visszautasítottuk, az Adobe Szerkesztés/Beállítások/Megbízhatóságkezelő/Automatikus European Unioin trusted Lists frissítések /Frissítés útvonalon importáljuk a tanúsítványokat.
    • A fájl bezárásával, majd ismételt megnyitásával megjelenik a "Minden aláírás érvényes" jelzés.
  4. Ha továbbra is marad a "Legalább egy aláírás hibás" felirat, akkor az ADOBE nem tudta leellenőrizni az aláíró tanúsítványának állapotát. Ekkor ezt nekünk kell elvégezni:
    • az Aláíráspanelen keressük meg az "Időbélyegző is van az aláírásba ágyazva..." szöveget a panelre kattintással bal oldalon felbukkanó mezőben, és
    • az Aláíráspanel / Aláírásrészletek->Tanúsítvány részletei / Részletes útvonalon nézzük meg az aláírás pontos időpontját
    • akkor tekinthetjük ezt biztonságos, minősített időbélyegző által adott időpontnak, ha az időpont mellett nincs feltüntetve, hogy az az aláíró számítógépe szerinti időpont
    • látogassunk el az egyes pontban megadott bizami szolgáltató webapplikációjához, és ellenőrizzük, hogy az aláíró azóta már lejárt, de az aláírás időpontjában még érvényes tanúsítványa az aláírás időpontjáig nem lett visszavonva, és adott pillanatban nem állt felfüggesztés alatt.
    • Ezzel meggyőződtünk arról, hogy a Programtech Kft. bélyegzője megbízhatónak tekinthető. Jelöljük ki a tanúsítványlánc utolsó elemét, a Programtech Kft.-t, és őt is adjuk hozzá az Adobe tanúsítványtárához az Aláírásrészletek / Tanúsítvány részletei / Tanúsítványnézőke: Megbízhatóság / Hozzáadás megbízható tanúsítványokhoz gombon a Tanúsítvány használata megbízható gyökérként és Hiteles dokumentumok jelölőnégyzetek kiválasztásával.

Az elektronikus számla könyvelése

Számviteli tv. 167§ (1)c, h, i, (7) pontjai szerint, a kontírozás a papír alapú számlákkal azonos tartalmú kell legyen, ugyanakkor nem kell a kontírozási információkat a számlára „ráírni”, elegendő logikai összekapcsolásuk például egy elektronikus nyilvántartás vezetésével.

Archiválás

Számviteli bizonylatok esetében, a 23/2014 NGM rendelet 17§-a és a digitális archiválás szabályait rögzítő 114/2007. (XII. 29.) GKM 3a) pontja 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet szabályoz.

  • Az archiválási rendelet 5.§2 pontja elvárja az elektronikus aláírás érvényessége ellenőrzését, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt az elektronikus aláírás érvényességének fenntartását. Utóbbi saját archiválás keretében is biztosított, mivel a minősített időbélyegzés független felek által igazoltan megbízhatóan mutatja az aláírás időpontját, az aláírás pillanatában érvényes tanúsítvánnyal készült aláírást a későbbi esetleges lejárat, vagy a kibocsátó bizalmi szolgáltató általi visszavonás esetén is érvényesnek kell tekinteni: e-szigno.hu/tudasbazis/ealairas-ellenorzese
  • A megőrzési időszak lejártáig folyamatosan szükséges biztosítani az olvashatóságot → a pdf programok pl. az Adobe olyan sztenderdekkel készült, mely szavatolja a .pdf formátum olvashatóságát a hosszú távú jövőben is. Ez a követelmény a bizonsági mentés lejjebb javasolt módon történő éves ellenőrzése során a pdf olvasó esetleges frissítsével teljesítve van.
  • Az utólagos módosítás lehetőségét ki kell zárni → mint minősített tanúsítószervezet által jegyzett fokozott biztonságú e-bélyegzőt és minősített időbélyegzőt is tartalmazó elektronikus dokumentum, módosítása kizárt, ez a követelmény is teljesítve van.
  • Törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen szükséges védeni → megfelelő informatikai ismeretek mellett akár a gazdálkodó maga is biztosíthatja a biztonsági mentés 3-2-1 szabálya szerint az e-számla fájlok archiválását: 3 példányban (1 eredeti + 2 másolat), minimum 2 eltérő adathordozóra (pl. CD-re, USB drivera), 1 példány off-site (telephelytől eltérő helyen vagy felhőben) tárolásával. A mentéseket évente újra új adathordozóra szükséges írni, egy-egy fájlt megnyitással ellenőrzini. Megbízhat archiváló szolgáltatót is.
  • Biztosítani szükséges, hogy esetleges ellenőrzésre az e-számlákat 3 napon belül át tudjuk adni.
  • Amennyiben székhelytől távol tároljuk, a helyszínt be kell jelenteni a NAV-hoz.

A fentiek értelmében a ProgramTECH e-számla fontos tulajdonsága, hogy nem követelmény a külső szolgáltató általi archiválás.