Elektronikus számlázás megvalósítása

Mi az e-számla?

  1. elektronikus formában (bármely formátum, legyen az.txt, .pdf, vagy egyéb) kibocsátott (kiállított) és elektronikus formában befogadott (megküldött) számla
  2. kihívás a papíralapú számlázással szemben (ahol az elvárásokat a papíralapú számla megfoghatósága és szokás alapján többé-kevésbé adottnak ismerjük el):
    • az eredet hitelessége bizonyítása (helyesek-e rajt az adatok, megvalósult-e az ügylet?)
    • a tartalom sértetlensége biztosítása hosszú távon is (nem módosították a tartalmát?)
    • az olvashatóság biztosítása hosszú távon is (8 év múlva is meg tudja majd nyitni számítógépes rendszerem?)

Az elektronikus számla formái

  1. hitelesítés nélküli elektronikus dokumentum
    • kevésbé előíró szabályozással rendelkező akár uniós tagállamokból is érkezhet ilyen, pl .pdf-ben
    • csak az olvashatóság biztosított
    • belföldön nem elégséges megoldás
  2. hitelesítőkkel ellátott elektronikus dokumentum, mely az eredet hitelességét és a tartalom sérthetetlenségét biztosítja
    • minősített elektronikus aláírással/bélyegzővel ellátott számla (pl. .pdf)
      • nem elterjedt megoldás, mert erőforrásigényes saját hitelesítő beszerzése, üzemeltetése
    • legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással/bélyegzővel és minősített időbélyeggel ellátott számla
  3. EDI elektronikus adatcsere
    • speciális elektronikus kódok formájában és infrastruktúrában megvalósuló üzleti levelezés elsősorban a nagy kereskedelmi láncok vagy gyártók és beszállítóik között fordul elő
    • beszállítók számára kész eszközt nyújt a ProgramTECH MOST EDI Modul
  4. szigorú/megbízható üzleti ellenőrzési eljárásnak vetjük alá ügyvitelünket
    • bizalmi szolgálatást nem szükséges igénybe venni a számla előállításakor (a megőrzéskor viszont igen!)
    • az iratképzés papírmentesen történik
    • szervezeten belül kidolgozott szabályokkal (szigorú/megbízható üzleti ellenőrzési eljárási rend kialakításával) szükséges meggyőzően biztosítani a fent sorolt 3 elv érvényesülését
    • egy számla eredete hitelességét például minimum 3 egyéb irattal szükséges alátámasztani, melyekből legalább egy a az üzleti partnertől (megrendelés), egy másik pedig 3. féltől (banki tranzakciós értesítő) származik
  5. NAV online számla adatszolgáltatás rendszer által biztosított e-számla
    • egyenlőre a ProgramTECH ezt még csak tervezi lefejleszteni
    • több kihívással is szembe kel nézni használata esetén, például
      • külföldi vevők számára nem vonzó egy másik ország adóhivatalával szolgáltatói kapcsolatba kerülni;
      • befogadáskor a NAV szolgáltatására is szükséges a vevőnek belépni ahhoz, hogy ellenőrizhesse, hogy valóban e-számláról van szó;
      • esetleges adóellenőrzéskor is csak a NAV szolgáltatása erősítheti meg az e-számla tényállást, ezzel a NAV két ellentétes érdekű szerepet is játszik a folyamatban: csak ő tudja bizonyítani, hogy elektronikus számláról van-e szó (azaz, hogy a számla adattartalma sértetlen és eredete hiteles) és egyben ő ellenőrzi, hogy elektronikus számláról van-e szó (azaz, hogy a számla adattartalma sértetlen és eredete hiteles).

Az online számlázás és az elektronikus/papíralapú számlázás nem azonos kategóriák! Az online számlázás nem saját számítógépen levő (letöltés és telepítés), hanem egy szolgáltató szerverén elérhető számlázó programon történő adatbevitelt és számlakiállítást takar. Az online számlázó programmal akár papíralapú számla is kiállítható. Az emailben .pdf fájlként küldött számla sem azonos kategória az e-számlázással.

Az elektronikus számlázás folyamata legalább fokozott biztonságú e-aláírással/bélyegzővel és minősített időbélyegzővel ellátott számla esetében


A.
adminisztrációs teendők bevezetést megelőzően		 B.
az e-számla kiállítás folyamata		 C.
archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
  • elektronikus aláírás/bélyegző illetve opcionálisan időbélyeg szolgáltatására illetve ezeket nyújtó számlázórendszerre szerződni (ezt nyújtja a PorgramTECH MOST E-számla)
  • számlabefogadót tájékoztatni vagy a beleegyezésre utaló magatartását előhívni, hiszen a megőrzés feltételeit neki is teljesíteni kell
  • megőrzési mód meghatározása (az adatbiztonság, adatmentés, iratkezelés átgondolása)
  • e-számla tartalmi megírása például a ProgramTECH MOST Számlázó Modullal
  • e-aláírással való ellátás, e-aláírásra küldés, esetleg időbélyegzés például a ProgramTECHMOST E-számla Modullal
  • számla befogadóhoz való kiküldése, illetve értesítés és letöltési link küldése (ProgramTECH MOST E-számla Modul)
  • e-aláírás ellenőrzése (számla befogadóra vonatkozik)
  • könyvelésre küldés (számla befogadóra is vonatkozik)
  • archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
  • VAGY minősített időbélyeggel ellátott számla esetén saját archiválással (ez ProgramTECH e-számla hitelesítő szolgáltatásával megvalósítható, mert már időbélyeggel van ellátva, ezért további szolgáltató bevonására nincs kényszer)
  • VAGY minősített időbélyegre szerződni és saját archiválással megőrizni
  • VAGY minősített archiválás szolgáltatásra szerződni
    • ez esetben NAV-hoz bejelenteni a szék- vagy telephelytől eltérő helyszínen és/vagy online hozzáféréssel ellátott elektronikus irat tárolási módot

Átmenet a papíralapú és az elektronikus között?

  1. papíralapú számla ,,kibocsátónál maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető" - mondja a 23/2014-es számlarendelet
    • a kibocsátó papíralapon bocsátja befogadó rendelkezésére a számlát, de elektronikusan őrzi meg
    • az elektronikus másodpéldányt e-aláírással, időbélyeggel látja el
  2. ,,papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat" is megnevezésre kerül a rendeletben
    • A számviteli és az adózás rendéről szóló törvény megengedi a papírszámla befogadó oldalán való elektronikus megőrzését
    • a digitalizálás a 451/2016. Korm. rendelet papír alapú dokumentumokról történő elektronikus másolatkészítés szabályai szerint történik
  3. A számlakiállításról szóló aktuális adóhatósági információs füzet
    • ,,Elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla." megfogalmazás értelmezése lehetőséget ad a papírszámla emailen, pdf-ként történő megküldésére, ha azt papíralapon is a befogadó rendelkezésére bocsátjuk.

Forrás:


Távsegítség

Bemutató kérése

Elérhetőség