Hogy papíralapú számla emailes küldése szabályos-e vagy csak korlátozásokkal az, arról a Számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályairól szóló aktuális információs füzet ad felvilágosítást. (A COVID intervallummal ellentétben 2022-ben ismét elektronikus számlának tekintik kizárólag emailben megküldött számlát, melyet tehát nem elégséges papaíralapon megőrizni.)

PDF állomány küldése a bizonylat kiállításakor

Minden új bizonylat, számla, szállítólevél, árajánlat és díjbekérő vevői példányok rögzítéskor emailben is továbbíthatók az ügyfél részére. Ehhez a következő beállítások szükségesek:

• Kapcsolja ki a "Példányok megkülönböztetése" és "Aláírásra és bélyegzésre legyen hely" tulajdonságokat a Törzsadatok / Bizonylattömbök ->adott tömb kiválasztása ->Módosítás.
• Az adott ügyfélhez a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok menüpont alatt be kell állítani a vevő email címét, illetve
• a Törzsadatok / Ügyfelek / Számlatovábbítás fülön kiválasztható számára, hogy "Emailben egyszerű PDF állomány" legyen az alapérttelmezett számlatovábbítási mód.
• Utóbbi mellőzhető is, mert rögzítéskor is választható az Ügyfél példány kezelés->Elektronikus továbbítás->Küldje el emailben csatolámányként lehetőség a Csak nyomtatás helyett.
• a Fájl / Beállítások / Email menüben be kell állítani az emailek küldéséhez szükséges email levelezőszolgáltatótól megkapott SMTP paramétereket. A gmailhez a MOST részére egyedi jelszót kell kialakítani a felhasználó Google Chrome fiókjában a Hogyan állíthatom be a gmail-es postafiókomat levelek küldéséhez? leírás szerint. Lehetséges a ProgramTECH szerverén keresztül küldje az emaileket opció is (lásd lentebb).

PDF állomány küldése később

A Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüpont alatt ki kell keresni a szükséges bizonylatot, majd a jobb alsó sarokban a Nyomtat-néz / Aktuális bizonylat menüre kell kattintani. A megjelenő dialógusban csak egy pdf fájl nevet kell megadni és létrejön a bizonylatot tartalmazó pdf állomány.

Ha a ProgramTECH szerverén keresztül küldi az emaileket

Az email címzettjei száma 3-ra korlátozott. A funkció elsősorban a bizonylatok kiküldésére szolgál, nagyobb levelezőforgalmat nem célunk és nincs lehetőségünk biztosítani. A ProgramTECH levelezőszerver választásával a ProgramTECH Kft. adatfeldolgozóként "kénytelen" eljárni a MOST-ból küldött emailek tekintetében!