Új számla készítése

Az első bizonylat kiállítását megelőző 5 lépés:

1. Az online számlaadat szolgáltatás beállítása a jelen dokumentum Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / NAV Online Számla bejelentkezés adatai leírása szerint.
2. >Számla rögzítésekor megnyílik a számlaszereksztő fültől jobbra található NAV záradék fül és ezen a program figyelmeztet a NAV adatszolgáltatás xmlekhez szükséges beállítások áttekintésére. A Fenti paraméterek átnézve és a Mindig ez legyen lehetőséget ad arra, hogy adott beállítások alapértelmezettként rögzüljenek. Egyéb felületen is szükséges lehet további beállítás, melyeket a Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás (XML) menü ismertetésénél részleteztünk!
3. Ha még nem tettük meg, a Törzsadatok / Pénznemek és Bankszámlák menüben a tesztadatként bevitt sorra kattintva a Módosítás gombon adjuk meg a bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítést várjuk. A Felvitel gombon megadhatunk az alapértelmezett forint és euró mellé egyéb pénznemet, illetve a Törlés-en javasolt törölni az eurót, ha azt nem fogja a vállalkozás használni.
4. Létre szükséges hozni az árajánlatok tömböt (több pénznem esetén minden pénznemhez egyet-egyet) a Törzsadatok/Bizonylat tömbök menüben.
5. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módokés a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő értékek között szerepel-e a vállalat által alkalmazott fizetési mód és kulcs, és ennek megfelelően szerkeszteni a Felvitel illetve a Törlés gombbal.
6. Ma már nem várja el jogszabály, hiszen a számla adszolgáltatás kiváltja a szigorú számadásba vételt (=minden egyes számlatömb nyilvántartásba vétele kezdő- és zárósorszám, kezdő és záró kelt dátumok felsorolásával). Ettől függetlenül a Törzsadatok/Bizonylattömbök, illetve a Bizonylatok/Bizonylat műveletek táblázatok a tömbhasználatról áttekintést nyújtanak.
7. Ügyfél- és tételtörzs importálható szöveges fájlból és közülük gépeléssel vagy a ikonnal választhatunk, de módosíthatjuk is ezeket bizonylatolás közben a ikonon. Bizonylat készítése közben új elemet is megadhatunk a ikonon. Terméket vonalkóddal is felolvashatunk bizonylatra a

Számla készítése

1. Vagy a Bizonylatok / Új számla készítése menüben vagy a ikonon indítható. Több tömb esetén ki szükséges választani, mely tömbbe szeretnénk dolgozni. Kiválasztható egyik alapértelmezettnek, mely minden további számlázáskor majd felajánlásra kerül.
2. A Számlázási név kiválasztása után balról jobbra haladva kiválasztjuk a számlafejléc egyéb adatait, mint fizetési mód, teljesítés időpontja, fizetési hatráidő, számla nyelve. A Normál számla/Előlegszámla/Végszámla opció a normál számlán áll, állítani kizárólag előlegszámla illetve az azt elszámoló végszámla esetén szükséges.
3. A Felvitel gombon felbukkanó ablakban kiválasztjuk a terméket/szolgáltatást, megadjuk az értékesített mennyyiséget. Szerkeszthetjük innen is az árat az Árak linken, adhatunk innen is kedvezményt. Ezen kívül egyéb módon is felvehetünk számlára tételt a Felvitel+ gombon:
   • a Bizonylatról funkción előzménybizonylatról, például szállítólevélről számlára vagy független bizonylatról tételenként vagy egész bizonylatot, több bizonylatról behúzva
   • a Készletnyilvántartó Modul jelenlétében korábbi foglalásból
   • vonalkódolvasóval
   • kézi adatgyűjtőről (ZEBRA TC26)
   • szöveges fájlból (.csv formában)
   
   tételt felvinni. NAV adatszolgáltatásokhoz szükséges a közvetített szolgáltatás megjelölése. Közvetített szolgáltatás számlázásása előtt a tétel tulajdonságot a törzsben szerkeszteni szükséges.
4. Felvett tétel kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
5. Ellenőrizzük a számla tartalmát az Előnézet gombon. Bezárásával a számla tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a számlát. Ekkor eldönthetjük, hogy később visszatérünk-e a félbehagyott számlához, vagy azt egészében eldobjuk.
   • A 8 cm-es keskeny számláról előnézet nem képezhető.
6. NAV záradék fül beállítása.
7. Ha elfogadjuk a Rögzít gombot, a számla visszavonhatatlanul elkészül, és egyben megtörténik a számla valósidejű (online) adatszolgáltatása. Utóbbi sikerességének ellenőrzése a számlakiállító feladata.

Számlák módosítása, előleg és végszámla kiállítása

• a helyesbítés menete
• a stornózás menete
• az előleg-, és végszámla kiállítás menete

További lehetőségek számla adattartalma, rögzítése kapcsán

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul vagy jogszabályi követelményként további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. Az Áfa törvény 169.§-a meghatározta kötelező kitételek - például közösségi értékesítés, adómentesség vagy különbözet szerinti adózás esetén szokásos hivatkozások - a 2021-től élő specifikus Áfa típusok ellenére a bizonylatzáróban továbbra is megadandó.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban rögzített szállítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés, szerződés adatai és egyéb fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát; valamint kiválaszthatjuk, megadhatjuk vagy szerkeszthetjük az ügyféltörzsben korábban rögzített szerződésszámot, egyéb a számlán nem, de a számlainformációkban megjelenő és kereshető megjegyzés adható itt meg.
• A Csatolt dokumentumok fülön csatolható irat a bizonylathoz, mely E-számla Modul jelenlétében a számlával párhuzamosan aláírásra és kiküldésre kerül a partnerhez, a Dokumentumkezelő Modullal pedig iktatható.
• Rögzít-éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk a 2.4.0 verziótól. Papíralapú számla emailes továbbítása szabályossága tekintetében könyvelővel, illetve a NAV számlázásról szóló információs füzetével szükséges konzultálni. A megfelelő modulok megléte esetén aktív az E-számla és EDI továbbítási opció is. Az emailes továbbítás feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét,
  • a Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben adott tömbön kikapcsolatuk a példányszámozás és az aláírás funkciókat.
• Saját példány számát megadhatjuk, felülírva a Bizonylat tömbök beállítását
• Árfolyamlekérdezés az MNB vagy az EKB webes felületéről
• Beszállítói azonosítók, pl. SAP kód, szállítói szám is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azokat felvitték.
• A Bizonylatok / Bizonylatműveletek almenüből tetszőleges bizonylat tartalmi elemei szerkesztőfelületre Másolásával sok tételes számla kiállíátásnak folyamata felgyorsítható.
• Számla automatikusan generálható a Pénztárgép / Nyugta alapján számla nyomtatása almenüjében vagy pénztrágépes illetve tételes listás blokkos eladásról az azonos nevű almenü azonos elnevezésű gombján.