A Számlázó Program Modul 2.1.6 és annál magasabb verziószámú kiadásai rendelkeznek a NAV Online Számla adatszolgáltatáshoz szükséges illesztéssel. A 2.5.0-s verziótól a 2021.01.04-től érvényes követelménynek megfelelően küldi a kiállított számla adatait.

Használatba vétel

A NAV online számla oldalán regisztráció során kialakított technikai felhasználó és a számlázó program összekötését igényli, a beállításról az online súgóban bővebben lehet olvasni.

A számla adatszolgáltatás további feltételei

-Win 10, 11
-internet
-fogadóképes NAV online felület
-utolsó verziós MOST
-érvényes licensz
-adatbeviteli feltételek a számlán, pl. a vevő adatai között a belföldi adószáma (12345678-1-23) feltüntetése

Mely számlákról szolgáltat adatot a program?

A belföldi adóalanyiságú adózó által belföldi adóalanyiságú adózó (vállalkozó, bármilyen gazdasági társulási forma, vagy egyéb szervezet) vevő részére kiállított számlákról továbbít adatot a program. Nem teszi ezt egyéb számlákkal, például a magánszemély vagy közösségi vevő részére kiállítottakkal a GDPR adatminimalizálás és beépített adatvédelem elveinek betartása miatt sem. 2021.01.04-től kiállított számlák esetén gyakorlatilag minden számlára vonatkozik a kötelezettség. Kivételt a külföldi magánszemély vevők részére interneten keresztül is nyújtható szolgáltatásról kiállított számla képez.

Az adatszolgáltatás

A feltételek megléte esetén a Felhasználónak nem kell beavatkoznia, a program automatikusan elvégzi az adatszolgáltatást a számla Rögzít gombján kezdeményezhető számlakiállítással. A felbukkanó ablakban a program közli, hogy a számla beküldésre kerül-e vagy sem: „NAV online számla beküldés lesz: IGEN” vagy „NAV online számla beküldés lesz: NEM”. Előbbi esetén a számla rögzítéskor jelzi, hogy „NAV Online számla rendszer kommunikáció…”.

Hiba azonban felléphet, és ennek felismeréséhez, hibakereséshez és javításhoz szükséges az adatszolgáltatás sikerességének ellenőrzése, illetve a háttérfolyamat ismerete.

Az adatszolgáltatás folyamata részletesen

1. A számlaadatok xml nyelvre fordítása, adatküldés és a számlakiállítás

   A számlaszerkesztés utolsó lépésekor, a Rögzít gomb megnyomásával a program a számlaadatokat a NAV által várt gépi kóddá (xml) alakítja és beküldi a NAV Online Számla rendszerébe. Ezeket követően a program feladja a megszokott képernyőt: nyomtatás indul, a számla sorszámkiadással véglegesítésre kerül, az kibocsátható.
   Rögzítéskor a beküldés csak akkor történik meg és halad tovább a kiállítás folyamatával a program, ha a számlán az adatok a NAV által elvárt xml kódolásnak megfeleltethető formátumúak. Bár a program végez bizonyos fokú korrekciót adatbeviteli hiba javítására, szoftveresen nem, vagy csak a felhasználói lehetőségek túlzott korlátozásával lenne kezelhető az összes hibalehetőség szoftveres kiküszöbölése.

2. A számlaadatok beérkezésről visszaigazolás

   A számla beküldésével a számlához jellemzőket rendel a NAV online felülete. Ezek a jellemzők a Bizonylatok / Bizonylat műveletek / NAV Online számla TransactionID, és NAV Online számla InvoiceStatus oszlopaiban kerülnek megjelenítésre a programban. Amíg a számla nem érte el a fogadó oldalt (beküldés nem zárult le), a TransactionID cellában „...” látható. A számla megérkezésével a program rövidesen megjeleníti a TransactionID cellában a NAV által kiosztott azonosítót. Minden olyan számlánál, melyet nem értékel a program adatszolgáltatás kötelezettnek a TransactionID cella "-"-t mutat.

3. A beküldött számlaadatok NAV oldal általi értékelése és visszaigazolás
   Amíg a számla tartalmi értékelése nem zárul le, addig a Bizonylat műveletek táblázatban a számla NAV Online Számla InvoiceStatus cellájában "..." látható. Amint ez megtörténik, a cellában a program megjeleníti az eredményt: DONE vagy ABORTED kifejezések (átmenetileg RECEIVED, PROCCESSING, SAVED üzenet is előfordulhat), a NAV Online oldalon látható Számlák státusza jelekkel (zöld pipa = Rendben, piros X = Megszakítva) összhangban.

   Ha a számlát nem értékeli a program adatszolgáltatás kötelezettnek az InvoiceStaus oszlopban a számlához tartozó cella üres marad.

4. A visszaigazolások késleltetése

   A beküldés és a beküldött számlák feldolgozása a NAV oldalon nem feltétlenül azonnal történik meg. A visszaigazolásokat a program újra és újra megkísérli lekérni a programba, illetve a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menübe belépéssel megjelenő üzeneten való engedélyezés után, illetve a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menübe lépéskor a táblázat jobb felső sarka felett látható NAV Online számla menü / Összes nyitott számla státuszának frissítése Felhasználó általi kattintásával.

5. Mikor tekinthető teljesítettnek az adatszolgáltatás?

   A beküldést és az értékelést a programban a Bizonylatok / Bizonylat műveletek NAV Online Számla TransactionID, illetve NAV Online Számla InvoiceStatus mezője a fentiek szerinti kitöltöttsége, azaz azonosító karaktersor és a DONE jelzi. A vállalkozás NAV online oldalán a Számlák / Adatszolgáltatások menüben is ellenőrizhető a Tranzakció azonosító (megegyezik a programban TransactionID értékével), és a Számlák státusza (a programban InvoiceStatus).

   Csak azon számla adatszolgáltatása tekinthető teljesítettnek, melyre vonatkozóan az eredmény a program invoiceStatus oszlopában DONE, a NAV online felület Számlák / Adatszolgáltatások / Számlák státusza oszlopában zöld pipa = Rendben, sárga háromszög = Rendben figyelmeztetéssel jelet kapott.

   Amennyiben itt a programban ABORTED olvasható, a NAV oldalon piros X = Megszakítva eredmény születik, az adatszolgáltatás nem tekinthető elvégzettnek. A hibát haladéktalanul meg kell kísérelni elhárítani és a program számára lehetővé tenni az adatszolgáltatás újrakezdeményezését.

Hibajavítás

1. Ha a program hibaüzenettel jelentkezik, akkor ellenőrizni szükséges, hogy a NAV Online felülettel él-e a kapcsolat, mely a Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / NAV Online Számla bejelentkezési adatai / Ellenőrzés funkción tehető meg. Hiba oka megkereséshez olvassa Honnan tudom, hogy van-e navos kapcsolata a számlázó programomnak? GYIK pontot.
2. Rögzítéskor a számla sorszámkiosztás csak akkor történik meg és halad tovább a kiállítás folyamatával a program, ha a számlán az adatok a NAV által elvárt xml kódolásnak megfeleltethetőek. Amennyiben a program talál egy problémás adatot, akkor hibaüzenettel jelentkezik: A számla nem rögzíthető mert annak tartalma nem felel meg a NAV Online Számla rendszer elvárásainak. HibaüzenetA(z) „http://schemas.nav.gov.hu/OSA/2.0/data:... A továbbiakban konkrétan megjeleníti az üzenet a problémás adattípust, például "taxpayerId" vagy "postalCode" és a képzendő xml fájlban a hiba sorát is megadja, például "Hiba sora:26". Ez alapján a hibaüzenetben megjelenített xml fájlban kikereshető, majd bezárását követően javítható a hiba a számlaszerkesztőben - ebben az esetben a vevői adószámot illetve irányítószámot módosítva - és ismét megkísérelhető a rögzítés.
3. Az adatszolgáltatás akadályozottsága esetén is lehetséges számlát rögzíteni az Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / NAV Online Száma bejelentkezési adatai menü Számlakiállítás engedélyezése abban az esetben, ha a NAV rendszere nem működik és/vagy az adatszolgáltatás sikertelen (nem javasolt). opcióval. A funkció használta esetén a felhasználónak 3 feladata van: az 1. szerint megbizonyosodni arról, hogy a hiba oka a NAV online adatszolgáltatás rendszerében van; az adatszolgáltatástól független számlakiállítás funkció be-, illetve hiba elhárulását követően nem kötelező, de erősen javasolt kikapcsolása; illetve a programba való belépéssel gondoskodni arról, hogy az adatszolgáltatást a szoftver a nav rendszer helyreállását követően a 23/2014 NGM rendelet 13/B.§ értelmében 24 órán belül végrehajtsa.
4. Az ABORTED státuszú hiba javítása
   1. Az ok felderítése

      Az ABORTED státusz azt jelzi, a számla adatszolgáltatás sikertlen volt. Javítása az ok ismeretében eltérő lehet. Az ok a a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüben az adott számla kiválasztása után a táblázat felett jobbra található NAV Online Számla menü / Aktuális számla státusza menü Aktuális NAV státusz fülén a message, messageType, validationErrorCode, stb. elnevezésű oszlopokban olvasható. A táblázat oszlopszélessége és sormagassága állítható a keretre helyezett kurzorral, így válik láthatóvá teljesen egy-egy cella szövege, például a message cellában: "Nem engedélyezett vevői adószám" vagy "Számla sorszáma nem egyedi" hiba. Ha a hibaüzenet nem egyértelmű a Felhasználó számára, a számlázó program ügyfélszolgálatát kell keresni.

   2. A hiba elhárítása

      A "Nem engedélyezett vevői adószám hibát" a NAV online számla felületén (Számlák / Adatszolgáltatások / Összerendelések) rögzített eladói adószáma okozta.

      Van olyan hiba, mely először a NAV oldalon, majd a programban tett technikai érvénytelenítéssel, végül az újraküldés engedélyezésével hárítható el. A NAV oldali technikai érvénytelenítés menete: bejelentkezés a NAV online oldalra-> Számlák / Adatszolgáltatások -> adott számla kiválasztása -> Részletek -> Számla részletező -> Technikai érvénytelenítés; majd ennek a jóváhagyása a Nyilatkozatok / Adatszolgáltatás érvénytelenítése -> adott számla kiválasztása -> Érvénytelenítés elfogadása nyomvonalon. A programon belüli technikai érvénytelenítés a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüben az adott számla kiválasztása után a táblázat felett jobbra található NAV Online Számla menü / Aktuális számla státusza menü Aktuális NAV státusz fülén történik. Az újraküldés a Bizonylatok / Bizonylat műveletek / NAV Online számla / Összes nyitott státuszú számla frissítése menün kezdeményezhető az újraküldés.

Adatbeviteli hibák kiküszöbölése

A programba épített előzetes xml teszt ellenére (Hibajavítás 3. pont) különös elővigyázatossággal szükséges megadni a számlaadatokat és vezetni a törzsadatokat, mert van szoftveresen nem, vagy csak a felhasználói lehetőségek túlzott korlátozásával kezelhető hibalehetőség is, ilyen pl.:

• a közösségi, a belföldi magyar, EU tagállami belföldi, belföldi csoportazonosító adószámok nem a megfelelő karakterezéssel vagy nem a megfelelő számlamezőbe történő felvitele (lásd pl. a csoportazonosító kifejezésre rákeresés)
• tételek felvitelekor szolgáltatás esetében jelölni szükséges a szolgáltatás minőséget, ellenkező esetben a tételazonosítók xml-re fordítása nem lesz helyes
• számla érvénytelenítése kizárólag az Érvénytelenítés funkción (Bizonylat műveletek / Érvénytelenítés gomb) történjen

NAV tájékoztatás

• https://onlineszamla.nav.gov.hu