Új dokumentum iktatása

A menü fő felülete az Iktatás fül alatt nyitható meg. További finomításokat lehet elvégezni az anyagon a Szöveges feljegyzés, az Elosztás emailben és az Egyebek fül segítségével. A Dokumentum adatai mezőben történik maga az iktatás. Címkékkel (tartalomra utaló szavakkal) és technikai, adminisztratív adatokkal lájuk el a feltöltött iratot, hogy e címkék és adatok segítségével keresünk vissza ügyintézés, vállalati folyamataink elemzése céljából. Minden megadott címke a következő menüpont Összetett keresés funkciójában kereső tényezőként szerepelhet. Az Elosztás mezőben munkatársak vagy akár szervezeten kívüli érintettek közötti megosztást végezhetjük el.

  1. Az Iktatás fül felső harmadában Szkennelés és Fájl csatolása fülön tölthető irat a dokumentumkezelőbe. A behúzott vagy csatolt állomány Eltávolítás-a is kezdeményezhető.
    • A Szkennelés alapértelmezett beállítása a legrosszabb olvashatóságú felület beolvasásakor is jó eredményt ad.
    • Kiemelt jó tulajdonsága a szoftvernek, hogy a szkennelés a háttérben zajlik, végezhető közben az iktatás.
    • Fájl csatolása mód alatt tallózással és akár egész mappa(!) behúzásával is lehet dolgozni. Csak ragadja meg a fájlrendszeréből a céldokumentumot és 'hozd és vidd', feltöltötte a programba.
  2. A Bejövő (pl. energia szolgáltató számlái) Belső (munkaszerződés), Kimenő (árajánlatok) kifejezések az iktatott anyag irányát mutatja.
  3. A Számlázási név mezőben várt ügyféladat alapján is kereshetünk később, ez a mező belső iktatáskor nem aktív.
  4. A dokumentumok szervezésére szolgáló címkék fő típusa az Iktató könyv, a Tárgy, és a Kulcsszó.
    • Iktatás során e kategóriák megadása lehet kötelező vagy sem
    • törzsadatokban előzetesen meghatározandó és ezért iktatáskor kizárólag kiválasztható (ilyen az Iktató könyv kategóriája) vagy
    • iktatáskor és a törzsben is meghatározható vagy iktatáskor választható (ilyen a Tárgy), illetve
    • kizárólag iktatáskor meghatározható vagy itt kiválasztható (kulcsszó).
  5. Az Elintézés határideje alapján a ProgramTECH MOST Emlékeztető segédprogramon át figyelmeztető üzenetet küld az irat címzettjének kliens felületén. Ennek futtatása a Fájl / Beállítások menüből kezdeményezhető, a figyelmeztető e-mail üzenetek beállításához hasonlóan. A lejárt határidejű iktatások piros háttérrel kiemelten jelennek meg az Iktatott dokumentumok keresése listában.
  6. A Szöveges feljegyzés szerint is kereshető majd az irat a későbbiekben.
  7. Az Elosztás emailben részen címkézzük a dokumentumot az ügyet intéző munkatárshoz.
    • Őt nevezzük meg a Címzett mezőben, klasszikus iktatásban megfelel az átadás műveletének.
    • A Másolatot kap mezőben megnevezett munkatárs emailben megkapja az iratot és megtekintheti azt címke adataival együtt a program felületen is.
    • Mindkét mezőben kizárólag olyan nevek szerepelhetnek, akik felhasználóként a Törzsadatok-ban felvitelre kerültek. Ugyanezen specifikációk adhatókmeg az iktatás egészére vonatkozóan a Fájl / Beállítások menü Dokumentumkezelés fülén, míg itt a specifikációk adott iktatásra vonatkozóan felülírhatók.
  8. Az Egyebek fülön az irat formátumát és elhelyezési helyét lehetséges megadni. Amennyiben a Törzsadatok / Dokumentumkezelés menüben erre igényt tartunk és a lehetséges értékeket megadtuk, a választás kötelező lesz.
  • az elektronikus iktatás alapbeállításain a Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés és a Törzsadatok / Dokumentumkezelés almenükben lehet módosítani
  • akár az elektronikus számlázás megbízható üzleti eljárás megvalósítási formáját is kialakíthatjuk ezzel a rendszerrel

Hasznos volt ez az oldal?