Új dokumentum iktatása
A menü fő felülete az Iktatás
fül alatt nyitható meg. További finomításokat lehet elvégezni az anyagon a Szöveges feljegyzés
, az Elosztás emailben
és az Egyebek
fül segítségével. A Dokumentum adatai
mezőben történik maga az iktatás. Címkékkel (tartalomra utaló szavakkal) és technikai, adminisztratív adatokkal lájuk el a feltöltött iratot, hogy e címkék és adatok segítségével keresünk vissza ügyintézés, vállalati folyamataink elemzése céljából. Minden megadott címke a következő menüpont Összetett keresés
funkciójában kereső tényezőként szerepelhet. Az Elosztás
mezőben munkatársak vagy akár szervezeten kívüli érintettek közötti megosztást végezhetjük el.
A Bejövő Számlák Nyilvántartása Modullal ide a szállítói számlák is behúzhatók: automatikusan kitöltésre kerülnek az iktatási adatmezők és csatolásra kerül a szállítói számla képe vagy fájlja a Bizonylatok / Bejövő Számlák / Új bejövő számla rögzítése / Dokumentum csatolása fülről vagy a NAV lekér funkcióval. Hasonló módon kapcsolódik ide a Készletnyilvántartó Modul Raktár / Bevételezés és kiadás funkcióján rögzített szállítói számla és adatai.
- Az
Iktatás
fül felső harmadábanSzkennelés
ésFájl csatolása
fülön tölthető irat a dokumentumkezelőbe. A behúzott vagy csatolt állományEltávolítás
-a is kezdeményezhető.- A
Szkennelés
alapértelmezett beállítása a legrosszabb olvashatóságú felület beolvasásakor is jó eredményt ad. - Kiemelt jó tulajdonsága a szoftvernek, hogy a szkennelés a háttérben zajlik, végezhető közben az iktatás.
Fájl csatolása
mód alatt tallózással és akár egész mappa(!) behúzásával is lehet dolgozni. Csak ragadja meg a fájlrendszeréből a céldokumentumot és 'hozd és vidd', feltöltötte a programba.
- A
- A
Bejövő
(pl. energia szolgáltató számlái)Belső
(munkaszerződés),Kimenő
(árajánlatok) kifejezések az iktatott anyag irányát mutatja. - A
Számlázási név
mezőben várt ügyféladat alapján is kereshetünk később, ez a mező belső iktatáskor nem aktív. - A dokumentumok szervezésére szolgáló címkék fő típusa az
Iktató könyv
, aTárgy
, és aKulcsszó
.- Iktatás során e kategóriák megadása lehet kötelező vagy sem
- törzsadatokban előzetesen meghatározandó és ezért iktatáskor kizárólag kiválasztható (ilyen az Iktató könyv kategóriája) vagy
- iktatáskor és a törzsben is meghatározható vagy iktatáskor választható (ilyen a Tárgy), illetve
- kizárólag iktatáskor meghatározható vagy itt kiválasztható (kulcsszó).
- Az
Elintézés határideje
alapján a ProgramTECH MOST Emlékeztető segédprogramon át figyelmeztető üzenetet küld az irat címzettjének kliens felületén. Ennek futtatása aFájl / Beállítások
menüből kezdeményezhető, a figyelmeztető e-mail üzenetek beállításához hasonlóan. A lejárt határidejű iktatások piros háttérrel kiemelten jelennek meg azIktatott dokumentumok keresése
listában. - A
Szöveges feljegyzés
szerint is kereshető majd az irat a későbbiekben. - Az
Elosztás emailben
részen címkézzük a dokumentumot az ügyet intéző munkatárshoz.- Őt nevezzük meg a
Címzett
mezőben, klasszikus iktatásban megfelel az átadás műveletének. - A
Másolatot kap
mezőben megnevezett munkatárs emailben megkapja az iratot és megtekintheti azt címke adataival együtt a program felületen is. - Mindkét mezőben kizárólag olyan nevek szerepelhetnek, akik felhasználóként a
Törzsadatok
-ban felvitelre kerültek. Ugyanezen specifikációk adhatókmeg az iktatás egészére vonatkozóan aFájl / Beállítások
menü Dokumentumkezelés fülén, míg itt a specifikációk adott iktatásra vonatkozóan felülírhatók.
- Őt nevezzük meg a
- Az
Egyebek
fülön az irat formátumát és elhelyezési helyét lehetséges megadni. Amennyiben aTörzsadatok / Dokumentumkezelés
menüben erre igényt tartunk és a lehetséges értékeket megadtuk, a választás kötelező lesz.
- az elektronikus iktatás alapbeállításain a
Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés
és a Törzsadatok / Dokumentumkezelés almenükben lehet módosítani - akár az elektronikus számlázás megbízható üzleti eljárás megvalósítási formáját is kialakíthatjuk ezzel a rendszerrel