A menü fő felülete az Iktatás
fül alatt nyitható meg. További finomításokat lehet elvégezni az anyagon a Szöveges feljegyzés
, az Elosztás emailben
és az Egyebek
fül segítségével. A Dokumentum adatai
mezőben történik maga az iktatás. Címkékkel (tartalomra utaló szavakkal) és technikai, adminisztratív adatokkal lájuk el a feltöltött iratot, hogy e címkék és adatok segítségével keresünk vissza ügyintézés, vállalati folyamataink elemzése céljából. Minden megadott címke a következő menüpont Összetett keresés
funkciójában kereső tényezőként szerepelhet. Az Elosztás
mezőben munkatársak vagy akár szervezeten kívüli érintettek közötti megosztást végezhetjük el.
A Bejövő Számlák Nyilvántartása Modullal ide a szállítói számlák is behúzhatók: automatikusan kitöltésre kerülnek az iktatási adatmezők és csatolásra kerül a szállítói számla képe vagy fájlja a Bizonylatok / Bejövő Számlák / Új bejövő számla rögzítése / Dokumentum csatolása fülről vagy a NAV lekér funkcióval. Hasonló módon kapcsolódik ide a Készletnyilvántartó Modul Raktár / Bevételezés és kiadás funkcióján rögzített szállítói számla és adatai.
Iktatás
fül felső harmadában Szkennelés
és Fájl csatolása
fülön tölthető irat a dokumentumkezelőbe. A behúzott vagy csatolt állomány Eltávolítás
-a is kezdeményezhető.
Szkennelés
alapértelmezett beállítása a legrosszabb olvashatóságú felület beolvasásakor is jó eredményt ad.Fájl csatolása
mód alatt tallózással és akár egész mappa(!) behúzásával is lehet dolgozni. Csak ragadja meg a fájlrendszeréből a céldokumentumot és 'hozd és vidd', feltöltötte a programba.Bejövő
(pl. energia szolgáltató számlái) Belső
(munkaszerződés), Kimenő
(árajánlatok) kifejezések az iktatott anyag irányát mutatja.Számlázási név
mezőben várt ügyféladat alapján is kereshetünk később, ez a mező belső iktatáskor nem aktív.Iktató könyv
, a Tárgy
, és a Kulcsszó
.
Elintézés határideje
alapján a ProgramTECH MOST Emlékeztető segédprogramon át figyelmeztető üzenetet küld az irat címzettjének kliens felületén. Ennek futtatása a Fájl / Beállítások
menüből kezdeményezhető, a figyelmeztető e-mail üzenetek beállításához hasonlóan. A lejárt határidejű iktatások piros háttérrel kiemelten jelennek meg az Iktatott dokumentumok keresése
listában.Szöveges feljegyzés
szerint is kereshető majd az irat a későbbiekben.Elosztás emailben
részen címkézzük a dokumentumot az ügyet intéző munkatárshoz.
Címzett
mezőben, klasszikus iktatásban megfelel az átadás műveletének.Másolatot kap
mezőben megnevezett munkatárs emailben megkapja az iratot és megtekintheti azt címke adataival együtt a program felületen is.Törzsadatok
-ban felvitelre kerültek. Ugyanezen specifikációk adhatókmeg az iktatás egészére vonatkozóan a Fájl / Beállítások
menü Dokumentumkezelés fülén, míg itt a specifikációk adott iktatásra vonatkozóan felülírhatók.Egyebek
fülön az irat formátumát és elhelyezési helyét lehetséges megadni. Amennyiben a Törzsadatok / Dokumentumkezelés
menüben erre igényt tartunk és a lehetséges értékeket megadtuk, a választás kötelező lesz.Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés
és a Törzsadatok / Dokumentumkezelés almenükben lehet módosítani