Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépést - amennyiben ez lesz az első ProgramTECH MOST-tal készített dokumentumunk - árajánlat szerkesztése előtt is érdemes megtenni:

1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható.
2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, majd új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások.
5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! Az árajánlat nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, bár szervezete szabályzatában azzá tehető. Automatikus érvényteenítő funkció ezért nincs beépítve erre a bizonylattípusra.

Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is.

Árajánlat készítése

1. Bizonylat tömb kiválasztása
2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető.
3. A ajánlat érvényességnek lejárati ideje, kelt, a nyelv kiválasztása
   • az Érvényes napokban linken megadható egy alapértelmezett, pl. 30 napos általános határidő, mely a következő bizonylat kiállításakor válik aktívvá.
4. Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal, vagy Vonalkóddal történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható.
5. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
6. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonyalt képét. Bezárásával az ajánlat tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot.
7. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, az árajánlat elkészül.

További lehetőségek:

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát.
• Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példányunkat akár .pdf formában is tárolhatjuk és saját felhőbe is küldhető és bárhol lehívható mobil eszközre is. (Mindez nem megengedett számlák esetén.)
• A Bizonylat fejléc és záró szöveg fülön az árajánlat egyéb szerkezeti részei, mint tárgy, megszólítás szerepeltethető fejlécként; illetve a tételes ajánlati rész magyarázható és az árajánlat befejezhető a bizonylat záró szövegszerkesztőjében elhelyezett szöveggel.
• árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről
• ügyyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték
• az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható át a teljes tartalom, majd az szerkeszthető
• ha kilistázzuk és kijelöljük az árajánlatot a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával szállítólevelet, díjbekérőt vagy számlát készíthetünk belőle automatikusan