Számla készítése közben elkövethető hibák

Számla kiállítása közben számos hibát lehet véteni. Gyakorlatilag bármit el lehet hibázni: hibás fizetési mód, hibás fizetési határidő, téves termék vagy szolgáltatás megnevezés, hibás ár, hiányzó szövegek, tájékoztatások.

Hibás számlák javítása

A már rögzített számla utólagos átszerkesztése nem lehetséges, még akkor sem ha a nyomtatása egyéb okok miatt valójában meg sem történt. A számlázó program a Rögzítés gombra kattintás után a számlát sorszámmal látja el - ez már visszavonhatatlan -, majd az eltárolt adatokat (számlát) kinyomtatja. A kiállított számla módosítása módosító okirattal, alias számlával egy tekintet alá eső dokumentummal lehetséges. A program továbbra is számla elnevezéssel és a számla kötelező adattartalával ellátott számla képében szolgáltatja a funkiót. A kapcsolatot (az egy tekintetbe vételt) az eredeti és a módosító számlák között a lenti leírásnak megfelelő programfunkciók használatával biztosítja mind NAV xml, mind a számla képen és a Bizonylat műveletek felületen is szemlélteti.

Érvénytelenítő számla alkalmazása

A számlázással kapcsolatos hibák döntő része a kinyomtatott számla nyomtatóból kivéve, első megtekintésekor kiderül. Az ügyfél ilyenkor még nem kapta meg a számlát, az csak a számlakibocsátónál létezik. Mivel a számla rossz, ezért azt az ügyfél részére nem lesz átadva, viszont a szigorú számadású sorszámozás miatt a könyvelésbe be kell tenni. Az így rontott számlát érvényteleníteni kell. Az érvénytelenítő számla nem más, mint a hibás számla ellentéte, a kelt pedig az aktuális dátum. Nem megvalósult ügylet esetén szintén alkalmazható megoldás.

Helyesbítő számla alkalmazása

Helyesbítő számla kiálítása akkor indokolt, ha a módosítandó számla már kibocsátásra, azaz a vevőnek átadásra került. Módosító számla az elektronikus számla világában egyre gyakoribb megoldás, hiszen a helyesbítést pillanatok alatt dokumentálni lehet a bizonylaton. Bármilyen hiba például a befogadó vevő székhelycíme, számla tétel azonosító adatai helyesbítése, de áfa bevallást tekintve súlyosabb adatok is módosíthatóak, például teljesítés dátuma vagy árak változása. A módosítás bármely számla tartalmi elemben megjelenhet, ezért a helyesbítő számla kiállításának automatizálása nem megoldható olyan teljes körűen , mint az érvénytelenítőjé. Könnyítés, hogy a Másolás funkcióval az eredeti tartalom a számlaszerkesztő felületre húzható. A helyesbítő számla kiállításának menetét külön tartalomban írjuk le.