E-számla Modul

A ProgramTECH MOST ügyviteli szoftvercsomag E-számla Modulja lehetővé teszi elektronikus számlák, azaz e-számlák kiállítását. Az e-számla készítése hasonlóan történik a hagyományos papírszámlákhoz, azonban nem történik fizikai nyomtatás, hanem elektronikus formátumú számlafájl jön létre olvasható számlaképpel. A számla hitelessége érdekében e-bélyegzőt és időbélyeget kap. A modul a számlát az előre meghatározott mappába menti, és a számlabefogadó e-mailben kap értesítést egy letöltési linkkel vagy PDF csatolmánnyal. Az elektronikus számla LTV (Long-Term Validation) támogató aláírással van ellátva, ami biztosítja, hogy a számla hitelessége a teljes megőrzési idő alatt fennmarad, kielégítve az archiválás jogszabályi követelményeit.

Függetlenség és automatizmus

Nem szükséges manuálisan PDF fájlokat csatolni, aláírni vagy külön e-maileket írni – a szoftver mindezeket automatikusan elvégzi. Az e-számlák könyvelése ugyanúgy történik, mint a papírszámláké, de nem szükséges a fizikai számlákon kontírozni. Az archiválás során sem szükséges további szolgáltató bevonása – a kibocsátó és a befogadó egyaránt önállóan teljesítheti megőrzési kötelezettségét.

Mi kell hozzá?

• A ProgramTECH MOST ügyviteli csomag Számlázó Program Modulja és E-számla Modulja
• Internethozzáférés az e-számla kiállításához
• Kötelező email cím mind a számla kibocsátója, mind a befogadó oldalán
• A számla befogadójának hozzájárulása (törvény szerint elegendő a ráutaló magatartás, például ha a vevő nem küldi vissza az e-számlát, vagy a rendeléskor elfogadott általános szerződésben leírt feltételek alapján)
• PDF író és olvasó mind a kibocsátó, mind a befogadó számítógépén (ajánlott a Windows natív "Print to PDF" funkcióját használni)
• E-számla hitelesítés a ProgramTECH aláíró szerverén

Fontos: Az elektronikus számlázáshoz NEM szükséges egyéb szoftverek beszerzése vagy telepítése. A ProgramTECH rendszer egy lépésben elkészíti és továbbítja az elektronikus számlát az ügyfelek felé.

Mikor érdemes e-számlázni?

• Ha szeretné vállalkozását az e-ügyvitel irányába továbbfejleszteni
• Ha csökkenteni szeretné a papíralapú számlázással járó költségeket és munkaterheket
• Ha ügyfelei elvárják az elektronikus számlázást
• Ha nem szeretné, hogy ön vagy alkalmazottai a postán töltsék az idejüket értékteremtő munka helyett

Mit tehet, ha egyik partnere e-számla befogadó, de másik partnere nem?

Az ügyféltörzsben ügyfelenként beállítható, hogy melyik partner fogadja el az e-számlát, és melyik vár továbbra is papíralapú számlát. Számla kiállításakor is dönthet, és felülírhatja az alapértelmezett beállításokat. A ProgramTECH MOST Számlázó Program Modul számlánként rögzíti, hogy mely számlák e-számlák, és melyek papíralapúak. A havi számlajelentésben ez az információ is megjelenik a könyvelés számára.

Hol találhatóak meg az elektronikus számlák?

Az elkészített elektronikus számlák két helyen kereshetők vissza. Egyrészt a Windowsra telepített MOST ügyviteli szoftverben a Bizonylatok / Bizonylatok műveletek menüpont alatt, ahol az elektronikus számlák együtt listázhatók a papíralapú számlákkal. Másrészt elérhetők a webes felületen, a https://felho.programtech.hu/eszamla/ oldalon.

Költségek

Az elektronikus számla kiállításához a ProgramTECH MOST Számlázó Program Modulja és E-számla Modulja szükséges. Ezen kívül az elektronikus aláírás és időbélyegzés költségét is meg kell fizetni, ami számlánként fizetendő. Ez a költség körülbelül a postai feladás díjának tizede, és mentesít a nyomtatási, munkaerő- és megőrzéssel járó ráfordításoktól.

További részletek az e-számlázással kapcsolatban

További információkat az e-számlázásról az Elektronikus számlázás megvalósítása című cikkünkben találhat, amely a jogszabályokat is részletesen ismerteti. Az e-számla befogadásával és archiválásával kapcsolatban pedig látogasson el a https://most.programtech.hu/e-szamla-befogadas oldalra.