Az energiapiaci és egyéb elektronikus szállító számlák kezelése
2025. július 1-től az energiapiaci szolgáltatók a nem lakossági felhasználók részére kizárólag elektronikus számlát bocsátanak ki. Több ügyfelünk kérdezte, hogy a ProgramTECH MOST alkalmas-e ezek befogadására, megőrzésére. A válasz: igen. Az alábbiakban összefoglaltuk a legfontosabb tudnivalókat.
Milyen e-számlatípusok léteznek?
Mivel az elektronikus számla formátumtól vagy megoldástól függően eltérő lehet a befogadás és megőrzés, tekintsük át röviden a gyakoribb típusokat.
| Típus | Miből áll? | Fájl megnyitásakor mit látok? | Milyen gyakori? | Példa | Értelmezéséhez külön szoftver szükséges? | Archiválás |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PDF számlakép+xml+E-aláírásb+Időbélyeg | számlaképet (=számlakép alapú e-számla) | legjellemzőbb | MVM, ProgramTECH | nem | saját szervezeten belül is archiválható | |
| NAVOnline e-számla | PDF számlakép+xml+hash kód | számlaképet (=számlakép alapú e-számla) | nem elterjedt, csak belföldi | nincs adat | nem | saját szervezeten belül is archiválható |
| EDI | programkód (EDIFACT) | programkódot (=adat alapú e-számla) | kiskereskedelmi láncok, mobilitásipar | TESCO, LIDL, KnorrBremse | igen, a ProgramTECH MOST képes erre jelenleg a NAV xml-en keresztül | külön szolgáltatón keresztül archiválható |
| ViDA e-számla | programkód | programkódot (=adat alapú e-számla) | jövőben várhatóan ez lesz a sztenderd, pl 2030-tól közösségi számláknál ezt kell haszálni | nincs adat | igen, a ProgramTECH MOST képes erre jelenleg a NAV xml-en keresztül | nincs adat |
Feltehetően az MVM-hez hasonlóan a további energetikai szolgáltatók is a számlakép alapú, saját szerverzeten belül is archiválható típusú e-számlát bocsátanak ki. A következőkben ezen típus kezeléséről írunk.
Hibás gyakorlat az e-számlák kezelésével kapcsolatban
Sok cég ma is úgy kezeli az elektronikus számlákat, mintha papíralapúak lennének:
- a számlát kinyomtatják
- a könyvelőnek papíron adják át
- az eredeti e-mailt pedig gyakran elveszítik vagy nehezen találják meg később
- az e-számla jogilag csak elektronikus formában hiteles, a kinyomtatott példány nem számít eredetinek
- a papíralapú kezelés felesleges adminisztrációt és időveszteséget okoz
- ellenőrzéskor vagy egyéb okból visszakereséskor problémás megtalálni a szükséges dokumentumokat
Hogyan kell kezelni a PDF+hitelesítők alapú e-számlát?
- Befogadás - letöltés, megnyitás PDF-olvasóban (pl. Adobe Reader) és tartalmi ellenőrzés
- Hitelesség ellenőrzése – aláírás + időbélyeg megléte és érvényessége ellenőrzése (segítség itt: Az e-számla befogadás / Az elektronikus aláírás ellenőrzése alcím 2-5 pontjai)
- Könyvelés – a kontírozás nem a papíron, hanem könyvelőprogramban vagy egyéb programban, pl. táblázatkezelőben történik a fájl hivatkozása mellé kell elhelyezni a kontíradatokat, nem pedig a kinyomtatott számlaképre
- Archiválás – saját szervezeten belül is lehetséges, ha érvényes az aláírás + időbélyeg
Mit nyújt Önnek a ProgramTECH MOST?
- az adatalapú e-számlák megjelenítése (pl. hazai szolgáltatók NAV xml számlaadatai alapján, jövőbeni ViDA szabvány)
- támogatás az archiválás 3-2-1 szabály szerint (legalább 3 példányban, 2 különböző adathordozón, 1 telephelytől eltérő helyszínen) történő kivitelezéséhez: az elektronikus számlák fájljainak csatolása biztosítja a telephelytől eltérő helyszínt (ProgramTECH Kft. szerver) és az eltérő adathordozót (felhőalapú). Ezzel nem helyettesíti az archiválási folyamatot, felhasználóinknak szükséges további másolatokat is készíteniük, például saját vállalati szerveren, külső merevlemezen, vagy fizikai adathordozón (pl. CD/DVD)
- gyors és egyszerű visszakeresés
- számlaképes és táblázatos megjelenítés
- tetszőleges számú letöltés
A fentiek a Bejövő Számlák Nyilvántartása Modullal használhatóak.
Összefoglalva
- a legtöbb szolgáltató továbbra is PDF + hitelesítők formátumú e-számlát bocsát ki
- ezek megtekintéséhez nincs szükség külön szoftverre – elegendő az ingyenes Adobe Reader
- a ProgramTECH MOST támogatja a befogadást, segít a biztonságos archiválásban és a visszakeresésben, valamint
- készen áll a jövőbeni e-számlaformátumok fogadására is
A jogszabályok, melyek a fentieket előírják az Elektronikus számlázás megvalósítása oldalunk lábjegyzetében kerültek felsorolásra.
