Dokumentum, iratcsoport keresése, iktatás rendszer áttekintése

1. Az Egyszerű keresés során az iktatáskor megadott egyetlen (emlékezett) adat alapján kereshetünk.
2. Az Összetett keresés-sel szűrhetünk konkrét dokumentumokra az iktatás iránya, iktatókönyv neve, irat sorszám, tárgyszó, kulcsszó címkét, ügyintéző neve, iktatás státusza stb. szempontokkal.
   • Ha nem állítunk be szűrő értéket, minden iktatott anyagot kilistáz a funkció: rátekinthetünk dokumentumkezelő rendszerünk egészére.
   • A keresés a szűrési jellemzőket felsoroló mező jobb oldalán látható zöld nyilas kereső ikonra koppintással indítható.

Mit kezdhetünk a kinyert iratlistával?

• További szűkítési lehetőség a táblázat felett látható lista szűrése beviteli mező. Az ide írt kifejezés a listában felsorolt azon sorok adatait adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció.
• A programképernyő fejléc szűréseivel nyert Iratlista nyomtatható, vagy az export ikonnal táblázatkezelőbe irányítható, a nem használatos oszlopok eltüntethetők a táblázat alatti következő ikonnal.
• Számos információt nyújt a kiterjedt táblázat. Megtudhatjuk például, hogy elintézett-e az irat, vagy megtekintette-e azt címzett.
• Sor kijelölése után lekérhetők további adatok az irat történetéről: a Megtekintések gombon betekintést nyerhetünk abba, mely munkatárs milyen időpontban nézte meg at iratot, az Elosztás gombon pedig az ügyintézés szereplőiről tájékozódhatunk.
• A Csatolt fájlok gombon letölthető vagy megtekinthető maga a dokumentum. Tömeges letöltést a Letöltés feliraton kezdeményezhetünk az iratlista, azaz a táblázatban felsorolt iktatás sorokra vetítve, azok kijelölésével.
• Az Adatlap gombon megtekinthetjük az iktatás adatait, és, ha az alapbeállításoknál engedélyeztük, módosíthatjuk az iktatást.
• A Címke gombon az iktatott anyaghoz címkét nyomtathatunk.
• A táblázat alatt található ||| ikonon egyedi adatmezők vehetők fel.

Elintézés, átadás, módosítás, téves iktatás

• itt tehető tévessé dokumentum iktatása a Téves iktatás liken vagy, ha aktiváltuk a Beállítások-nál, az Adatlap módosítás gombbal megváltoztathatjuk az iktatási adatokat. A változtatás naplózásra kerül!
• az Elintézés / Átadás gombon lezárható az ügy, illetve új címzett felé továbbítható további ügyintézésre.