Az iktató programba belépni csak érvényes felhasználó névvel és jelszóval lehet. További munkához pl. iktatáshoz, további jogosultságra, iktatókönyv engedélyre is szükség van. A Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek engedélyei menüben állítható be, hogy ki, melyik iktatókönyvbe helyezhet el dokumentumot, azaz Iktathat, illetve melyik iktatókönyv tartalmát tekintheti meg, azaz Megtekinthet. A Felvitel - lel kiválaszható a már létrehozott Iktatókönyv és hozzárendelhető a Név legördülőben a már korábban létrehozott felhasználó.