Iktatókönyvek

Az dokumentumok kezelését (hasonlóan a papír alapú iktatáshoz) iktatókönyvbe történő besorolással alapozzuk meg. A dokumetumkezelő program egyszerre több iktatókönyv vezetésére is képes. Az iktatókönyv használata felhasználókhoz köthető. Beállítható, hogy ki vagy kik melyik iktatókönyvet használhatja iktatásra, illetve tekintheti meg. Az iktató könyvön belül minden irat egyedi sorszámot kap.

A Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek menüben a Felvitel gombbal elnevezés megadásával létrehozható tetszőleges számú iktatókönyv. Akár meghagyható egyetlen iktatókönyvként az Alapiktatás nevű alapértelmezettként felvitt iktatókönyv is.

A Módosítás gombbal átnevezhető már benépesített iktatókönyv. A Törlés gombbal akár nagy adattartalmú iktatókönyv is megsemmisíthető. (,,Igen vacak memória az, amelyik csak hátrafelé működik" carrolli kitételnél is szegényebb bizonyítványt állíthatunk ki ezek után a vállalati tartalom kezelésének visszakereshetőségéről. A funkció mégis elérhető, hisz elsősorban nem az irattározási, archiválási, hanem a folyamat jellegű tartalom kezelést célozza meg a szoftver.)

A ProgramTECH MOST Dokumentumkezelő bevezetése előtt célszerű áttekinteni vállalkozása Iratkezelési Szabályzatát, vagy elkészíteni azt: legalább egyszer alaposan át kell gondolni az iratok kezelésének módját. Tisztáznia kell az iratok útvonalát: milyen folyamatokon halad át egy ügyletről kiállított számla? típusú kérdésekre adott válaszokkal. Meg kell határozni a kategorizálási struktúrát: elegendő a dokumentumok kulcsszavazásával felépíteni egy kereshető vállalati tartalmat vagy vertikális szinteket is bevezetek az iktatókönyvek, azok tárgya. stb szerint? A hozzáférhetőség szabályait is érdemes előzetesen átgondolni: milyen dokumetumtípusokat mutatok meg üzleti partneremnek, a pénzügyes munkatrás mely tartalmakat tekitheti meg, hova iktathat iratot?

Az iratkezelés szabályainak szervezeti szintű átgondolására még a Súgó Iktatásról szóló fejezetében is utalok majd.