Felhasználó bejelentkezése

• Alapértelmezett demo felhasználó a Rendszergazda, jelszava 1234, ahogyan olvasható az ablakban.
• Az élesített licenszben a Számlázó Program Modul esetén nincs felhasználó azonosítás funkció. Ez azt jelenti, hogy
  • nincs további felhasználó létrehozására lehetőség, kizárólag egy felhasználói név és jelszó használható
  • Az alapértelmezett felhasználó név és jelszó megváltoztatása esetén feltétlenül emlékezni kell az adatokra, mert nincs jelszó emlékeztető a rendszerben, azok elfelejtésekor nincs mód a visszaállításra, a rendszerbe nem fog tudni senki belépni. Erősen javasolt tehát az alapértelmezett belépési adatokat meghagyni.
• A Hálózati és Bejelenkeztető Modultól a fenti lehetőségek elérhetők, finomra hangolható hozzáférési szintek adhatók meg.

Adatelérés

• Az adatbázis a szervezet egy másik számítógépén, szerverén van:
  • Meg kell adnunk a számítógép és az adatbázis nevét.
  • A Kapcsolat ellenőrzése linkkel információt kaphatunk arról, van-e élő kapcsolatunk a másik számítógéppel.
• Adatbázis tárhely szolgáltatást veszünk igénybe:
  • Meg kell adnunk a tárhely kódját.
• Több cég számlázását végezzük a programmal, további licenszet vásároltunk:
  • A Több cég kezelése linken a kis szöveges fájlban fel kell sorolnunk a megadott módon a szervezetek adatait, majd a el kell menteni a fájlt. Ezzel létrehoztunk egy újabb adatbázist.
  • Minden belépéskor kiválaszthatjuk, melyik céggel szeretnénk dolgozni.

Új licensz élesítése

A demo verzió Fájl/Termékaktiválás almenüjében az aktiválókód aktiváló e-mailből Ctrl+C billenytyűvel való kimásolásával, majd Ctrl+V-s bemásolásával a licensz birtokba vehető. Nincs szükség ismételt telepítést végezni!

Licensz kifutás

A licensz lejáratára a program emlékeztet, a kifutást megelőző 30 napban minden megnyitáskor jelzi a hátralevő napok számát. Díjbekérő is kiküldésre kerül a kapcsolati emailcímre kifutás előtt 4 héttel.

Licenszhosszabbítás, bővítés

A hosszabítás mind a szoftverből, mind a díjbekérés alapján, mind a Megrendelés aloldalról kezdeményezhető. Nincs szükség internetkapcsolat mellett külön kézi aktiválásra.

Használatból való kivonás

A használatból való kivonást is jelenteni kell a NAV SZAMLAZO formanyomtatványán. A kifutást megelőzően a számla, ügyfél és tételadatok .xls, .csv, vagy .txt formátumban exportálhatóak az ikonnal. Kifutást követően a program nem működik, adatok exportjára már nincs lehetőség. Részletesebben erről a http://most.programtech.hu/szamlazo_lezarasa_GYIK oldalon írunk.

Egyéb

• Többgépes hálózatos vagy adattárhelyes használat esetén is csak egyszeri aktiválásra van szükség, amit bármelyik kliens programból megoldhatunk.
• Számlázás előtt ellenőrizze cégadatait a Fájl/Cégadatok megadása almenüben,majd fussa át a Fájl/Beállítások almenüt.

1. Cégadatok
   • A vastagon szedett cégadatok automatikusan betöltenek aktiválást követően vagy a Programtech Számlázó és Házipénztár Programból történő adatávétel során. Az adószámtörzsöt kivéve szerkeszthetőek.
   • Az itt felajánlásra kerülő Kisadózó kitétel a NAV adatszolgáltatás .xml fájlhoz kötelezően megadandó KATA, KIVA vállalkozás esetében. (A kisadózó kifejezés számlán való megjelenítéshez egyéb felületet kell ehhez választani, pl Törzsadatok / Bizonylat tömbök Bizonylatkibocsátó ..adatai.)
   • Az itt megadott egyéni vállalkozó nyilvántartási szám mind a számlán, mind a NAV adatszolgáltatás .xml-ben megjelenik. Kötelező adat.
   • A Pénzforgalmi elszámoláskitétel megadása kötelező, amennyiben vonatkozik. Az adat a NAV xml-ekbe megy bele. A számlán szövegesen is meg kell jeleníteni a következő leírás szerint: GYIK_penzforgalmi_elszamolas_szamlan
   • Egyéb opcionális adatokat, pl közösségi adószámot vagy cégjegyzékszámot a felhasználó saját kezdeményezésére beírhatja.
2. Logó
   • A logó kiválasztható a Fájl kiválasztása szövegre kattintva a számítógépén található logó fájlból. Elhelyezése és mérete nem paraméterezhető, automatikusan optimalizálja ezeket a program a kiválasztást követően: a felhasználói felületen megjelenő Logó helye felirat elhelyezéséhez hasonlóan a számla jobb felső sarkába kerül, a számlaképhez illeszkedő méretre igazítva. A logó mérete a számla és egyéb bizonylat nyomtatáskor maximum 7 cm széles és 5 cm magasra kerül beállításra. Ez képpontokban (pixelekben) kifejezve maximum 275 pixel széles és 196 pixel magas képet jelent, mely lehet png, bmp, gif vagy jpg formátumú.
   • Amennyiben nem kíván logót elhelyezni, a Ne legyen logó linkre kattintással eltűnik a felhasználói felület bal felső sarkából a Logó helye felirat.

FONTOS: Az itt beállított adatok lesznek érvényesek az ezentúl kiállított számlákra. A korábbi számlákra az akkor érvénybenlévő beállítások maradnak. Például, ha eddig nem volt bekapcsolva a Pénzforgalmi elszámolás tulajdonság és azt most bekapcsoljuk, akkor a korábbi számlák nem lesznek pénzforgalmi elszámolás alá sorolva, csak az ezután következők.

A Fájl / Beállítások menü fülek beállításain érdemes végigfutni az első számla kiállítása előtt:

Nyomtatás

Bizonylatok, boríték, egyéb nyomtatványok, pl. csekk nyomtatása számára kijelölt rendszerre csatlakoztatott nyomtató. Lehetséges egyetlen vagy más-más eszközre, illetve eszközön belül tálcára küldeni a nyomtatási feladatot. Két programhelyen felülírható ez a beállítás:

• A Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben a tömbök tulajdonságainál megadható eltérő nyomtató, és
• bizonylatok készítésekor Rögzítést követően.

• 8cm-es (keskeny- vagy blokk/nyugta méretű) számla kiállításához vagy a tételes listás blokk nyomtatásához jelöljük be a POS nyomtatás bekapcsolása négyzetet. A keskenynyomtató eszköz számítógépre történt csatlakoztatása után kiválasztható a keskenynyomtató a POS nyomtató listából.

Induláskor

• automatikus új verzió ellenőrzés,
  • a verzióellenőrzés kiemelten hangsúlyos a számlázás területén: a jogszabálykövetés érvényesítése - és minden program innováció elérése - mindig az új verzión keresztül történik.
• automatikus MNB árfolyam lekérdezés
• automatikus Emlékeztető indítás minden programindításkor,
• illetve ezek letiltása
• Több cég kezelése
  • linken felnyíló szövegfájlba a példa szerint megüzenjük a számlázó programnak a számlázandó cégek nevét, a szerver nevét, az adatbázis nevét külön sorokba, ékezetek és különös karakterek mellőzésével, majd elmentjük a változtatást a szokásos módon, a Fájl / Mentés menüben.
  • a következő program megnyitáskor kiválasztható, mely cég számlázását kívánjuk elvégezni

Ügyfélkezelés

• Az Ügyfél alapadatok részben bizonylaton opcionálisan megjeleníthető elemek, pl. vevői adószám, ügyfélkód használata és ügyfél kikereséséhez segítségül használt azonosítók kiválasztása történhet,
• az Ügyfél kiválasztása a keresési adatok megadására szolgál.

Tételkezelés

Megadható, hogy

• milyen árat ajánljon fel a program számlaíráskor
  • nem kizárólag a törzsben megadott ár jelenthet meg, hanem automatizálni lehet például az ügyfélhez rendelt utolsó számlán szereplő árra is
  • az egységár tizedesjegyeinek száma (javasolt az alapértelmezett 2 tizedes használata, kivéve kis értékű tételel nagy számban való számlázásakor és szervezeteken átívelő integrált ügyvitelnél, alkalmazva a aprtner által használt értéket)
• milyen termék/szolgáltatás azonosítók szerepeljenek a fejlécben és mi legyen ezek közül az egyértelmű termékazonosító
• Kedvezmény feltüntetése bizonylaton 3 lehetőséget ad a kedvezmény megjelenítésére. Amennyiben az egységár nem tartalmazza a kedvezményt (azaz a kedvezménnyel csökkentett egységárat jelenítjük meg) a NAV .xml adatszolgáltatásban is szerepeltetni kell árengedmény címén. Ezt a "a kedvezmény a tétel alá levonásként legyen feltüntetve" opcióval el is végezi a program.
• szükséges-e az idegenforgalmi adó, az IFA kezelése
• nem számla típusú bizonylatok rögzítés utáni módosíthatóságának engedélyezése a tétel mennyiség tekintetében

E-mail

Az egyéb levelezőrendszerek beállításaihoz hasonlóan megadjuk fiókunk szerver/szolgáltató adatait, hogy tudjunk a programból levelet küldeni.

Biztonsági mentés

A program mentést készít minden változásról, például ügyfél adat módosítása vagy új bizonylat készítése során és ezekkel felülírja a meglevő adatokat. Ezen a mechanizmuson túlmenően, egy további biztonsági mentést állíthat itt be, a mentés célkönyvtárának meghatározásával.

• Válassza ki a Fájl / Beállítások / Biztonsági mentés menüpontot
• A Könyvtár kiválasztása linken megadható a célkönyvtár, ahova a mentéseket küldi. Ha a könyvtár nem létezik, akkor létrehozható.
• A célkönyvtár elnevezésében ne szerepeljen más karakter csak az angol ABC betűi és számok. Minden egyéb írásjel használatát kerülni kell.

MOST számla adatok biztonsági mentés beállítása

A beállítás elvégzése után érdemes a programból kilépni és újra belépni annak érdekében, hogy a működést ellenőrizzük.

Raktár

a Készletnyilvántartó Modul esetén aktív ablak,

• a raktárközi mozgatás automatikus megjelenítését lehet itt kiválasztanií
• súly mértékegység beállítása az EKÁER határérték számolásához

Webáruház

A Hálózati és Bejelentkeztető Modul szükséges hozzá. Webáruházból történő számlázás bejövő adatai forrásának megadása történik itt. A dokumentáció itt található: http://most.programtech.hu/sites/default/files/MOST_szamlazo_program_ada...

Elektronikus számlázás

Az E-számla Modul szükséges a fül mezőinek kitöltéséhez, azaz az e-számlázás beállításához: az e-számla szolgáltató kiválasztáshoz és a kapcsolat teszteléséhez illetve a virtuális eszköz telepítéséhez. A e-számlázás leírásában a Hogyan működik alcím alatt írunk bővebben az itt megadandó adatokról.

Dokumentumkezelés

• A Dokumentumkezelő Modul beállításai választhatók itt ki:
• klasszikus iktató üzemmód (nincs lehetőség iktatás törlésére) vagy rugalmasabb üzemmód
• az automatikus emailes értesítés dokumentum címzettjei
• kötelezővé tehető iktatáshoz dokumentumcsatolás

Gyártás modul

A fülön a Gyártás Modul beállítása végezhető el.

Pénztárgép

A pénztárgép fülön a Pénztárgép Modul beállítása, a pénztárgép és a ProgramTECH MOST csatlakoztatása történik. Ha a Pénztárgép Modult tételes listás blokk nyomtatásra kívánjuk használni, pipáljuk ki a POS nyomtató használata négyzetet.

Megjelenés

A felhasználói programfelület háttérképe adható meg vagy választható ki.

A ProgramTECH Számlázó és Házipénztár Programról ProgramTECH MOST használatára váltók számára lehetőséget ad ez az almenü az adatok átvételére.

• az adatok átvétele már a demo PorgramTECH MOST-ban is megvalósítható, de a felület csak akkor lesz aktív, ha a licenszvásárlás megtörtént
• a fenitek miatt a program kipróbálása tehát az adatátvételt megelőzően történhet meg (az adatátvett program eltávolításával, majd demo ismételt telepítésével újra aktív demohoz jut)

Az átállás menete

1. Tekintse meg a két program funkciói összehasonlító táblázatát.
2. A ProgramTECH MOST tesztelése majd licenszvásárlás és aktiválás
3. Adatok átvétele

   Az adatimport a ProgramTECH Számlázó Program és Házipénztár Programból a Fájl / Adatbázis mentése menün keresztül kivett fájl a ProgramTECH MOST Fájl / Adatátvétel menüpontjában történő megadásával valósítható meg.

   

   • Az átvett ügyfél és tétel adatok a (már élesített) program Törzsadatok hasonló nevű almenüjeiben tekinthetők meg.
   • A Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben látható, hogy a demóban megismert alapértelmezetten meglevő tömbök mellé Számla Átvett HUF, Számla átvett EUR, Szállítólevél Átvett HUF, stb. néven új tömbök létesültek. A korábbi rendszerből beimportált számlák, szállítólevelek a Bizonylatok / Bizonylatműveletek menüben tekinthetők meg. Egy konkrét számla megtekintésével látható mind a sorszámon, mind a bizonyaltzáró szövegen, hogy a számlák nem hiteles másolatként, tájékoztató jelleggel kerültek a programba.
   • A NAV Online számlaadatszolgáltatáshoz szükséges "technikai felhasználó" adatai nem kerülnek át az adatbázis átvétellel, de az adatok egy másik fájlból szintén egy kattintással bemásolhatóak a MOST-ba. A klasszikus programból a Fájl / NAV Online számla beállítások adatai / Beállítások mentése menün kivett fájlt meg szükséges mutatni a MOST Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / NAV online számla bejelentkezés adatai / Fájlból útvonalon, majd menteni a Rendben gombon. Végezetül le szükséges futtatni az Ellenőrzés-t is.
   • Házipénztár adatok nem vehetők át. Az új programban a Törzsadatok / Házipénztár alapadatok menüben a pénztár nyitó pénzkészlet megadásával biztosítható a folyamatosság.
4. Alapbeállítások

   A Fájl / Beállítások menüpontban érhetőek el az alapműködéssel kapcsolatos kérdések. Az alapértelmezett beállítások a legtöbb vállalkozás számára megfelelnek és később is állíthatóak. Az első számla kiállítása előtt feltétlenül ellenőrizze:

   • Bankszámlaszám és pénznem adatait a Törzsadatok / Pénznemek és bankszámlák menüpontban, és a
   • a bizonylat tömbök beállításait a Törzsadatok / Bizonylat tömbök menüpontban. (A ProgramTECH MOST több számlatömböt is tud kezelni, illetve eltérő pénznemeket eltérő bizonylattömbben tud csak kezelni.) A menüpont felületén a felsorolásból kiválasztott egyik tömbben a Módosítás gombbal ellenőrizze és tekintse át a bizonylattömbök régi programban nem használatos beállítási lehetőségeit.
   • Döntse el, hogy az átvett tömbökbe folytatólagosan bizonylatol-e, vagy új tömböket létesít. Hívja segítségül az online súgó, a Felhasználói útmutató bizonylat tömbökkel kapcsolatos részeit, vagy a videógalériát)
5. Adminisztratív lépések
   • Az aktuális Felhasználói Útmutató a program Súgó/Olvass el menüjéből való letöltése.
   • Amennyiben a korábbi programot nem használja, illetve annak licensz kifutását megelőzően, vezesse ki a Programtech Számlázó és Házipénztár Programot a számlázó program használatának abbahagyásáról írt GYIK szerint.

Távsegítség igénybevétele

Az adatimporttal kapcsolatos műveleteket a fenti leírás alapján ügyfeleink vagy ügyfeleink informatikusai el tudják végezni. Ha ez nem megoldható, akkor az áttelepítéshez igénybe vehető Szoftver telepítése, betanítása, tanácsadás szolgáltatásunk, amely ezen az adatlapon rendelhető meg:
http://most.programtech.hu/megrendeles

A 23/2014 NGM számlarendelet 11.A §-a meghatározta adatszolgáltatás (= minden számláról készíthető xml példány, de az xml fájl csak az itt megadott menün keresztül generálható le, azaz nem férhető hozzá külső rendszereken, nincs továbbítva ellentétben a NAV Online elvárta xml adatokkal) történik ezen a gombon. A megjelenő párbeszédablakban megadhatók az esetleges adóhatósági ellenőrzés során ellenőr által kérhető paraméterek és a megfelelő számlák adatai .xml formában elkészülnek. Használata:

1. Az Adatátadás NAV rendszerek felé / Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás menü megnyitása.
2. Bizonylattömb kiválasztása - egyszerre csak egy tömbből készül el az adatexport, több tömb igénylése esetén tömbönként ismétlendő a művelet.
3. Az intervallum megadása Számlasorszám vagy Időszak szerint.
4. A Célállomány, azaz mappa feltallózása vagy létrehozása, ahova az adatexport fájlok mentésre kerülnek.
5. Az Export gombbal létrejön a fájl.

A megfelelő adattartalom feltétele a Bizonylatok / Új számla készítése / NAV záradék fülön, illetve a Bizonylatok / Új számla készítése / Felvitel / Módosítás / NAV adatszolgáltatás paraméterei felületen történt megfelelő adatbevitel. Ehhez a nevezett két programfelületre érdemes látogatni, illetve a ProgramTECH MOST Felhasználói Dokumentáció következő oldalain olvasható tájékoztatás:

• Átalános információk / Cégadatok megadása
• Átalános információk / Beállítások / Tételkezelés
• Törzsadatok / Tételek és szolgáltatások
• Számlázó Program Modul/Új számla készítése (Számla készítés 5.,7.,8 pontok; További lehetőségek első pötty (pont)
• Számlázó Program Modul/Új számla készítése/ Új bizonylat készítése, félbehagytott bizonylatok folytatása/ Bizonylatzáró szövegek
• Számlázó Program Modul/Bizonylat műveletek/Helyesbítő számla készítése
• Számlázó Program Modul/Bizonylat műveletek/Hogyan készítetek előleg számlát?
• E-számlázás
• EDI számlázás

A legutolsó verzió használatát javasoljuk minden érvényes licensszel rendelkező felhasználónak. Szerverünkön is csak ezen verziót tároljuk, minden jogszabály követésből vagy funkció finomításból, bővítésből eredő változás ebben a verzióban érvényesül. Verzió frissítése automatizálható a Fájl /beállítások / Induláskor felület alapértelmezett verzió érzékelőjével, de manuálisan is kérhető. A 23/2014 NGM rendeletnek való megfeleltetés jegyében funkció bővülés, módosulás a súgóban is megjelenik, illetve hírlevélben is értesítjük erről a felhasználót.

Itt (Törzsadatok) adható meg a szervezet által használt összes

• pénznem
• bankszámlaszám

a Felvitel, Módosít és Törlés gombokkal.

Egy pénznemhez több bankszámlaszám, egy bankszámlaszámhoz több pénznem is rendelhető. A leggyakrabban használt pénznem és bankszámlaszám alapértelmezettként jelölhető. Kötelezően megadandó a pénznem nemzetközi 3 betűs rövidítése, a pénznem kisebb egységeit jelző tizedes szám (pédául HUF esetén 0, hisz nem használunk a magyar forintnál fillért) és egy bankszámlaszám, melyre a teljesítéseket várjuk. Az IBAN szám, a SWIFT kód és a bank neve megadása választható

Tetszőleges mennyiségi egység felvihető, megadható az idegen nyelvi kifejezés is, pl. fordítási szolgáltatás esetén Leütés és pl. Character vagy zöldség értékesítésnél 500gr-os kiszerelés vagy Raklap.

A NAV Online adatszolgáltatás kódot illeszt minden mennyiséghez, ennek biztosításához szükséges a mennyiségeket az adóhatóság által megadott kategóriák egyikébe sorolni. Pl. Kilo = Kilogramm, vagy amennyiben nem illik a felsoroltakhoz az általunk használatos egység, pl. Raklap, ahhoz a Saját-ot kell választani a Módosítás gombon a NAV mennyiségi egység mezőben.

Tetszőleges ÁFA felvitel, módosítás, törlés

A Törzsadatok / ÁFA kulcsok menü néhány ÁFA típussal már fel van töltve, pl. ÁFA neve 27%, ÁFA kulcs 27, ÁFA - Az alkalmazott adó mértéke az Áfa tv. 169.§ j).

A megadott ÁFA féleségek módosíthatóak a sor kiválasztása után a Módosítás gombon, illetve újabb ÁFA kulcs vehető fel a Felvitel gombon, nem használatos sor a Törlés gombon törölhető, vagy inaktívvá tehető.

ÁFA-hoz megadandó kötelező jellemzők

• ÁFA neve: max. 3 karakter hosszúságban beírható az ÁFA féleség megnevezése, pl 27%, 5% TAM, AM, FAD, HO stb. Ez jelenik meg a számlán is, mely korlátozza 3 betűsre a hosszát. A Nyelvek fülön idegen nyelven is megadható a megfelelője, ha a vevő igényli.
• ÁFA kulcs: értelemszerűen 27, 18, 5 vagy 0. Az ÁFA kulcs értéke lehet tizedes is, péládul 25.5 (azaz huszonöt egész öt tized).
• NAVOSZ3.0 ÁFA megfeleltetés: a program számára a NAV számlaadatszolgáltatás xml megképzéshez szükséges. A legördülő listából választható ki a megfelelő minden ÁFA féleséghez. Például
  • a belföldön alkalmazott ÁFA, 27, 18, vagy 5%, az ÁFA - Az alkalmazott adó mértéke az Áfa tv. 169.§ j) kitétellel; vagy
  • a AM vagy AAM-hez, 0%, AAM - Alanyi adómentes NAVOSZ
  • az TM vagy TAM-hez 0%, TAM - 'tárgyi mentes' ill. a tevékenység közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel...
  • felvihetőek az EU tagállamai ÁFA kulcsai is belföldtől eltérő tagországi nem adóalany részére történő számlázás esetére, pl AT-20%, DE-19% és ezekhez az OSS kitételt kell kapcsolni, mellyel egyben skippeli a program az adatszolgáltatást, mely ilyen esetben tilos.

!Ezen kategóriák a NAV Online számlaadat adatszolgáltatás gépi kódjai generáláshoz szükségesek, szövegesen nem jelennek meg a számlán. Azaz a számlán szövegesen továbbra is meg kell jeleníteni a mentességet előíró törvényi hivatkozást, például a belföldi FAD, a közösségi EUFADE vagy EUFAD37 esetén a fordított adózásra utaló kifejezést és törvényhelyet.

A programban a számlakép megőrzése céljából nincs lehetőség 3-nál hosszabb megnevezést használni, azaz nem adható meg pl. EUFAD37. Ez nem hiba, hiszen külföldi partnere számára ez nem jelent semmit(1), másrészt mert az NAV xml-ben kötelező a használata, de a számlán nem az(2).

További magyarázat a lenti táblázatban, illetve forrás hivatkozáson olvasható erről, ha nem lenne egyértelmű a listából mit szüséges adott ügylet/tétel ÁFA kulcsához/féleséghez választani.

ÁFA a NAVOSZ3.0 rendszerében - ami az xmlben meg kell jelenjen

A lenti táblázat segítségével a számlázó programban létrehozott ÁFA kulcsokhoz az alábbiak szerint lehet a NAV oldaláról megfelelő értéket kiválasztani. A korábban használatos

• ÁFA törvény hatályán kívüli 0% típushoz az ATK, EUFAD37, EUFADE, EUE és HO;
• mentes 0% típusokhoz az AAM, TAM, KBAET, KBAUK, EAM, NAM kategóriák rendelhetők.

*forrás (117-es oldal és után)

A Törzsadatok / Fizetési módok menüben lehetséges felvinni, szerkeszteni, törölni fizetési módot.

• Tetszőleges fizetési módok - pl. előre utalás, utalás, csekk, készpénz - rögzíthetők.
• Idegen nyelvű megfelelő is megadható, megadása esetén, idegen nyelvű számla készítésekor automatikusan az adott nyelvű elnevezés jelenik meg a számlán.
• Meg lehet határozni, hogy a befizetés közvetlenül a pénztárba történik-e, vagy sem. Ezzel automatizáljuk készpénzfizetés esetén a bevételi pénztárbizonylat generálást.
• További beállítási lehetőség a
  • számla teljesítetté tétel automatizálása
  • fizetési határidő megadása
  • az alapértelmezettként kiválasztott fizetési mód minden számlaíráskor fel lesz ajánlva
  • Törzsadatok / Ügyfelek menüben ügyfélhez kapcsolt alapértelmezett fizetési mód is beállítható

A bizonylat azonosító sorszám felépítése

• Az alapértelmezetten generált bizonylatsorszám felépítés 4 számjegynyi évszám, SZH illetve SZE vagy Á vagy D vagy L betű, utalva a bizonylattípusra, 7 számjegynyi sorszám.
• Így keletkeztetett például a demo programban található 2013/SZH0000001 azonosító a forintos, 2013/SZE0000001 az eurós számlák számára, 2013/Á0000001 az árajánlatok számára.

Az alapértelmezett bizonylat azonosító sorszám módosítása

A karaktertipológia az első bizonylat kiállításáig átalakítható. A módosítás folyamata:

1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben
2. a módosítani kívánt alapértelmezett bizonylat tömb típus (árajánlat, díjbekérő, szállító, számla) kiválasztása a sorra kattintással
3. majd a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintás
4. A felbukkanó ablakban a feljebb részletezett sorszámtipológia az első harmadban található. A következő lehetőségek vannak:
   • az évszám letiltható (a perjel szintén eltűnik),
   • a betű előtagok tetszőleges betűre válaszhatók 1, 2, 3, stb., egészen 6 darab karakter megjelentetésével
   • a kezdő sorszám is megválasztható

Az első számla kiállításával a számlatömb sorszámozása már nem módosítható, azt a jogszabálynak megfelelően kihagyás és ismétlődés mentesen generálja a program.

Új bizonylat tömb létrehozása

Tetszőleges számú tömb nyitható a program által támogatott bármely bizonylattípusból. A szigorú számadású típust szigorú számadásba kell venni.

1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben
2. a jobb alsó gombsoron a Felvitel gombra kattintás
3. a felbukkanó ablakban számos részlet paraméretezhető, a teljesség igénye nélkül meghatározható:
   • az Évszám megjelenítése a bizonylat sorszáma előtt tulajdonság évváltáskor tapasztlaható következményeiről bővebben írunk
   • a Bizonylatkibocsátó adatai alatt kinyomtatandó egyéb szöveg, pl a "pénzforgalmi elszámolás", "FELÍR", "Kisadózó" vagy "jövedéki engedély száma" kitételek (! a NAV adatszolgáltatás .xml-hez vonatkozó felületeken ezeket ismételten meg kell adni)
   • az első és a további példányok nyomtatója megadásával felülírható a Fájl / Beállítások / Nyomtatás fülön megadott nyomtató
   • az első bizonylat kiállítását megelőzően az azonosító karakter sorozat
   • nyomtatandó példányszám
   • kétablakos borítékhoz illeszkedő címzés közvetlenül a bizonylaton
   • példányok megkülönböztetése opció
   • forrásbizonylat sorszámának feltüntetése
   • aláírás, bélyegzés lehetősége
   • a kiállító neve a fejlécben szerepeljen-e
   • szükséges-e a példányszámok megkülönböztetése illetve, ha igen nyomtatandó példányszám megadása
   • pozícíószámozásra szükség van-e
   • kötelezően megjelenítendő Állandó bizonylatzáró szöveg
   • kötelező adatokon felül ügyfélazonosítók kiválasztása
   • az EKÁER súlykorláthoz számított súly fel is tüntethető bizonylatokon
   • a Fájl / Beállítások / Tételkezelés felületen megadott egységár tizedes szám nyomtatásban való megjelenítése.

Meglévő bizonylat tömb tulajdonságainak módosítása

A sorszámtartomány kivételével bármely tulajdonság módosítható:

• a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben kijelöljük a módosítani kívánt tömböt, majd
• a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintva módosítjuk a tulajdonságot.
  • például évváltáskor vagy esetleges adatvesztés esetén a tömb inkatívvá tehető, így adatai hozzáférhetőek maradnak, de a számlázást a program ide nem ajánlja fel, nem engedélyezi.

Ebben az almenüben adhatók meg és tarthatók karban ügyfeleink adatai.

Adatbevitel

A Felvitel, illetve tömeges adatbevitelhez az Import gombbal népesíthetjük be adatokkal a törzset. Az ügyféladatokat a listában kiválasztással, majd a Módosít és Törlés gombokkal tovább alakíthatjuk.

Ügyféladatok típusai

• Alapadatok fülön egy ügyfélhez rendelhető szokásos számlázási, elérhetőségi, és postacím elemeken túl EU adószám lekérdezés indítható a VIES felületére, és emailes és skype-os kapcsolatfelvétel is kezdeményezhető.
• A Pénzügy fülön ügyfélhez rendelhető alapértelmezett fizetési mód, árkategória, kedvezmény adható meg és bankszámla adatok rögzíthetők.
• Megadható az alapértelmezett Számlatovábbítási mód, pl. elektronikus számlázás, mely számla rögzítéskor módosítható.
• A program egy ügyfélhez több Szállítási cím-et is tud kezelni.
• Egyéb fülön ügyfélspecifikus adatok vihetők fel: csak a programfelületen felbukkanó megjegyzés, a folyamatos szolgáltatás számlázásának jelzése (ez a számlaszerkesztőre van hatással), különböző beszállítói adatok adhatók meg pl. SAP kód, szállítói azonosító, stb. (ezek a bizonylat fejlécben, és a kibocsátói oldalon lesznek láthatók).

Műveletek egyedi ügyfelekkel

• A Boríték, és egyéb Nyomtatvány, pl. postai utalvány nyomtatása kezdeményezhető.
• A Dokumentum Kitöltő és Nyomtató Modul licensszel a Dokumentum gombon ügyfélalapú formalevelek kiállítása indítható.
• Az Üzenet gombon email vagy sms küldhető a Hírlevél illetve SMS Küldő modulok jelenlétében.
• A Szerződés gombon megjelenő ablakban kiválasztott ügyféllel kötött szerződéseket rögzíthetjük, ha szükség van szerződés szám bizonylaton történő ismételet feltüntetésére.

A táblázaton végezhető műveletek

• A táblázat felett a lista szűrése beviteli mező a listában felsorolt azon sorokat adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció.
• A táblázat alatti ikonsoron a felbukkanó súgók szerinti feladatok kezdeményezhetők: oszloposorrend módosítás, oszlopok elrejtése, ügyfál tábla exportja, vagy a ||| ikonnnal egyedi adatmezőket vehetünk fel.

Minden, a szoftverben előforduló tételt vagy szolgáltatást a törzsben fel kell rögzíteni. Új tétel rögzítése lehetséges ebben a menüben illetve a programban mindenhol, ahol a tételkiválasztó elem végén + nyomógomb látható.

Alapműveletek

• A Felvitel gombról felbukkanó ablak 5 füllel rendelkezik. A Felvitel - Tételek és szolgáltatások fő fülön megadható a nettó vagy bruttó ár, raktármodul esetén a beszerzési ár is. Rögzítendő az Áfa kulcs, a mennyiség egysége. Amennyiben éltünk a termékek, szolgátatások csoportba rendezésével, az új tételt csoportba kell sorolnunk. Ha a Fájl / Beállítások almeüben a Tételkezelés -nél kiválaszotttuk, itt megadható a tétel cikkszám, egyéb besorolás és vonalkód is.
• A NAV adatszolgáltatás kötelezően bekéri a Szolgáltatás és Közvetített szolgáltatás-ra való utalásokat, tehát amennyiben a tételre ezen kategória alá esik, jelölendő.
• A tételt billentyűzet helyett vonalkódolvasóval is felvihetjük.
• Ha engedélyeztük a Fájl / Beállítások / Raktár fülön, aktív az EKÁER súly határ számításához szükséges Egységsúly.
• A második fül a programban elérhető nyelveken is megengedi a termék/szolgáltatás megnevezés felvitelét .
• Az ADR fül a veszélyes áruk beállításáról szól, további két fülön hosszabb leírást adhatunk a termék mellé akár HTML kódban, illetve keresztreferencia számok rendelhetők a tételhez.
• Tömeges adatbevitelhez az Import gombbal népesíthetjük be adatokkal a törzset.
• Számlaírás közben is kattinthatunk a tétel felviteli felületre az Új tétel linkről.
• A tételadatokat kiválasztással a Módosítás és Törlés gombokkal tovább alakíthatjuk.

További műveletek

• Az ÁFA módosítás gombbal akár több elemet kijelölve vagy leszűrve tömegesen módosíthajtuk az Áfa kulcsokat. A gombra felbukkanó ablak lehetőséget ad az árak finomra hangolására, hogy megelőzzük a nehezen kezelhető szorzatok kialakulását.
• A Képek gombon felvett elemhez képet csatolhatunk,
• a Vonalkód lista megjeleníti az elemek vonalkódos listáját.
• Kizárólag az azt Fájl / Beállítások menüben kiválasztó felhasználó számára jelenik meg az IFA gomb, melyen az idegenforgalmi adó kezelése oldható meg.

A képernyő többi eleme a program egyéb listás felületeihez hasonló:

• A ||| ikonnnal egyedi adatmezőket vehetünk fel.
• A lista szűrése beviteli mező a listában felsorolt sorok azon adatait adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció.
• a további két ikonnal Az oszlopok ki/bekapcsolása és Táblázat mentése excel vagy szöveges fájlba műveletek végezhetők el.

A ProgramTECH MOST szoftverben jellemzően számos adatmező tartozik tételhez, ügyfélhez vagy bármely egyéb adathoz. Ugyanakkor előfordul, hogy a beépített adatmezők nem elégségesek. Ezt a hiányt oldja fel az egyedi adatmező funkció. Egyedi adatmezőt a Felhasználó hoz létre saját igényeinek megfelelően.

Alkalmazás ötletek

• számlák, szállítólevelek, díjbekérők és árajánlatok mellé jegyzetelési lehetőség
• tételek és szolgáltatás törzsben tételekkel kapcsolatos műszaki jellemzők rögzítése
• a dokumentum kitöltő modul segítségével nyomtatható formadokumentumokra is felvehetők az egyedi mezők, így pl. adásvételi szerződés nyomtatható az egyedi mezőben megadott további ügyféladattal

Hogyan működik?

Tételezzük fel, hogy az Ügyfelek törzsben szükséges ügyfelenként további adatokat is tárolni. Létrehozásuk:

• Belépés a Törzsadatok / Ügyfelek menüpontba
• Kattintsunk az ügyféllista táblázat alatti kis ikonok között a ||| ikonon megjelenő Egyedi mezők szerkezete menüpontra.
• A megjelenő új ablakban a Felvitel gombra kattintva vihetők fel új adatmezők az elnevezés, hogy kötelező-e vagy sem, az adattípusa megadásával. A fenti négy mező a lépés ismételgetésével hozható létre. Ugyanitt törölhető és módosítható már létező adatmező.
• A Bezár gombra kattintva a létrehozott adatmezők szerkesztése véget ér, az adott törzsadat tábla bezárul.
• Újra belépve az Törzsadatok / Ügyfelek menüpontba már az új mezők részei a táblázatnak, az ügyfelenkénti értékek a Módosítás gombon adhatók meg.
• Új ügyfél felvitele esetén a kötelező egyedi adatmezők bekérésre kerülnek.
• Van lehetőség az egyedi adatmezők értékeinek módosítására közvetlenül a táblázat alatt található ||| gomb Egyedi adatmezők értékei menüpont alatt.

A raktár készlet a készlet adatok böngészése menüben megtekinthető és módosítható is egyben, Ez nagyon gyakorlatias felhasználást tesz lehetővé. A munkavégzés közben feltárt készlet hibákat azonnal javítani lehet, viszont egy okot ki kell választani ami a módosítást szükségessé tette. A módosítás természetesen naplózásra kerül!

Az első bizonylat kiállítását megelőző 5 lépés:

1. Az online számlaadat szolgáltatás beállítása
2. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható.
3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
4. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
5. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások.
6. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével!

Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is.

Számla készítése

1. Bizonylat tömb kiválasztása. Tetszőleges számú tömb hozható létre. Pénznemenként külön tömböt igényel a program, ezt példázza az alapértelmezett HUF és EUR tömb.
2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető. Majd balról jobbra haladva kiválasztjuk a számlafejléc egyéb adatait, mint fizetési mód, teljesítés időpontja, fizetési hatráidő, számla nyelve, kétnyelvű számla esetén a másodlagos (kisebb betűméretben) nyelv kiválasztása. A Normál számla/Előlegszámla/Végszámla opció a normál számlán áll, állítani kizárólag előlegszámla illetve az azt elszámoló végszámla esetén szükséges.
3. Termék, szolgáltatás kiválasztása az Felvitel gombbal vagy a Felvitel + gombbal történhet. Az előbbivel a törzsbe előzetesen vagy számla írásakor felvitt terméket/szolgáltatást lehet behúzni. Az utóbbival lehetőség van
   • vonalkódolvasóval
   • kézi adatgyűjtőről (ZEBRA TC26)
   • szöveges fájlból (.csv formában)
   • a Bizonylatról funkción korábbi bizonylatról tételenként vagy egész bizonylatot, több bizonylatról behúzva
   • a Készletnyilvántartó Modul jelenlétében korábbi foglalásból

   
   tétel felvinni. A NAV adatszolgáltatáshoz szükséges a közvetített szolgáltatás megjelölése. Ha ilyen tételt számláz, módosítsa a tétel tulajdonságait a törzsben mielőtt azt felvinné a bizonylatra!

4. Tételsor kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
5. Ellenőrizzük a számla tartalmát az Előnézet gombon. Bezárásával a számla tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a számlát. Ekkor eldönthetjük, hogy később visszatérünk-e a félbehagyott számlához, vagy azt egészében eldobjuk.
   • A 8 cm-es keskeny számláról előnézet nem képezhető.
6. Első számla rögzítése előtt a program figyelmeztet a NAV adatszolgáltatás xmlekhez szükséges beállítások áttekintésére. Megnyílik a NAV záradék fül, mely párhuzamos szinten helyezkedik el a számla tartalmi elemei rögzítésére szolgáló füllel.
   • Többségünk számára egyiknek ennek nincs jelentősége: a Fenti paraméterek átnézve és a Mindig ez legyen lehetőséget ad arra, hogy a funkció használatát a továbbiakban a program ne kérje.
   • A felület 3 része az Általános, a Termékdíj átvállalás, és a Jövedéki adók fülek. Ezeken a különbözeti szabályozás alkalmazása (valamint betét díj, légiút szolgáltatás), a környezetvédelmi termékdíjjal, illetve jövedéki termékkel kapcsolatos kitételek esetén szükséges xml-ben megjelenítendő beállítások kezelhetők.
   • Különbözet szerinti szabályozás esetén számlán kötelezően feltüntetendő elemeket továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából!
   • Termékdíjas kötelezettség, jövedéki termék forgalmazása esetén tesztelje a szoftvert és ellenőrizze a NAV xml-t, mert minden részletszabályt és ezzel felhasználási esetet szoftverünk nem fed le!















7. Ha elfogadjuk a Rögzít gombot, a számla visszavonhatatlanul elkészül.

Számlák módosítása, előleg és végszámla kiállítása

Számla módosítása helyesbítéssel vagy érvénytelenítéssel történik. Előleg- és végszámla kiállítása szintén speciális beállításokkal részben automatizált.

• a helyesbítés menete
• a stornózás menete
• az előleg-, és végszámla kiállítás menete

További lehetőségek számla adattartalma, rögzítése kapcsán

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. Az Áfa törvény 169.§-a meghatározta kötelező kitételek - például közösségi értékesítés, adómentesség vagy különbözet szerinti adózás esetén szokásos hivatkozások - a Bizonylatok / Új számla készítése / NAV záradék fülön vagy a Bizonylatok / Új számla készítése / Felvitel / Módosítás / NAV adatszolgáltatás paraméterei felületen történt adatbevitel ellenére a bizonylatzáróban is megadandó.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés, szerződés adatai és egyéb fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát; valamint kiválaszthatjuk, megadhatjuk vagy szerkeszthetjük az ügyféltörzsben korábban rögzített szerződésszámot, egyéb a számlán nem, de a számlainformációkban megjelenő és kereshető megjegyzés adható itt meg.
• A Csatolt dokumentumok fülön csatolható irat a bizonylathoz, mely E-számla Modul jelenlétében a számlával párhuzamosan kiküldésre kerül a partnerhez, a Dokumentumkezelő Modullal pedig iktatható.
• Rögzít-éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk a 2.4.0 verziótól. Az így továbbított számla papír alapú számla marad, a papír alapú megőrzési kötelezettségre és a számlaemailben látható pdf állomány kinyomtatására fel kell hívni a befogadó figyelmét. A megfelelő modulok megléte esetén aktív az E-számla és EDI továbbítási opció is. Az emailes továbbítás feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét,
  • a Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben adott tömbön kikapcsolatuk a példányszámozás és az aláírás funkciókat.
• Saját példány számát megadhatjuk, felülírva a Bizonylat tömbök beállítását
• Árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről
• Beszállítói azonosítók, pl. SAP kód, szállítói szám is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azokat felvitték.
• Ha kilistázzuk és kijelöljük a számlát a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Érvénytelenít gombjával automatikusan stornózhatjuk.
• Ha kilistázzuk és kijelöljük a számlát a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával tudathatjuk a programmal, hogy követelésünk már nem áll fenn partnerünkkel szemben.
• A Bizonylatok / Bizonylatműveletek almenüből tetszőleges bizonylat tartalmi elemei szerkesztőfelületre Másolásával sok tételes számla kiállíátásnak folyamata felgyorsítható.
• Számla automatikusan generálható a Pénztárgép / Nyugta alapján számla nyomtatása almenüjében vagy pénztrágépes illetve tételes listás blokkos eladásról az azonos nevű almenü azonos elnevezésű gombján.

Négy feladattípust lehet kezdeményezni a Bizonylatok / Bizonylat műveletek felületen:

1. korábban rögzített bizonylatokkal végezhetők műveletek,
2. különböző szűrésekkel csoportosíthatjuk, szűkíthetjük a bizonylatlistát és a fenti műveleteket ezekre vetítve célzott információt szűrhetünk le,
3. gyorsan kapunk számszaki adatokat,
4. a ||| ikonnnal egyedi adatmezőket vehetünk fel, és
5. mint minden egyéb táblázatos felületen a listázott sorokat
   • külső programokba küldhetjük a Táblázat mentése Excel vagy szöveges fájlba
     ikonnal.
   • A táblázat oszlopai szerkeszthetők: az oszlopok be/kikapcsolhatók és sorrendjük beállítható az ikonon.
   • a sorok mennyiségét, a szűrés lehívásának időigényét mutatják a számlálók és betűtípust is változtathatunk.
6. számlákat pdf fájlba másolhatunk egyesével vagy tömegesen

Műveletek

1. A felüt táblázat feletti jobb felső sarkában látható a NAV Online számla menü, a valósidejű online számla adatszolgáltatás folyamatának és eredményének monitorozására. Ez a funkció kiegészíti a táblázatoszlopban megmutatott adatszolgáltatás tranzakcióazonosítót és státuszt. Bővebb leírása a számlázó program funkcióknál olvasható.
2. A felület jobb alsó sarkában látható Nyomtat / Néz gombbal
   • megtekinthető a kijelölt bizonylat illetve
   • másolat nyomtatható, valamint
   • a bizonylatról xml fájlt készíthetünk.
   • Bizonylatok tételeiről tételes összesítést is kérhetünk, valamint
   • vámtarifaszám / egyéb besorolás szerinti bontásban is csoportosítást hívhatunk le.
   • A Készletnyilvántartó Modullal ez utóbbi kimutatáshoz tömeg is kiszámításra kerül, mely támogatja a fordított adózás értékesítések adatszolgáltatását.
   • Időszaki listát kérhetünk le számláinkról és
   • időszaki Áfa listát is nyomtathatunk.
3. Kiválasztott bizonylat címzettje adataihoz jutunk az Ügyfél adatlap gombon.
4. A Teljesítés gombbal
   • a számla kifizetését, azaz pénzügyi teljesítését jelezhetjük a program felé, és/vagy
   • nagyobb szervezetnél lehet szükséges adott bizonylat teljesíthetőségét, azaz további feldolgozhatóságát jelezni.
   • A nem számla típusú bizonylatok esetén további funkciója is van e gombnak: az ügyvitel következő lépcsőfokán használatos bizonylatba fordítható: árajánlatból megrendelés vagy szállítólevél, díjbekérő vagy számla, szállítólevélből díjbekérő vagy számla, díjbekérőből számla készíthető az adatok ismételt felvitele nélkül. Az átadott és nem átadott mennyiségek a kulcs a bizonylat telejesítettségére vonatkozólag. Egy nem átadott mennyiség szállítólevélről például nyitott, nem számlázott szállítólevélnek számít. Ugyanez egy megrendelés esetében nem teljesített megrendelés. A forrásbizonylat sorszámára is hivatkozhatunk a kiállított új bizonylaton automatikusan.

5. A Másolás gombbal adott bizonylat tartalma átvihető egy új bizonylatra és bármely ponton szerkeszthető. Hasznos funkció nagy mennyiségű hasonló adattartalom rendszeres bizonylatolásakor, amikor az előzővel ellentétben nincs logikai kapcsolat bizonylatok között. Helyesbítő (külön jelölendő a felületen!) számla kiállítására vagy folyamatos szolgáltatás számlázására is ez a megoldás.
6. Az Érvénytelenítés gombbal tudunk stornózni.
7. A Módosítás gomb
   • Mennyiség módosítása lehetőségén a Beállítások / Tételkezelés menüben történt engedélyezés esetén már rögzített nem számla típusú bizonylatokon a tétel mennyiségek korrigálhatók,
   • Nem számla típusú bizonylat esetén a bizonylattömb paraméterezésben megadott engedély alapján utólagosan a Bizonylat módosítása egyéb elemeiben is lehetséges.

   
   A bizonylat módosítás csak a bizonylatra vonatkozik, készlet mozgást nem eredményez. Amennyiben a készletet is mozgatni kell, akkor új bizonylatot kell készíteni.

Szűrések

A felület felső régiójában olvasható szempontok szerint lehet szűrni (szűkíteni, keresni) kiállított bizonylat listát:

1. Bizonylat típusa
2. Bizonylat tömb
3. Pénznem
4. Ügyfél adat
5. a Kelt, Teljesítés dátuma és a Fizetési határidő, Kifizetés dátum időszaka
6. Fizetési mód
7. Kifizetés státusza, ezen belül a lejárt kintlevőségek
8. Feldolgozás státusza
9. Tételes megjelenítéssel a bizonylatokon szereplő tételsorokkal és azok minden paraméterével bővül a részletezettség
   • Ezen belül Áruk és Szolgáltatásokkülönválaszthatók, vagy
   • Áfa kulcsonként tovább szűrhetünk.
10. E-, és távszámla típusú továbbítású státusz
11. külön jelölőnégyzettel kérhető, hogy az Érvénytelenített és érvénytelenítő bizonylatokat is mutassa a szűrés
12. További szűkítési lehetőség a lista szűrése beviteli mező, mely a listában felsorolt sorok azon adatait adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció. A Tételes megjelenítés szűréssel kombinálva például termék/szolgáltatás nevére, megjegyzés rovatára, egyéb termék azonosítóra, értékesített mennyiségre kereshetünk.
13. Az Hírlevél Küldő Modul jelenlétében aktív Emailgombon a kiválasztott ügyfeleknek azonos tartalmú email vagy fizetési felszólítás küldhető.

14. A bizonylat módosítás csak a bizonylatra vonatkozik, készlet mozgást nem eredményez. Amennyiben a készletet is mozgatni kell, akkor új bizonylatot kell készíteni.

Értékesítési adatok lekérése

A képernyő jobb alsó térfelén két kimutatás csoport látható.

• Egyik Gyorsinfo néven a számlázott értékesítések Nettó, Bruttó, Áfa, valamint a Kintlevőség összegét mutatja. Ez a kimutatás a kijelölt sorokra, kijelölés hiányában a táblázat egészére vonatkozik. A frissítés ikont leolvasás előtt mindig kattintsuk.
• A másik csoport a képernyő jobb szélén olvasható Darab, Összeg és Átlag mezőkből áll, a listában kijelölt(!) szám értéket tartalmazó cellákkal dolgozik.

Az értékesített vagy kiajánlott, kiszállított termékek, szolgáltatások forgalmi (mennyiség, érték) adatai kérhetők le ezen a felületen a szokásos paraméterekre, azaz:

• időszakra
• bizonylat típusára
• pénznemre
• bizonylat tömbre.

Ezen szűkítéseken túlmenően az adatok lekérhetők

• partnerekre összevontan (szűrés szerinti aktuális ügyletek ügyfelenként összesített adata)
• termékekre összevontan (szűrés szerinti aktuális ügyletek termékenként/szolgáltatásonként összesített adata)
• termék csoportokra összevontan (szűrés szerinti aktuális ügyletek termékenként/szolgáltatásonként összesített adata).

Ahogy a Lekérdezések menü összes adata, hasábgrafikonnal, értékkel vagy érték nélkül, és táblázatban számadattal is meg van jelenítve. A grafikon nyomtatható, a táblázat exportálható táblázatkezelő felé.

A Lekérdezések / Pénzforgalmi adatok / Bevételek menüpontban automatikusan mutatja bruttó érték és választható időszak, mint nap, hét, hónap, negyedév vagy év által képzett koordinátán a bevételt. Az Előző év azonos időszakára is lehet tükrözni az adatot. szűkíthető az adatforrás számlázási cím szerint, és termékekre. Nem csak Grafikonon oszlopban, hanem érték szerint Táblázatban is választható a megjelenítés.

A Lekérdezések / Ügyfél kimutatások almenü Leggyakrabban vásárló ügyfelek eleme automatikusan mutatja számlák száma és ügyfél neve által képzett koordinátán a cím adatot. Az ügyfelek szűkíthetők lakhely szerint, és a hozzájuk kapcsolható számlák szűkíthetők termékekre. Nem csak Grafikonon oszlopban, hanem érték szerint Táblázatban is választható a megjelenítés.

A Lekérdezések / Tétel kimutatások almenü Leggyakrabban vásárolt tételek eleme automatikusan mutatja számlák száma és tétel neve által képzett koordinátán az adatot. Az adatforrás szűkíthető bizonylat vevője telephelye szerint, és termékekre. Nem csak Grafikonon oszlopban, hanem érték szerint Táblázatban is választható a megjelenítés.

A Lekérdezések / Ügyfél kimutatások almenü Legmagasabb értékben vásárló ügyfelek eleme automatikusan mutatja bruttó érték és ügyfél neve által képzett koordinátán a cím adatot. Az ügyfelek szűkíthetők lakhely szerint, és a hozzájuk kapcsolható bruttó érték szűkíthető termékekre. Nem csak Grafikonon oszlopban, hanem érték szerint Táblázatban is választható a megjelenítés.

A Lekérdezések / Tétel kimutatások almenü Legnagyobb értékben fogyó tételek eleme automatikusan mutatja bruttó érték és tétel neve által képzett koordinátán a cím adatot. Az adatforrás szűkíthető bizonylat vevője telephelye szerint, és termékekre. Nem csak Grafikonon oszlopban, hanem érték szerint Táblázatban is választható a megjelenítés.

A Hessyn Kettős, az Infotéka Kontír.Net, a KulcsSzoft Könyvelés, a Libra Főkönyv és Pénzügyi Rendszer, a NivoSoft, a Novitax NTAX, a QualitySoft, az RLB-60, a Ten-Soft Kettős könyvviteli szoftverek felé készült el adatátadó segédprogram (ezen dokumentáció írásáig, a lista folyamatosan bővül). Amennyiben könyvelője ezen szoftverek valamelyikével dolgozik éljen a lehetőséggel! A funkció használatához szükséges a Hálózati és Bejelentkeztető Modul.

1. A Fájl / Adatátadás könyvviteli szoftver felé menü felbukkanó párbeszédablakában elkészítjük a számlákat tartalmazó fájlt
   • kivásztjuk a könyvvelőprogramot, majd
   • kiválasztjuk a mentési könyvtárat
     • az alapértelmezett hely felül is írható tetszőlegesen kiválasztott meghajtó, mappa, almappa ékezetek és speciális karaktereket mellőző elnevezével
   • megadható a számlatömb, kelt dátum, stb a könyvelésre küldendő számlák szűréséhez.
2. Az elkészült fájl beolvasható a könyvelőszoftverbe
   • ezt a könyvelőszoftver felhasználói segédletében írtak szerint kell elvégezni - RLB esetén például a MOST-ban létrehozott KSZLAKET.DBF nevű állományt kell átadni a Könyvelés / Vevő számlák automatikus
     könyvelése menüpontjában (852-es kódlap).

Felhasználói csoport létrehozása

A program működéséhez való hozzáférési engedélyek kiadásának első lépése felhasználói csoport létrehozása. A különböző engedélyeket nem felhasználóhoz, hanem csoporthoz kötjük. A felhasználói csoport létrehozásának módja:

1. a Törzsadatok / Felhasználó csoportok menüben
2. a jobb alsó sarok gomsorán a Felvitel gombbal nevet adunk a csoportnak, például Könyvelés vagy Pénzügy

Egyéb műveletek

• A jobb oldali gombsoron értelemszerűen a gombra kattintással elvégezhető a gomb nevében utalt tevékenység.
• A bal oldali gombsoron levő Import gombbal korábbi ügyviteli rendszerből, egyéb listából hozhatók át begépelés nélkül felhasználók.
• Az ablak egyéb elemei fölé víve az egeret felbukkanó súgó jelzi a lehetőségeket:
  • táblázat mentése külső fájlba
  • táblázat oszlop sorrend változtatása, oszlop elrejtése
  • táblázat sorai közötti mozgás
  • keresés a táblázatban
  • adatok szűrése minimum 3 karakter megadásával

A Hálózati és Bejelentkeztető Modul -lal létre hozható felhasználó, bejelentkező névvel, jelszóval. Példaként hozzunk létre Alma pénzügyi munkatárs és Málna könyvvizsgáló számára belépési lehetőséget.

1. A Felvitel gombra kattinva
2. a felhasználót be kell sorolni Felhasználói csoport elnevezése mezőben felhasználói csoportba.
   • Alma esetében például kiválasztjuk a 'pénzügyi' csoportot, ha nincs akkor létrehozzuk a 'pénzügy' csoportot a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Felhasználói csoportok almenüben. Málna felhasználói fiókja létrehozásakor a 'könyvelés' csoportot válasszuk ki, vagy hozzuk létre, majd választjuk ki.
3. Majd megadjuk nevét, bejelentkező nevét és jelszavát.
   • Az email cím megadása a Dokumetumkezelő Program Modul esetén lényeges, például, ha szeretnénk az iktatott vagy iktatandó iratot az érintettnek emialen is elküldeni.
4. Ha szeretnénk, ha a létrehozott felhasználók csak saját fiókjukon keresztül mozogjanak a programban, változtassuk meg a nyilvános Rendszergazda felhasználóhoz tatozó 1234 jelszót a Módosít gombbal.

A program megnyitáskor felnyíló Bejelentkezés ablakban Alma és Málna saját felhasználói neve és jelszava birtokában léphet be. A Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Engedélyek almenüben határozhatók meg konkrétan a tevékenységek, amelyet Alma, mint 'pénzügy' -i csoporttag, Málna, mint 'könyvelés' csoporttag végezhet.

Itt alakíthatók ki a felhasználói jogosultságok, azaz a program különböző szintű részleteibe történő betekintés, beavatkozás fokozatainak megadása történik itt.

A ProgramTECH MOST felhasználó azonosítása és engedélyezési módszere

• Jogosultságok, azaz korlátozott hozzáférés kiosztása és felhasználó azonosítás, azaz több felhasználó létrehozása a Hálózati és Bejelentkeztető Modul része.
• Az alapmodulban egy felhasználó van: felhasználói csoportja Rendszergazda, neve Rendszergazda, jelszava 1234. A név nem megváltoztatható. A jelszó igen, ha ezt a felhasználó feülírja, jelszavát kizárólag ő fogja ismerni.
• A Rendszergazda, illetve a rendszergazda felhasználói csoportban létrehozott további felhasználók jogosultsága teljeskörű, azt szűkíteni nem lehetséges.
• További felhasználók létrehozása jogosutlságok meghatározását feltételezi. Alaphelyzetben minden rendszergazdai csoporttól eltérő felhasználó zéró hozzáféréssel bír.
• A program bejelentkezéskor felismeri a felhasználót, ha a Fájl / Saját jelszó és belépés módja almenüben a Jelszó megjegyzése és azonnali belépés opciót jelöljük.
• Ugyanitt megváltoztathatjuk jelszavunk.
• A Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Engedélyek jogosultságkezelése tevékenységekre szól. Bizonylatokra és iktatókönyvekre is be kell állítani a hozzáférési lehetőséget a Törzsadatok / Bizonylat tömbök engedélyei Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek engedélyei almenükben.

Jogosultságok beállítása

Példaként adjuk meg Alma pénzügyi munkatárs és Málna könyvvizsgáló számára a társaságunk számláival kapcsolatos engedélyeit.

1. Felhasználói csoport kiválasztása
   • Jogosultságot nem felhasználó személyéhez, azaz Almához vagy Málnához, hanem felhasználói csoporthoz kötünk. A jogosultságok beállításának feltétele a például 'pénzügy' és 'könyvelés' felhasználói csoportok előzetes létrehozása a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Felhasználói csoportok almenüben.
2. A Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Engedélyek almenüben a Főmenü elem szövege elemlistából válasszuk ki a főmenüt, amelyen belül különféle tevékenységekre különféle engedélyeket adhatunk ki
   • A mezőből jelöljük ki a menüt (akár a program egészére, az összes menüre meghatározhatók az engedélyek egy táblában az Összes választásával), példánkban a Bizonylatok főmenüre van szükség a számlázással kapcsolatos engedélyek meghatározásához.
3. Az Almenü elem szövege oszlopban szűkítsük tovább a beállítandó funkciót
   • Példánkban az Új számla készítése almenüben történő tevékenységre szeretnénk fókuszálni, tehát ezt válasszuk ki.
4. A Módosítás gomb majd,
5. a felbukkanó ablakban Megtekint, Felvitel, Módosít, Törlés tevékenyeségek engedélyezhetők a jelölőnégyzetek pipálásával.
   • Példánkban Alma esetében az 1. lépésben kiválasztott 'pénzügy' felhasználói csoporthoz az összes tevékenységet engedélyezzük az Összes be- vagy kikapcsolaása jelölőnégyzettel. Málna számára az 1. lépésben a 'könyvelés' felhasználói csoportot kell kiválasztanunk, majd a 4. lépésben az Új számla funkciói közül csupán a Megtekint -re adunk módot. Könyvvizsgálónk számlákat nem vihet fel, nem módosíthat.
6. Rendben gombon véglegesítjük a beállítást.
7. Ha ezek után ki-, majd belépünk a programba Alma felhasználóként, azt tapasztaljuk, hogy az Új számla készítése almenü még mindig szürke, még nem tud Alma számlázni. A Törzsadatok / Bizonylat tömbök engedélyei felületen is meg kell adnunk Alma felhasznlói csoportja számára a hozzáférést.

A könyvvizsgáló vagy egyéb adóhatósági vagy szabványhoz történő igazodáshoz szükséges auditor számára hasonlóképpen biztosíthatunk hozzáférést ügyviteli rendszerünkhöz, ha az rendszeres időközönként történik és automatizálni szeretnénk.

A Hálózati és Bejelentkeztető Modultól elérhető funkció. Itt készíthetők el a tömegesen is kiküldhető direkt marketing szövege, de a fizetési felszólító minta levelek is. A szövegek rendelhetők bizonylattípushoz is.

A Hálózatos és Bejelentkeztető Modul esetén lehetséges használni.

• Saját jelszavunk megváltoztatásához szükséges korábbi jelszavunk ismerete.
• Felhasználó törlése a visszakereshetőség és megbízhatóság biztosítása miatt nem lehetséges.
• Az engedélyek nem változnak, illetve csak abban az esetben változtathatók, ha erre megvan felhasználó jogosultsága.
• Kizárhatjuk magunk, ha jelszavunk elfelejtenénk!

A PTGSZLAH nevű formanyomtatvány számára adhatók át adatok ezzel az almenüvel. A felbukkanó ablakban értelemszerűen paraméterezhető az adatátadás. Kizárólag a Törzsadatok / Fizetési módok / Befizetés pénztárba típúsú készfizetéssel kiállított számlák adatai mennek át. Bővebben a funkcióról itt írunk: http://most.programtech.hu/nav_ptgszlah_adatlap_kitolto

A Hálózati és Bejelentkeztető Modultól elérhető funkció a Bizonylatok menüben webáruházból indított bizonylatolásra. Párbeszédablak kéri be a webes felület megfelelő tranzakciójához vezető azonosítószámot, a Beállítások link a Fájl / Beállítások almenü Webáruház lapján megadott URL-ről. A Rendben gombbal a pl. számla készítés felületre jutunk, ahol már beolvasta a program a webes felületi tranzakció adatait, a számlát csak rögzíteni kell.

Lehetőség van:

• az adatátadó programban beállítani, hogy melyik - számla, szállítólevél, díjbekérő, stb - bizonylattípusra kerüljenek a megrendelés adatai, vagy
• a párbeszédablakban kiválasztani és a "Mindig ez legyen" lehetőségen rögzíteni a bizonylattípus választást.

Ebben a Hálózatos Modul-tól elérhető almenüben meghatározhatja a rendszergazdai jogosutlságokkal bíró felhasználó, hogy a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek almenüben létrehozott felhasználók, és jogosultságaik mely bizonylattömbökre értendő.

Alapértelmezésben mindenki mindent

Alapesetben minden felhasználó csoport tagjai (azaz felhasználók) minden bizonylattömbben dolgozhatnak. Ezt úgy kell elképzelni, mint ha a szállítótömböt az asztalon hagyva, abba "bárki" írhat számlát, bárki fellapozhatja. Ha ez a működési mód megfelelő, akkor ennek a listának üresnek kell lennie.

Mindenki csak azt amire engedélyt kap

Ha például a pénzügy csoport Mihály felhasználója bizonylat megtekintési és módosítási, jogot kapott, itt specifikálhatjuk, hogy mely tömbön belüli bizonylatokra vonatkozik ez az engedély. Viszont ha felvittünk egy szabályt, akkor már csak a megengedett csoportok felhasználói dolgozhatnak a megengedett tömbbe. Ha Mihály-on felül mást is szeretnénk, hogy számlázhasson, akkor az ő csoportját is hozzá kell adni. Azaz ami nincs engedélyezve, az tilos.