A Telefon Modul segítségével a telefonos beszélgetések integrálhatóak az ügyviteli rendszerbe. A visszakövethetőség és a könnyű keresés átláthatóvá teszi az amúgy egyébként jellemzően áttekinthetetlen és elfelejtett telefonbeszélgetéseket. A hívások indítása és fogadása nem kézibeszélőn vagy mobiltelefonon történik, hanem a számítógépen.

A Telefon Modulra tekinthetünk mint egy VoIP kliens, softphone, vagy bejövő és kimenő hívásokat hívásokat kezelő callcenter programra.

Callcenter funkciók pillanatok alatt Minimális ráfordítással rengeteg szolgáltatás érhető el, a beérkező és indított hívások követhetőek, átláthatóak, nincs elfelejtett visszahívandó ügyfél. A telefonhívások az interneten keresztül, VoIP szolgáltató igénybevételével történik. Van lehetőség saját PBX telefonközpont beüzemelésére is, ezzel kialakítható a várószoba, átkapcsolhatóak lesznek mellékenként a hívások és IVR (menürendszer) is kialakítható. Elegendő egy VoIP telefonszám, ezen keresztül egy időben több hívás is kezelhető, az ügyfél csak egy telefonszámot lát, azon keresztül éri el az ügyfélszolgálatot. A hívásnapló közös, így a munkatársak tudnak egymás hívásairól, betekinthetnek a jegyzetekbe, nem kell az ügyféllel minden újrakezdeni.

Mikor érdemes használni?

• sok elsősorban bejövő telefonhívás esetén
• a hívásokat többen fogadják és indítják
• ha elvesznek információk, félreértések történnek
• fontos információk hangzanak el, melyek később fontosak lehetnek
• cetliken és füzetben jegyzetelés megszüntetése
• információ megosztás automatizálása

Telefon Modul funkciók

• több számítógépen azonos vagy eltérő telefonszámok kezelése
• bejövő telefon hívások fogadása, bejövő callcenter
• kimenő telefon hívások indítása
• telefon hívások dokumentálása, beszélgetés alatt szöveges jegyzet készítése
• beszélgetés közben előzmények, korábbi beszélgetések jegyzetei láthatóak
• nem fogadott hívások naplózása és visszahívások kezelése
• nem fogadott hívások automata bejelölése, ha azóta volt az ügyféllel sikeres hívás
• hangrögzítés
• hívások csoportosítása (reklamáció, megrendelés, érdeklődés, stb...)
• beszélgetés napló, mindösszesen vonalban töltött idők, felhasználóra és cégeke is
• átkapcsolás és némítás funkciók
• teljes integráció az ügyviteli szoftver többi moduljához
• bejövő hívás esetén azonnal látható, hogy az adott telefonszámmal utoljára ki és mikor beszélt
• bejövő hívás esetén azonnal látható az ismert ügyfél neve
• hívások visszakeresése telefonszám, ügyfél név vagy bármilyen ismert adat alapján

Szükséges dolgok

• Windows 10 számítógép, telepített ProgramTECH MOST szoftverrel
• Internet kapcsolat
• Fejhallgató mikrofonnal
• VoIP előfizetés (például: ephone.hu és még sokan mások)

Bejövő hívás fogadása

A Telefon Modul érzékeli a bejövő hívást és ablakot dob fel a hívás kezelésére. Az ablakban látható a hívó telefonszáma, neve (ha ismert) és az esetleges előzmények is.

Telefon Modul - bejövő hívás fogadása

Beszélgetés közbeni jegyzetelés

A beszélgetéssel azonos időben lehetőség van a megbeszéltek jegyzetelésére. Ezzel párhuzamosan hangfelvétel is készíthető. A begépelt jegyzet visszakereshető, így az esetleg begépelt azonosítók alapján később a beszélgetés könnyen megtalálható.

Telefon Modul - hívás közben jegyzetelés

Hívásnapló

A kimenő és bejövő hívások adatai könnyen áttekinthetőek. Szükség esetén bármely begépelt adat kereshető. A beszélgetések ideje több szempont szerint összesíthetőek, grafikusan is megjeleníthetőek.

Telefon Modul - hívás adatok összegzése