Modulos felépítésű ügyviteli szoftver.
+36 94 900 025 - Letöltés - Távsegítség kérése

Dokumentumkezelő Program Modul

Akár egyedül dolgozik, akár egy csapat működik közre a vállalkozás iratainak kezelésében, a MOST Dokumentumkezelő szervezetre szabható keretben támogatja a vállalkozás belső, külső és kimenő iratai átlátható elektronikus dokumentum kezelését. Iktasson papír alapú, elektronikus vagy e-mail formátumú iratot, a csatolt dokumentumokat tetszés szerinti bonyolultságban vagy egyszerűséggel kategorizálja és iktatja. Ha szükséges továbbít, másolatot küld, elintéz, határidőt szab. Biztosítja a gyors keresést. Tevékenységet naplóz, jogosultságot szab.

Milyen problémákat old meg a dokumentumkezelő?

Dokumentumok vagy azok másolatainak tárolása

Minden beérkező, belső vagy kimenő dokumentumot - pontosabban annak elektronikus másolatát - a dokumentumkezelőbe érdemes iktatni, tárolni. Az iktatás iratonként maximum 1-2 perc. Ezzel az egyszerű lépéssel megoldható a dokumentum vagy annak másolatának tárolása. Ezentúl nem szükséges, hogy az iroda aktákkal legyen tele. A Dokumentumkezelő Modul rendelkezik beépített szkenner funkcióval, így az iktatás a szkennelés során fájlok csatolgatása nélkül elvégezhető. Az iktatás során becsatolt fájlokra a dokumentumkezelő szoftvernek már nincs szüksége, annak másolatát adatbázisban, megfelelően védett módon biztonságosan tárolja.

Dokumentum elosztása, továbbítása címzettek felé

A Dokumentumkezelő Modul gondoskodik a dokumentumok elosztásáról is. Feleslegessé válik a fénymásolás, faxolás, ezzel közvetlenül is irodai kellékanyag költséget és jelentős munkaidőt takarít meg. Minderre azért van lehetőség, mert a dokumentumok elosztása számítógépen történik. Túl azon, hogy a fénymásolással és elosztással kapcsolatos feladatokat nem kell elvégezni, ezen felül még naplózza is a Dokumentumkezelő Modul a megtekintéseket, így nyomon követhető a dokumentum útja, története. Természetesen mindenki csak a rá tartozó dokumentumokhoz fér hozzá!

Határidő figyelés

Gyakori eset amikor egy dokumentummal kapcsolatban valamilyen egyéb feladat társul, melynek elintézési határideje és felelőse is van. A Dokumentumkezelő Modul folyamatosan figyeli ezeket a határidőket. Abban az esetben ha a határidő lejár, akkor figyelmeztetést küld. A figyelmeztetést akkor is meg tudja jeleníteni a ProgramTECH MOST, ha a felhasználó nem lépett be a szoftverbe, de dolgozik a számítógépén. Ez a funkciót a ProgramTECH MOST Emlékeztető Modul-ja biztosítja. További lehetőség, hogy a lejáró feladatokról emailt kap az érintett felhasználó. A lejáró és/vagy lejárt feladatokat az iktatást végző személy is felügyelheti, így az ő részéről is van elvi lehetőség a szükséges intézkedések megtételére.

Villámgyors keresés és találat

A fenti leírt felgyorsított ügymeneten felül a Dokumentumkezelő Modul használatának pozitív mellékhatása, hogy a dokumentumok tényleg pár másodperc alatt megtalálhatóak. A keresés lehet Egyszerű és Összetett keresés. Az egyszerű keresés során a keresés egy megadott kifejezés -például egy rendelés sorszáma, segítségével történik. A Dokumentumkezelő Modul minden adatmezőben keresi a megadott kifejezést és visszatér azokkal a dokumentumokkal amelyek esetében valahol szerepel bennük az adott kifejezés. Az Összetett keresés segítségével bonyolultabb szempontok szerint is lehet keresni, de a leggyakorlatiasabb az Egyszerű keresés.

Egyszerű keresés a Dokumentumkezelő Modulban.

A dokumentumkezelő egyszerű és összetett keresési módja gyors és nagyon hatékony keresést tesz lehetővé. A százezres nagyságrendű dokumentum szám sem probléma.

Dokumentumok elérése interneten keresztül

Ezentúl nem kell minden üzleti megbeszélés előtt azon gondolkodnia, hogy milyen dokumentumokat is vigyen magával a megbeszélésre, mert az egész irattár Önnél lehet! Rendszerünk lehetővé teszi, hogy mind dokumentumait, min a számláit és minden egyéb adatot ami a ProgramTECH MOST rendszerben benne van, azt villámgyorsan megtalálja. A felhasználói felület egyszerű, bármilyen eszközön (tablet, mobil, netbook, laptop, stb...) működik, bármilyen operációs rendszerrel. A szolgáltatás elérésének egyetlen feltétele, hogy Ön rendelkezzen Adatbázis tárhely szolgáltatás-unk előfizetésével. Ezen keresztül adatait bárhonnét bármikor elérheti, csak internet kapcsolat szükséges.

Dokumentum iktatása és keresése

A ProgramTECH MOST Dokumentumkezelő Modulja segítségével a papír és elektronikus alapú dokumentumok is rendszerezhetőek, azokhoz határidő rendelhető. Az elosztást is megoldja, sőt követi is. A keresés nagyon gyors és egyszerű. Adattárhely szolgáltatásunk megrendelése esetén a dokumentumok mobiltelefonról is lekérhetőek.

Dokumentumkezelő Program Modul funkciók:

  • Korlátlan számú iktatókönyv, dokumentum és felhasználó.
  • Az iktatott dokumentumok iktatókönyvekbe szervezhetőek. Az iktatókönyvekhez jogosultságok állíthatóak be. Egy vállalkozás több iktatókönyvet is vezethet, minden felhasználó csak a számára engedélyezett iktatókönyvhöz fér hozzá.
  • Iktatás
  • Tetszőleges kategóriák
  • Egyszerűbb vagy bonyolultabb szerkezetű iratazonosítás iktatókönyv, tárgy, kulcsszó és megjegyzés rovatok tetszőleges hasznosításával. Tanácsos az Iratkezelési Szabályzattal konzultálni a Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek illetve Iktatókönyv tárgyak létrehozása előtt. Ha tárgy a törzsben nem létesült, akkor a tárgy is, egyebek pedig, mint pl. kulcsszó, ügyfél iktatás közben is megnevezhető. Mindkét módszerrel a már nevesített kategóriák kiválaszthatók iktatáskor.
  • Fájl csatolása
  • Egy vagy több papír alapú, elektronikus vagy e-mail dokumetum szkennelése, akár egész mappa tallózása vagy 'fogd és vidd' behúzása által. Közvetlen kapcsolódás a szkennerhez. Beolvasással párhuzamosan iktathat.
  • Elintézés, átadás és másolat küldés
  • Téves iktatás vagy módosítás
  • Az Ön által választott módon az iktatott dokumentumok módosíthatóak is lehetnek. Abban az esetben ha növelni szeretné a folyamatok átláthatóságát és a beszámolhatóságot, akkor ezt a funkciót ne kapcsolja be. Törölni nem lehet iktatott anyagot, a rossz adatokkal iktatott dokumentumok tévessé tétellel újra iktathatóak.
  • Iktatott dokumetumok keresése
  • Gyors keresés bármely iktatáskor rögzített ismérv alapján. Akár az összes iktatott tétel felhozható, áttekintést adva az iratkezelési rendszerről.
  • Iratlista
  • Akár egész iktatókönyvről akár időszakról, pl a könyvelőnek szánt iktatott anyagról, vagy egy adott ügyről, vagy ügyféllel folytatott tevékenységet dokumentáló iratokról.
  • Tevékenység napló megtekintése
  • Visszatekinthet adott számla vállalton belüli sorsára, ellenőrizheti, hogy mikor foglalkozott utoljára egy árajánlattal, mely munkatárs tekintett meg, kinek lett átadva elintézésre, ki kapott másolatot egy dokumentumról.
  • Elintézési határidők követése
  • Eltérő jogosultsági szintek meghatározása

Kifejezetten vállalkozások számára készült, iratkezelési, archiválási és elosztási feladatok megoldására.