A Számlázó Program Modul segítségével egy számítógépen is, egyszerre több árajánlat, szállítólevél, díjbekérő vagy számla készíthető. Továbbá ezen bizonylatok befejezése sem kötelező, azok félész állapotban elmenthetőek, bármikor folytathatóak. Ez utóbbi esetben a bizonylatok kiválasztása eddig csak ügyfél és kezdés dátuma alapján volt lehetséges.

Több ügyfelünk is a fenti funkciót arra használta, hogy a bizonylatokat előre megírja, majd amikor az szükséges, akkor már csak - az esetleges apróbb módosítások elvégzése után kinyomtatja.
Mostantól a kiválasztás sokkal több szempont szerint lesz lehetséges, valamint keresni, szűrni is lehet a félben hagyott bizonylatok között.

A Rögzít gomb megnyomásával a számlát véglegesítettük. A program azonnal a nyomtatás felületre vált. Beállítási lehetőségek:

• A "Nyomtatás/Nyomtassa ki ezen a nyomtatón és tálcán" alapértelmezett nyomtatójaként a Törzsadatok/Bizonylat tömbök almenüben a bizonylattömbhöz rendelt nyomtatót látjuk. A legördülő elemek között a számítógép által érzékelt nyomtatók listájából választhatunk másik nyomtatót is, eltérve az alapértelmezéstől aktuális bizonylatunk nyomtatása során.
• A "Saját példányok száma" mezőben megadhatjuk a kibocsátói példányszámot.
• A számla adattartalmával csekk nyomtatására is könnyen bírható a program - egyedi felhasználói igény esetén kisebb fejlesztést követően.
• Készpénzfizetési számla kiállításakor és Házipénztár Program Modul jelenlétében aktív a "Bevételezés ... pénztárba" mező is, azaz automatizált e bevételi pénztárbizonylat felvitele.
• Papír alapú számlázásnál a számla küldése emailben nem aktív. Egyéb bizonylattípusnál Pdf állományt juttathat el így ügyfeléhez. Előzőleg tudatni kell a programmal a felhasználói levelező kiszolgáló elérhetőségét. Feltétele a Hálózati és bejelentkeztető modul.
• A Távszámla Modul esetén a jelölőnégyzettel aktivizálhatjuk a távszámla módban történő papír számla készítést.

Bizonylat Rögzítése után felbukkanó ablak. Az ablak számlázó funkcióhoz kapcsolható funkciója a

• Boríték gombon aktivizálható bizonylat címzettje számára történő boríték címzés és nyomtatás és
• a rögzített bizonylatról azonnali Másolat készítés lehetőség.

A további két gomb a Dokumentumkezelő Modul, illetve a Dokumentumkitöltő Modul funkciója. Az üzleti ellenőrzési nyomvonal biztosítására a kiállított bizonylathoz az eredet és a tartalom hitelességét alátámasztó iratok csatolhatók.

• A számlához rendelhető később is visszakereshető módon például az árajánlat, a megrendelés, vagy szerződés, szállítmányozó cég fuvarlevele, vagy előreutalás esetén a pénzmozgás igazolása a Dok. iktatás gombon. Az iktatott bizonylathoz utólag is lehetséges társdokumentumot csatolni a Dokumentumok menüpontban.
• A Dok. nyomtatás

gombbal a bizonylat mellé üzleti levelet készíthetünk a korábban létrehozott sablonokból választva, ahol az adott bizonylat adatai behúzásra kerülnek.

Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépést - amennyiben ez lesz az első ProgramTECH MOST-tal készített dokumentumunk - árajánlat szerkesztése előtt is érdemes megtenni:

1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható.
2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, majd új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások.
5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! Az árajánlat nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, bár szervezete szabályzatában azzá tehető. Automatikus érvényteenítő funkció ezért nincs beépítve erre a bizonylattípusra.

Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is.

Árajánlat készítése

1. Bizonylat tömb kiválasztása
2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető.
3. A ajánlat érvényességnek lejárati ideje, kelt, a nyelv kiválasztása
   • az Érvényes napokban linken megadható egy alapértelmezett, pl. 30 napos általános határidő, mely a következő bizonylat kiállításakor válik aktívvá.
4. Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal, vagy Vonalkóddal történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható.
5. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
6. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonyalt képét. Bezárásával az ajánlat tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot.
7. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, az árajánlat elkészül.

További lehetőségek:

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát.
• Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példányunkat akár .pdf formában is tárolhatjuk és saját felhőbe is küldhető és bárhol lehívható mobil eszközre is. (Mindez nem megengedett számlák esetén.)
• A Bizonylat fejléc és záró szöveg fülön az árajánlat egyéb szerkezeti részei, mint tárgy, megszólítás szerepeltethető fejlécként; illetve a tételes ajánlati rész magyarázható és az árajánlat befejezhető a bizonylat záró szövegszerkesztőjében elhelyezett szöveggel.
• árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről
• ügyyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték
• az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható át a teljes tartalom, majd az szerkeszthető
• ha kilistázzuk és kijelöljük az árajánlatot a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával szállítólevelet, díjbekérőt vagy számlát készíthetünk belőle automatikusan

Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépés:

1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható.
2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök listában csak a forinthoz van létrehozva díjekérő tömb, ha pl. EUR-ral dolgozna, létre kell hozni az EUR pénznem számára tömböt a Felvitel gombon. Ellenőrizze, hogy a forintos tömb sorszámozása megfelelő-e, mert első proforma kiállítása után ezen már nem lehet módosítani.
5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! A díjbekérő nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, de szervezete szabályzatában azzá teheti.

Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is.

Díjbekérő készítése

1. Bizonylat tömb kiválasztása
2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető.
3. Fizetési mód kiválasztása
4. Teljesítés időpontja, fizetési hatráidő, díjbekérő nyelve kiválasztása
5. Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal, vagy Vonalkóddal történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható.
6. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Sor törlése gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
7. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonyalt képét. Bezárásával a díjbekérő tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot.
8. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, a díjbekérő elkészül.

További lehetőségek:

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát.
• Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő leveleésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét. Saját példányunkat akár .pdf formában is tárolhatjuk. (Mindez nem megengedett számlák esetén.)
• árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről
• ügyyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték
• a felület Felvitel, Módosítás, Törlés gomjai a díjbekérőre felvitt téetelsorok szerkesztését szolgálják
• az Átvétel bizonylatról gombbal korábbi dokumentumokról áthozható át a teljes tartalom, majd az szerkeszthető
• ha kilistázzuk és kijelöljük a díjbekérőt a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával számlát készíthetünk belőle automatikusan

Az első bizonylat kiállítását megelőzi 5 lépés:

1. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható.
2. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
4. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, majd új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások.
5. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével! A szállítólevél nem kötelezően szigorú számadású bizonylat, de szervezete szabályzatában azzá teheti.

Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is.

Szállítólevél készítése

1. Bizonylat tömb kiválasztása
2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken bizonylat írása közben is felvihető.
3. Fizetési mód kiválasztása
4. Teljesítés időpontja, bizonylat nyelve kiválasztása
5. Termék, szolgáltatás kiválasztása a Felvitel gombbal a tételtörzsből vagy új tétel felvitelével, vagy Felvitel + gombon vonalkóddal, szöveges fájlból, korábbi bizonylat részteljesítésével vagy több korábbi bizonylatról átvétellel, stb. történhet. Ha még nincs a törzsben, az Új tétel linken bizonylatírás közben is felvihető. A tételsorhoz tartozó mennyiség itt adandó meg, esetleg változó Áfa kulcsa, ára a törszben megadottól eltérő értékre is átírható.
6. További tétel az előző sor szerint viendő fel. Tételsor kijelölés után törölhető a Sor törlése gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
7. Az Előnézet gomb megmutatja a bizonylat képét. Bezárásával a szállítólevél tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a dokumentumot.
8. Ha megnyomjuk a Rögzít gombot, a szállítólevél elkészül.

További lehetőségek:

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés adatai fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát.
• Rögzít -éskor a partnernek szóló példányt elektronikusan is továbbíthatjuk. Ennek feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét.
• Saját példányunkat akár .pdf formában is tárolhatjuk. (Mindez nem megengedett számlák esetén.) Saját példány számát megadhatjuk.
• árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről
• ügyfél adószáma is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azt felvitték
• ha kilistázzuk és kijelöljük a szállítót a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával díjbekérőt vagy számlát készíthetünk belőle automatikusan

Számla a Bizonylatok / Bizonylat műveletek almenü Érvénytelenít gombján stornózható. Aktuális (stornózás napi) kelt dátummal, az eredeti teljesítési dátumával, az érvénytelenítendő számla adattartalmával megegyező, de negatív összegű számla képződik. A felbukkanó dialógusban:

• pénztárbizonylat is kiállítható
• vissza lehet vezetni a tételeket készletre
• megváltoztatható az eredeti teljesítési dátum
• és pénzügyileg teljesítettre állítható a tranzakció

Helyesbítő számla, mint számlát módosító okirat egyik fajtája

A módosító/helyesbítő/jóváíró néven is emlegetett javító számla az érvénytelenítő/stornó számlával azonosan SZÁMLA néven, külön sorszámon, az eredeti számla formátumával azonos minimális kötelező adattartalommal hozható létre. Ez megfelel a számviteli, áfa illetve egyéb törvények számlával egy tekintet alá eső dokumentum kategóriának. Ezen kategória mögött egy a lényeg: az eredeti számla és a javító (legyen az érvénytelenítés vagy helyesbítés) számla együtt kezelendő, együtt érvényes.

Helyesbítő számla kiállítása menete

1. a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüből kattintható Másolás gomb
2. a felbukkanó ablakban kiválasztandó a számla, mint célbizonylat, majd
3. a mező alatt közvetlenül pipálja ki a Helyesbítő számla lesz négyzetet.
4. a Művelet a mennyiségekkel mezőben döntendő el, hogy az eredeti számla tételeket milyen formában húzza be a helyesbítő.
5. A számla szerkesztő felületre jutunk, ahova a Másolás funkció behúzta az eredeti számla adatait. A másolással felvitt számla elemek minden ponton szerkeszthetők, például a fizetési mód, tejesítés dátuma, vagy a tételek bármely adata, tételsor törlése, felvitele.
6. 1. Helyesbítés a fejlécadatokban
      • Javasolt a Duplázza meg a tételsorokat pozitív és negatív menyiséggel, azaz mínuszban és pluszban is fel lesz véve az összes tétel. Ezzel a fizetendő összeg 0 lesz.
      • A fejléc adatot a helyes adatra szerkesztjük.
      • A kötelező záradékok közül a helyesbítő számla kifejezés és a helyesbített számla sorszáma automatikusan feltüntetésre kerül. A helyesbítés okát azonban a felhasználónak szükséges begépelni bizonylatzáró szövegként.
   2. Helyesbítés a tételsorokban
      • A Másolás gombon felbukkanó ablakban A mennyiségek szorzása -1 értékkel választása esetén felsorolásra kerül az összes kiszámlázott tétel negatív előjellel.
      • Csak azt a tételsort hagyjuk meg, mely módosításra szorul. A többi tételsort töröljük kiválasztás után a Törlés gombon. Ezzel az eredeti számla és a módosítón szereplő ellenkező előjelű megismétlése összesítve semmissé teszi a hibás tételsorban közölt adatokat.
      • A tételsort ismét vegyük fel a valós/helyes adatokkal, például a valós kiszállított mennyiséggel, vagy egységárral.
      • Az is megoldás pl visszáru esetén, hogy adott tételt visszavett mennyiséget mínuszban vesszük fel, minden egyéb Másolással behúzott sort törlünk.
      • A kötelező záradékok közül a helyesbítő számla kifejezés és a helyesbített számla sorszáma automatikusan feltüntetésre kerül. A helyesbítés okát azonban a felhasználónak szükséges begépelni bizonylatzáró szövegként.

A fetiek követése nem csak azt teszi lehetővé, hogy a program módosító számlaként tüntesse fel a bizonylatot a Bizonylat műveletek menüben, hanem ez teszi lehetővé a NAV adatszolgáltatás xml-ben történő elvárt kódolást és a helyes NAV Online adatszolgáltatást is:

• számlánál pénzügyi teljesítést jelölhetünk vele, hogy ugyanezen menüpont felhasználó felületén a Gyorsinfo -> Kintlevőség értéke, illetve a Kifizetés állapota szűrés naprakész legyen
• egyéb bizonylatnál következmény bizonylat generálható alkalmazásával.

1. a bizonylat típus kiválasztása után
2. a felsorolásból kijelöljük a kívánt bizonylatot, majd
3. a Teljesítés gomb megnyomásával
   1. számla esetén pénzügyileg teljesítetté tehetjük azt
   2. díjbekérő, árajánlat, szállítólevél, megrendelés bizonylat típus esetén a felhasználó által megadott, logikailag következő üzleti dokumentum típusba konvertálja a tartalmat. Az új bizonylat szerkeszthető, eltávolíthatók tételsorok, átírhatók mennyiségek, stb. A forrásbizonylat és az elkészült új bizonylat között kapcsolat jön létre amennyiben a Törzsadatok / Bizonylat tömbök beállításnál a Forrásbizonylat sorszámának feltüntetése -t engedélyeztük.

A Másolás gomb a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüből működik:

1. A bizonylat típus kiválasztása után
2. a felsorolásból kijelöljük a kívánt bizonylatot, majd
3. a Másolás gomb megnyomásával
   • a felbukkanó ablakban kiválasztható a tetszőleges célbizonylat (díjbekérő -> szállítólevél, számla ->számla, stb.
   • a célbizonylat pénzneme aza pénznemek közötti váltás is automatikusan elvégezhető
   • bizonylat tömb is kiválasztható
   • Készletnyilvántartó Modulból a készlet aktualizálható a bizonylatolás mögött álló eseményre, pl. szállítóból ->szállító esetén a tételeknek megfelelő készletelemek levonásra kerülnek választható raktárból.
4. új bizonylat szerkesztő felületre jutunk, ahol kijelölést követően bármely adat módosítható. A bizonylatok között semmilyen kapcsolat nem jön létre. Ha azt szeretné, hogy a bizonylatok között logikai kapcsolat legyen kialakítva, akkor a Teljesítés funkciót kell használni.

A Számlázó Program Modul 2.1.6 és annál magasabb verziószámú kiadásai rendelkeznek a NAV Online Számla adatszolgáltatáshoz szükséges illesztéssel. A 2.5.0-s verziótól a 2021.01.04-től érvényes követelménynek megfelelően küldi a kiállított számla adatait.

Használatba vétel

A NAV online számla oldalán regisztráció során kialakított technikai felhasználó és a számlázó program összekötését igényli, a beállításról az online súgóban bővebben lehet olvasni.

A számla adatszolgáltatás további feltételei

-Win 10, 11
-internet
-fogadóképes NAV online felület
-utolsó verziós MOST
-érvényes licensz
-adatbeviteli feltételek a számlán, pl. a vevő adatai között a belföldi adószáma (12345678-1-23) feltüntetése

Mely számlákról szolgáltat adatot a program?

A belföldi adóalanyiságú adózó által belföldi adóalanyiságú adózó (vállalkozó, bármilyen gazdasági társulási forma, vagy egyéb szervezet) vevő részére kiállított számlákról továbbít adatot a program. Nem teszi ezt egyéb számlákkal, például a magánszemély vagy közösségi vevő részére kiállítottakkal a GDPR adatminimalizálás és beépített adatvédelem elveinek betartása miatt sem. 2021.01.04-től kiállított számlák esetén gyakorlatilag minden számlára vonatkozik a kötelezettség. Kivételt a külföldi magánszemély vevők részére interneten keresztül is nyújtható szolgáltatásról kiállított számla képez.

Az adatszolgáltatás

A feltételek megléte esetén a Felhasználónak nem kell beavatkoznia, a program automatikusan elvégzi az adatszolgáltatást a számla Rögzít gombján kezdeményezhető számlakiállítással. A felbukkanó ablakban a program közli, hogy a számla beküldésre kerül-e vagy sem: „NAV online számla beküldés lesz: IGEN” vagy „NAV online számla beküldés lesz: NEM”. Előbbi esetén a számla rögzítéskor jelzi, hogy „NAV Online számla rendszer kommunikáció…”.

Hiba azonban felléphet, és ennek felismeréséhez, hibakereséshez és javításhoz szükséges az adatszolgáltatás sikerességének ellenőrzése, illetve a háttérfolyamat ismerete.

Az adatszolgáltatás folyamata részletesen

1. A számlaadatok xml nyelvre fordítása, adatküldés és a számlakiállítás

   A számlaszerkesztés utolsó lépésekor, a Rögzít gomb megnyomásával a program a számlaadatokat a NAV által várt gépi kóddá (xml) alakítja és beküldi a NAV Online Számla rendszerébe. Ezeket követően a program feladja a megszokott képernyőt: nyomtatás indul, a számla sorszámkiadással véglegesítésre kerül, az kibocsátható.
   Rögzítéskor a beküldés csak akkor történik meg és halad tovább a kiállítás folyamatával a program, ha a számlán az adatok a NAV által elvárt xml kódolásnak megfeleltethető formátumúak. Bár a program végez bizonyos fokú korrekciót adatbeviteli hiba javítására, szoftveresen nem, vagy csak a felhasználói lehetőségek túlzott korlátozásával lenne kezelhető az összes hibalehetőség szoftveres kiküszöbölése.

2. A számlaadatok beérkezésről visszaigazolás

   A számla beküldésével a számlához jellemzőket rendel a NAV online felülete. Ezek a jellemzők a Bizonylatok / Bizonylat műveletek / NAV Online számla TransactionID, és NAV Online számla InvoiceStatus oszlopaiban kerülnek megjelenítésre a programban. Amíg a számla nem érte el a fogadó oldalt (beküldés nem zárult le), a TransactionID cellában „...” látható. A számla megérkezésével a program rövidesen megjeleníti a TransactionID cellában a NAV által kiosztott azonosítót. Minden olyan számlánál, melyet nem értékel a program adatszolgáltatás kötelezettnek a TransactionID cella "-"-t mutat.

3. A beküldött számlaadatok NAV oldal általi értékelése és visszaigazolás
   Amíg a számla tartalmi értékelése nem zárul le, addig a Bizonylat műveletek táblázatban a számla NAV Online Számla InvoiceStatus cellájában "..." látható. Amint ez megtörténik, a cellában a program megjeleníti az eredményt: DONE vagy ABORTED kifejezések (átmenetileg RECEIVED, PROCCESSING, SAVED üzenet is előfordulhat), a NAV Online oldalon látható Számlák státusza jelekkel (zöld pipa = Rendben, piros X = Megszakítva) összhangban.

   Ha a számlát nem értékeli a program adatszolgáltatás kötelezettnek az InvoiceStaus oszlopban a számlához tartozó cella üres marad.

4. A visszaigazolások késleltetése

   A beküldés és a beküldött számlák feldolgozása a NAV oldalon nem feltétlenül azonnal történik meg. A visszaigazolásokat a program újra és újra megkísérli lekérni a programba, illetve a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menübe belépéssel megjelenő üzeneten való engedélyezés után, illetve a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menübe lépéskor a táblázat jobb felső sarka felett látható NAV Online számla menü / Összes nyitott számla státuszának frissítése Felhasználó általi kattintásával.

5. Mikor tekinthető teljesítettnek az adatszolgáltatás?

   A beküldést és az értékelést a programban a Bizonylatok / Bizonylat műveletek NAV Online Számla TransactionID, illetve NAV Online Számla InvoiceStatus mezője a fentiek szerinti kitöltöttsége, azaz azonosító karaktersor és a DONE jelzi. A vállalkozás NAV online oldalán a Számlák / Adatszolgáltatások menüben is ellenőrizhető a Tranzakció azonosító (megegyezik a programban TransactionID értékével), és a Számlák státusza (a programban InvoiceStatus).

   Csak azon számla adatszolgáltatása tekinthető teljesítettnek, melyre vonatkozóan az eredmény a program invoiceStatus oszlopában DONE, a NAV online felület Számlák / Adatszolgáltatások / Számlák státusza oszlopában zöld pipa = Rendben, sárga háromszög = Rendben figyelmeztetéssel jelet kapott.

   Amennyiben itt a programban ABORTED olvasható, a NAV oldalon piros X = Megszakítva eredmény születik, az adatszolgáltatás nem tekinthető elvégzettnek. A hibát haladéktalanul meg kell kísérelni elhárítani és a program számára lehetővé tenni az adatszolgáltatás újrakezdeményezését.

Hibajavítás

1. Ha a program hibaüzenettel jelentkezik, akkor ellenőrizni szükséges, hogy a NAV Online felülettel él-e a kapcsolat, mely a Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / NAV Online Számla bejelentkezési adatai / Ellenőrzés funkción tehető meg. Hiba oka megkereséshez olvassa Honnan tudom, hogy van-e navos kapcsolata a számlázó programomnak? GYIK pontot.
2. Rögzítéskor a számla sorszámkiosztás csak akkor történik meg és halad tovább a kiállítás folyamatával a program, ha a számlán az adatok a NAV által elvárt xml kódolásnak megfeleltethetőek. Amennyiben a program talál egy problémás adatot, akkor hibaüzenettel jelentkezik: A számla nem rögzíthető mert annak tartalma nem felel meg a NAV Online Számla rendszer elvárásainak. HibaüzenetA(z) „http://schemas.nav.gov.hu/OSA/2.0/data:... A továbbiakban konkrétan megjeleníti az üzenet a problémás adattípust, például "taxpayerId" vagy "postalCode" és a képzendő xml fájlban a hiba sorát is megadja, például "Hiba sora:26". Ez alapján a hibaüzenetben megjelenített xml fájlban kikereshető, majd bezárását követően javítható a hiba a számlaszerkesztőben - ebben az esetben a vevői adószámot illetve irányítószámot módosítva - és ismét megkísérelhető a rögzítés.
3. Az adatszolgáltatás akadályozottsága esetén is lehetséges számlát rögzíteni az Fájl / Adatátadás NAV rendszerek felé / NAV Online Száma bejelentkezési adatai menü Számlakiállítás engedélyezése abban az esetben, ha a NAV rendszere nem működik és/vagy az adatszolgáltatás sikertelen (nem javasolt). opcióval. A funkció használta esetén a felhasználónak 3 feladata van: az 1. szerint megbizonyosodni arról, hogy a hiba oka a NAV online adatszolgáltatás rendszerében van; az adatszolgáltatástól független számlakiállítás funkció be-, illetve hiba elhárulását követően nem kötelező, de erősen javasolt kikapcsolása; illetve a programba való belépéssel gondoskodni arról, hogy az adatszolgáltatást a szoftver a nav rendszer helyreállását követően a 23/2014 NGM rendelet 13/B.§ értelmében 24 órán belül végrehajtsa.
4. Az ABORTED státuszú hiba javítása
   1. Az ok felderítése

      Az ABORTED státusz azt jelzi, a számla adatszolgáltatás sikertlen volt. Javítása az ok ismeretében eltérő lehet. Az ok a a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüben az adott számla kiválasztása után a táblázat felett jobbra található NAV Online Számla menü / Aktuális számla státusza menü Aktuális NAV státusz fülén a message, messageType, validationErrorCode, stb. elnevezésű oszlopokban olvasható. A táblázat oszlopszélessége és sormagassága állítható a keretre helyezett kurzorral, így válik láthatóvá teljesen egy-egy cella szövege, például a message cellában: "Nem engedélyezett vevői adószám" vagy "Számla sorszáma nem egyedi" hiba. Ha a hibaüzenet nem egyértelmű a Felhasználó számára, a számlázó program ügyfélszolgálatát kell keresni.

   2. A hiba elhárítása

      A "Nem engedélyezett vevői adószám hibát" a NAV online számla felületén (Számlák / Adatszolgáltatások / Összerendelések) rögzített eladói adószáma okozta.

      Van olyan hiba, mely először a NAV oldalon, majd a programban tett technikai érvénytelenítéssel, végül az újraküldés engedélyezésével hárítható el. A NAV oldali technikai érvénytelenítés menete: bejelentkezés a NAV online oldalra-> Számlák / Adatszolgáltatások -> adott számla kiválasztása -> Részletek -> Számla részletező -> Technikai érvénytelenítés; majd ennek a jóváhagyása a Nyilatkozatok / Adatszolgáltatás érvénytelenítése -> adott számla kiválasztása -> Érvénytelenítés elfogadása nyomvonalon. A programon belüli technikai érvénytelenítés a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüben az adott számla kiválasztása után a táblázat felett jobbra található NAV Online Számla menü / Aktuális számla státusza menü Aktuális NAV státusz fülén történik. Az újraküldés a Bizonylatok / Bizonylat műveletek / NAV Online számla / Összes nyitott státuszú számla frissítése menün kezdeményezhető az újraküldés.

Adatbeviteli hibák kiküszöbölése

A programba épített előzetes xml teszt ellenére (Hibajavítás 3. pont) különös elővigyázatossággal szükséges megadni a számlaadatokat és vezetni a törzsadatokat, mert van szoftveresen nem, vagy csak a felhasználói lehetőségek túlzott korlátozásával kezelhető hibalehetőség is, ilyen pl.:

• a közösségi, a belföldi magyar, EU tagállami belföldi, belföldi csoportazonosító adószámok nem a megfelelő karakterezéssel vagy nem a megfelelő számlamezőbe történő felvitele (lásd pl. a csoportazonosító kifejezésre rákeresés)
• tételek felvitelekor szolgáltatás esetében jelölni szükséges a szolgáltatás minőséget, ellenkező esetben a tételazonosítók xml-re fordítása nem lesz helyes
• számla érvénytelenítése kizárólag az Érvénytelenítés funkción (Bizonylat műveletek / Érvénytelenítés gomb) történjen

NAV tájékoztatás

• https://onlineszamla.nav.gov.hu