Itt (Törzsadatok) adható meg a szervezet által használt összes

• pénznem
• bankszámlaszám

a Felvitel, Módosít és Törlés gombokkal.

Egy pénznemhez több bankszámlaszám, egy bankszámlaszámhoz több pénznem is rendelhető. A leggyakrabban használt pénznem és bankszámlaszám alapértelmezettként jelölhető. Kötelezően megadandó a pénznem nemzetközi 3 betűs rövidítése, a pénznem kisebb egységeit jelző tizedes szám (pédául HUF esetén 0, hisz nem használunk a magyar forintnál fillért) és egy bankszámlaszám, melyre a teljesítéseket várjuk. Az IBAN szám, a SWIFT kód és a bank neve megadása választható

Tetszőleges mennyiségi egység felvihető, megadható az idegen nyelvi kifejezés is, pl. fordítási szolgáltatás esetén Leütés és pl. Character vagy zöldség értékesítésnél 500gr-os kiszerelés vagy Raklap.

A NAV Online adatszolgáltatás kódot illeszt minden mennyiséghez, ennek biztosításához szükséges a mennyiségeket az adóhatóság által megadott kategóriák egyikébe sorolni. Pl. Kilo = Kilogramm, vagy amennyiben nem illik a felsoroltakhoz az általunk használatos egység, pl. Raklap, ahhoz a Saját-ot kell választani a Módosítás gombon a NAV mennyiségi egység mezőben.

Tetszőleges ÁFA felvitel, módosítás, törlés

A Törzsadatok / ÁFA kulcsok menü néhány ÁFA típussal már fel van töltve, pl. ÁFA neve 27%, ÁFA kulcs 27, ÁFA - Az alkalmazott adó mértéke az Áfa tv. 169.§ j).

A megadott ÁFA féleségek módosíthatóak a sor kiválasztása után a Módosítás gombon, illetve újabb ÁFA kulcs vehető fel a Felvitel gombon, nem használatos sor a Törlés gombon törölhető, vagy inaktívvá tehető.

ÁFA-hoz megadandó kötelező jellemzők

• ÁFA neve: max. 3 karakter hosszúságban beírható az ÁFA féleség megnevezése, pl 27%, 5% TAM, AM, FAD, HO stb. Ez jelenik meg a számlán is, mely korlátozza 3 betűsre a hosszát. A Nyelvek fülön idegen nyelven is megadható a megfelelője, ha a vevő igényli.
• ÁFA kulcs: értelemszerűen 27, 18, 5 vagy 0. Az ÁFA kulcs értéke lehet tizedes is, péládul 25.5 (azaz huszonöt egész öt tized).
• NAVOSZ3.0 ÁFA megfeleltetés: a program számára a NAV számlaadatszolgáltatás xml megképzéshez szükséges. A legördülő listából választható ki a megfelelő minden ÁFA féleséghez. Például
  • a belföldön alkalmazott ÁFA, 27, 18, vagy 5%, az ÁFA - Az alkalmazott adó mértéke az Áfa tv. 169.§ j) kitétellel; vagy
  • a AM vagy AAM-hez, 0%, AAM - Alanyi adómentes NAVOSZ
  • az TM vagy TAM-hez 0%, TAM - 'tárgyi mentes' ill. a tevékenység közérdekű vagy speciális jellegére tekintettel...
  • felvihetőek az EU tagállamai ÁFA kulcsai is belföldtől eltérő tagországi nem adóalany részére történő számlázás esetére, pl AT-20%, DE-19% és ezekhez az OSS kitételt kell kapcsolni, mellyel egyben skippeli a program az adatszolgáltatást, mely ilyen esetben tilos.

!Ezen kategóriák a NAV Online számlaadat adatszolgáltatás gépi kódjai generáláshoz szükségesek, szövegesen nem jelennek meg a számlán. Azaz a számlán szövegesen továbbra is meg kell jeleníteni a mentességet előíró törvényi hivatkozást, például a belföldi FAD, a közösségi EUFADE vagy EUFAD37 esetén a fordított adózásra utaló kifejezést és törvényhelyet.

A programban a számlakép megőrzése céljából nincs lehetőség 3-nál hosszabb megnevezést használni, azaz nem adható meg pl. EUFAD37. Ez nem hiba, hiszen külföldi partnere számára ez nem jelent semmit(1), másrészt mert az NAV xml-ben kötelező a használata, de a számlán nem az(2).

További magyarázat a lenti táblázatban, illetve forrás hivatkozáson olvasható erről, ha nem lenne egyértelmű a listából mit szüséges adott ügylet/tétel ÁFA kulcsához/féleséghez választani.

ÁFA a NAVOSZ3.0 rendszerében - ami az xmlben meg kell jelenjen

A lenti táblázat segítségével a számlázó programban létrehozott ÁFA kulcsokhoz az alábbiak szerint lehet a NAV oldaláról megfelelő értéket kiválasztani. A korábban használatos

• ÁFA törvény hatályán kívüli 0% típushoz az ATK, EUFAD37, EUFADE, EUE és HO;
• mentes 0% típusokhoz az AAM, TAM, KBAET, KBAUK, EAM, NAM kategóriák rendelhetők.

*forrás (117-es oldal és után)

A Törzsadatok / Fizetési módok menüben lehetséges felvinni, szerkeszteni, törölni fizetési módot.

• Tetszőleges fizetési módok - pl. előre utalás, utalás, csekk, készpénz - rögzíthetők.
• Idegen nyelvű megfelelő is megadható, megadása esetén, idegen nyelvű számla készítésekor automatikusan az adott nyelvű elnevezés jelenik meg a számlán.
• Meg lehet határozni, hogy a befizetés közvetlenül a pénztárba történik-e, vagy sem. Ezzel automatizáljuk készpénzfizetés esetén a bevételi pénztárbizonylat generálást.
• További beállítási lehetőség a
  • számla teljesítetté tétel automatizálása
  • fizetési határidő megadása
  • az alapértelmezettként kiválasztott fizetési mód minden számlaíráskor fel lesz ajánlva
  • Törzsadatok / Ügyfelek menüben ügyfélhez kapcsolt alapértelmezett fizetési mód is beállítható

A bizonylat azonosító sorszám felépítése

• Az alapértelmezetten generált bizonylatsorszám felépítés 4 számjegynyi évszám, SZH illetve SZE vagy Á vagy D vagy L betű, utalva a bizonylattípusra, 7 számjegynyi sorszám.
• Így keletkeztetett például a demo programban található 2013/SZH0000001 azonosító a forintos, 2013/SZE0000001 az eurós számlák számára, 2013/Á0000001 az árajánlatok számára.

Az alapértelmezett bizonylat azonosító sorszám módosítása

A karaktertipológia az első bizonylat kiállításáig átalakítható. A módosítás folyamata:

1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben
2. a módosítani kívánt alapértelmezett bizonylat tömb típus (árajánlat, díjbekérő, szállító, számla) kiválasztása a sorra kattintással
3. majd a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintás
4. A felbukkanó ablakban a feljebb részletezett sorszámtipológia az első harmadban található. A következő lehetőségek vannak:
   • az évszám letiltható (a perjel szintén eltűnik),
   • a betű előtagok tetszőleges betűre válaszhatók 1, 2, 3, stb., egészen 6 darab karakter megjelentetésével
   • a kezdő sorszám is megválasztható

Az első számla kiállításával a számlatömb sorszámozása már nem módosítható, azt a jogszabálynak megfelelően kihagyás és ismétlődés mentesen generálja a program.

Új bizonylat tömb létrehozása

Tetszőleges számú tömb nyitható a program által támogatott bármely bizonylattípusból. A szigorú számadású típust szigorú számadásba kell venni.

1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben
2. a jobb alsó gombsoron a Felvitel gombra kattintás
3. a felbukkanó ablakban számos részlet paraméretezhető, a teljesség igénye nélkül meghatározható:
   • az Évszám megjelenítése a bizonylat sorszáma előtt tulajdonság évváltáskor tapasztlaható következményeiről bővebben írunk
   • a Bizonylatkibocsátó adatai alatt kinyomtatandó egyéb szöveg, pl a "pénzforgalmi elszámolás", "FELÍR", "Kisadózó" vagy "jövedéki engedély száma" kitételek (! a NAV adatszolgáltatás .xml-hez vonatkozó felületeken ezeket ismételten meg kell adni)
   • az első és a további példányok nyomtatója megadásával felülírható a Fájl / Beállítások / Nyomtatás fülön megadott nyomtató
   • az első bizonylat kiállítását megelőzően az azonosító karakter sorozat
   • nyomtatandó példányszám
   • kétablakos borítékhoz illeszkedő címzés közvetlenül a bizonylaton
   • példányok megkülönböztetése opció
   • forrásbizonylat sorszámának feltüntetése
   • aláírás, bélyegzés lehetősége
   • a kiállító neve a fejlécben szerepeljen-e
   • szükséges-e a példányszámok megkülönböztetése illetve, ha igen nyomtatandó példányszám megadása
   • pozícíószámozásra szükség van-e
   • kötelezően megjelenítendő Állandó bizonylatzáró szöveg
   • kötelező adatokon felül ügyfélazonosítók kiválasztása
   • az EKÁER súlykorláthoz számított súly fel is tüntethető bizonylatokon
   • a Fájl / Beállítások / Tételkezelés felületen megadott egységár tizedes szám nyomtatásban való megjelenítése.

Meglévő bizonylat tömb tulajdonságainak módosítása

A sorszámtartomány kivételével bármely tulajdonság módosítható:

• a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben kijelöljük a módosítani kívánt tömböt, majd
• a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintva módosítjuk a tulajdonságot.
  • például évváltáskor vagy esetleges adatvesztés esetén a tömb inkatívvá tehető, így adatai hozzáférhetőek maradnak, de a számlázást a program ide nem ajánlja fel, nem engedélyezi.

Ebben az almenüben adhatók meg és tarthatók karban ügyfeleink adatai.

Adatbevitel

A Felvitel, illetve tömeges adatbevitelhez az Import gombbal népesíthetjük be adatokkal a törzset. Az ügyféladatokat a listában kiválasztással, majd a Módosít és Törlés gombokkal tovább alakíthatjuk.

Ügyféladatok típusai

• Alapadatok fülön egy ügyfélhez rendelhető szokásos számlázási, elérhetőségi, és postacím elemeken túl EU adószám lekérdezés indítható a VIES felületére, és emailes és skype-os kapcsolatfelvétel is kezdeményezhető.
• A Pénzügy fülön ügyfélhez rendelhető alapértelmezett fizetési mód, árkategória, kedvezmény adható meg és bankszámla adatok rögzíthetők.
• Megadható az alapértelmezett Számlatovábbítási mód, pl. elektronikus számlázás, mely számla rögzítéskor módosítható.
• A program egy ügyfélhez több Szállítási cím-et is tud kezelni.
• Egyéb fülön ügyfélspecifikus adatok vihetők fel: csak a programfelületen felbukkanó megjegyzés, a folyamatos szolgáltatás számlázásának jelzése (ez a számlaszerkesztőre van hatással), különböző beszállítói adatok adhatók meg pl. SAP kód, szállítói azonosító, stb. (ezek a bizonylat fejlécben, és a kibocsátói oldalon lesznek láthatók).

Műveletek egyedi ügyfelekkel

• A Boríték, és egyéb Nyomtatvány, pl. postai utalvány nyomtatása kezdeményezhető.
• A Dokumentum Kitöltő és Nyomtató Modul licensszel a Dokumentum gombon ügyfélalapú formalevelek kiállítása indítható.
• Az Üzenet gombon email vagy sms küldhető a Hírlevél illetve SMS Küldő modulok jelenlétében.
• A Szerződés gombon megjelenő ablakban kiválasztott ügyféllel kötött szerződéseket rögzíthetjük, ha szükség van szerződés szám bizonylaton történő ismételet feltüntetésére.

A táblázaton végezhető műveletek

• A táblázat felett a lista szűrése beviteli mező a listában felsorolt azon sorokat adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció.
• A táblázat alatti ikonsoron a felbukkanó súgók szerinti feladatok kezdeményezhetők: oszloposorrend módosítás, oszlopok elrejtése, ügyfál tábla exportja, vagy a ||| ikonnnal egyedi adatmezőket vehetünk fel.

Minden, a szoftverben előforduló tételt vagy szolgáltatást a törzsben fel kell rögzíteni. Új tétel rögzítése lehetséges ebben a menüben illetve a programban mindenhol, ahol a tételkiválasztó elem végén + nyomógomb látható.

Alapműveletek

• A Felvitel gombról felbukkanó ablak 5 füllel rendelkezik. A Felvitel - Tételek és szolgáltatások fő fülön megadható a nettó vagy bruttó ár, raktármodul esetén a beszerzési ár is. Rögzítendő az Áfa kulcs, a mennyiség egysége. Amennyiben éltünk a termékek, szolgátatások csoportba rendezésével, az új tételt csoportba kell sorolnunk. Ha a Fájl / Beállítások almeüben a Tételkezelés -nél kiválaszotttuk, itt megadható a tétel cikkszám, egyéb besorolás és vonalkód is.
• A NAV adatszolgáltatás kötelezően bekéri a Szolgáltatás és Közvetített szolgáltatás-ra való utalásokat, tehát amennyiben a tételre ezen kategória alá esik, jelölendő.
• A tételt billentyűzet helyett vonalkódolvasóval is felvihetjük.
• Ha engedélyeztük a Fájl / Beállítások / Raktár fülön, aktív az EKÁER súly határ számításához szükséges Egységsúly.
• A második fül a programban elérhető nyelveken is megengedi a termék/szolgáltatás megnevezés felvitelét .
• Az ADR fül a veszélyes áruk beállításáról szól, további két fülön hosszabb leírást adhatunk a termék mellé akár HTML kódban, illetve keresztreferencia számok rendelhetők a tételhez.
• Tömeges adatbevitelhez az Import gombbal népesíthetjük be adatokkal a törzset.
• Számlaírás közben is kattinthatunk a tétel felviteli felületre az Új tétel linkről.
• A tételadatokat kiválasztással a Módosítás és Törlés gombokkal tovább alakíthatjuk.

További műveletek

• Az ÁFA módosítás gombbal akár több elemet kijelölve vagy leszűrve tömegesen módosíthajtuk az Áfa kulcsokat. A gombra felbukkanó ablak lehetőséget ad az árak finomra hangolására, hogy megelőzzük a nehezen kezelhető szorzatok kialakulását.
• A Képek gombon felvett elemhez képet csatolhatunk,
• a Vonalkód lista megjeleníti az elemek vonalkódos listáját.
• Kizárólag az azt Fájl / Beállítások menüben kiválasztó felhasználó számára jelenik meg az IFA gomb, melyen az idegenforgalmi adó kezelése oldható meg.

A képernyő többi eleme a program egyéb listás felületeihez hasonló:

• A ||| ikonnnal egyedi adatmezőket vehetünk fel.
• A lista szűrése beviteli mező a listában felsorolt sorok azon adatait adja vissza, amelyek tartalmazzák a beírt karaktersort. A tölcsér ikonra koppintva szűkíthető a szűrni kívánt oszlopok sora, és megadható, hogy már gépelés közben is vagy csak enter-t követően mutassa az eredményt a funkció.
• a további két ikonnal Az oszlopok ki/bekapcsolása és Táblázat mentése excel vagy szöveges fájlba műveletek végezhetők el.

A ProgramTECH MOST szoftverben jellemzően számos adatmező tartozik tételhez, ügyfélhez vagy bármely egyéb adathoz. Ugyanakkor előfordul, hogy a beépített adatmezők nem elégségesek. Ezt a hiányt oldja fel az egyedi adatmező funkció. Egyedi adatmezőt a Felhasználó hoz létre saját igényeinek megfelelően.

Alkalmazás ötletek

• számlák, szállítólevelek, díjbekérők és árajánlatok mellé jegyzetelési lehetőség
• tételek és szolgáltatás törzsben tételekkel kapcsolatos műszaki jellemzők rögzítése
• a dokumentum kitöltő modul segítségével nyomtatható formadokumentumokra is felvehetők az egyedi mezők, így pl. adásvételi szerződés nyomtatható az egyedi mezőben megadott további ügyféladattal

Hogyan működik?

Tételezzük fel, hogy az Ügyfelek törzsben szükséges ügyfelenként további adatokat is tárolni. Létrehozásuk:

• Belépés a Törzsadatok / Ügyfelek menüpontba
• Kattintsunk az ügyféllista táblázat alatti kis ikonok között a ||| ikonon megjelenő Egyedi mezők szerkezete menüpontra.
• A megjelenő új ablakban a Felvitel gombra kattintva vihetők fel új adatmezők az elnevezés, hogy kötelező-e vagy sem, az adattípusa megadásával. A fenti négy mező a lépés ismételgetésével hozható létre. Ugyanitt törölhető és módosítható már létező adatmező.
• A Bezár gombra kattintva a létrehozott adatmezők szerkesztése véget ér, az adott törzsadat tábla bezárul.
• Újra belépve az Törzsadatok / Ügyfelek menüpontba már az új mezők részei a táblázatnak, az ügyfelenkénti értékek a Módosítás gombon adhatók meg.
• Új ügyfél felvitele esetén a kötelező egyedi adatmezők bekérésre kerülnek.
• Van lehetőség az egyedi adatmezők értékeinek módosítására közvetlenül a táblázat alatt található ||| gomb Egyedi adatmezők értékei menüpont alatt.

A raktár készlet a készlet adatok böngészése menüben megtekinthető és módosítható is egyben, Ez nagyon gyakorlatias felhasználást tesz lehetővé. A munkavégzés közben feltárt készlet hibákat azonnal javítani lehet, viszont egy okot ki kell választani ami a módosítást szükségessé tette. A módosítás természetesen naplózásra kerül!