Elektronikus számlázás megvalósítása, átmenet távszámlával

Mi az e-számla?

  1. elektronikus formában (a NAV által befogadott fájltípusok közismert formátumok) kibocsátott és elektronikus formában befogadott számla, ugyanazon tartalmi, könyvviteli szabályok vonatkoznak, rá, mint a papíralapú számlára
  2. kihívás a papíralapú számlázással szemben (ahol az elvárásokat a papíralapú számla megfoghatósága és szokás alapján többé-kevésbé adottnak ismerjük el):
    • az eredet hitelessége
    • a tartalom sértetlensége
    • a tartalom hosszú távú integritása és az olvashatóság biztosítása

Az elektronikus számlázás megvalósítása


# Számlázási mód A.
adminisztrációs teendők bevezetéskor
B.
az e-számlázás folyamata
C.
archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
1. e-aláírással
  • szerződéskötés e-aláírás szolgáltatásra
  • NAV-hoz bejelenteni e-számlázást
  • számlabefogadót tájékoztatni v. ráutaló magatartását előhívni
  • megőrzési kötelezettség kivitelezésnek meghatározása (iratkezelési, adatbiztonsági folyamatok)
  • e-számla tartalmi megírása például a MOST Számlázó programból
  • e-aláírásra küldés, számla szolgáltató webfelületéről történő letöltése (számla befogadóra is vonatkozik)
  • e-aláírás ellenőrzése (számla befogadóra vonatkozik)
  • könyvelésre küldés (számla befogadóra is vonatkozik)
  • archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
  • VAGY saját archiválás (akár hardver lemezre, több példányban, több helyszínen), + minősített tanúsító szolgáltatótól származó időbélyeg
  • VAGY archív szolgáltatóval szerződni
2. megbízható üzleti ellenőrzési eljárással
  • megbízható üzleti ellenőrzési rendszer kialakítása pl. iratkezelési, számviteli szabályzat keretein belül (a számlabefogadóra is vonatkozik)
  • ProgramTECH MOST Dokumentumkezelő vagy egyéb vállalatirányítási rendszer használatával a saját belső, ügyféltől, illetve harmadik féltől származó bizonylatokkal alátámasztani a számla hitelességét és tartalma integritását (a számlabefogadóra is vonatkozik)
  • VAGY saját archiválás + minősített tanúsító szolgáltatótól származó időbélyeg + e-aláírás
  • VAGY archív szolgáltatóval szerződni + e-aláírás

Mi az e-számla és a papíralapú számláról történő Pdf számlakép továbbítással a helyzet?

  1. A Pdf is egy elektronikus dokumentum formátum, így megfelel az e-számla egyik alapkövetelményének, de csak és kizárólag akkor fogadható el e-számlaként, ha
    • a számlához kapcsolódó ügylettel megbízható üzleti ellenőrzési eljárás keretében egyértelműen összekapcsolható és
    • ezen eljárás dokumentumai e-formában hozzáférhetők és
    • hozzáférhetők maradnak a megőrzési idő lejártáig, valamint
    • a megőrzési kötelezettség során a külső szolgáltató (illetve jogszabály leír ettől eltérő, de erőforrás igényesebb, illetve egyéb okokból általában nem életszerűen alkalmazható megoldási módszereket) bevonását (minősített szolgáltató tanúsítványára e-aláírás illetve időbélyeg formájában) feltételezi.
  2. A Pdf forma önmagában még nem e-számla!

  3. Papíralapú számítógépes számla kibocsátását és befogadását kizárólag papír alapon lehet elvégezni. A Pdf-ben történő és emailes számlatovábbítást, majd befogadó oldali kinyomtatását jogszabály, rendelet nem nevesíti. Egyszerű és költségkímélő volta miatt számos jogszabály értelmezés látott napvilágot számlázó program gyártók, számviteli szakemberek, e-hitelesíts szolgáltatók részéről:
    • Egyesek szerint alkalmazható, mert az emailes számlatovábbítást tiltó 2006-os APEH nyilatkozat érvelése nem értelmezhető azóta, hogy a számla eredeti példány és számla másolati példányai feltüntetése nem kötelező adattartalma a számlának. Ezen értelmezés sugallja, hogy mivel az ilyen jellegű számlatovábbítást törvény explicite nem tiltja, és olyan erős anyagi előny kapcsolódik hozzá (postai költségek megtakarítása), hogy tiltása etikátlan lenne.
    • Mások szerint alkalmazása csak a befogadó tájékoztatása céljából elfogadható: a papíralapú számlák egymás utáni azonnali kinyomtatása, illetve a személyes rendelkezésre bocsátási kötelezettség csak az irodában kinyomtatott számla postai továbbításával teljesül.
  4. A NAV 2013 májusi számlázás értelmezése felülírja a fenti megközelítéseket: papíralapú számla Pdf-ben történő továbbításával a papíron létrehozott számla elektronizálását valósítjuk meg, mely számlát a befogadónak és kibocsátónak is elektronikus számlaként kell kezelni. A Pdf forma nem papírszámla!

Távszámla

A papíralapú számla Pdf-ben történő továbbítása szabályszerű kiváltására a Távszámla Modul lehet a válasz: webes felületen meghatározott időn belül és alkalommal letölthető a számlabefogadó számára a papíralapú számla. A befogadót nem terheli az elektronikus számla befogadásával járó procedúra és költség, a kibocsátó mentesül a papíszámla adminisztárciós munkafolyamata, postaköltsége megfizetése alól. Megőrzés tekintetében választhat az elektronikus megőrzés vagy a papíralapú számla megőrzése között. E-megőrzés esetén E-számla megvalósítás tábla 2C cellája vonatkozik.

Forrás:

  • 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
  • 2000. évi C. törvény a számvitelről
  • 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról
  • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet
  • 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet
  • 23/2014 NGM rendelet


Kapcsolódó tartalmak: