Elektronikus számlázás megvalósítása

Mi az e-számla?

  1. elektronikus formában (bármely formátum, legyen az.txt, .pdf, vagy egyéb) kibocsátott (kiállított) és elektronikus formában befogadott (megküldött) számla
  2. kihívás a papíralapú számlázással szemben (ahol az elvárásokat a papíralapú számla megfoghatósága és szokás alapján többé-kevésbé adottnak ismerjük el):
    • az eredet hitelessége bizonyítása (helyesek-e rajt az adatok, megvalósult-e az ügylet?)
    • a tartalom sértetlensége biztosítása hosszú távon is (nem módosították a tartalmát?)
    • az olvashatóság biztosítása hosszú távon is (8 év múlva is meg tudja majd nyitni számítógépes rendszerem?)

Az elektronikus számla formái

  1. hitelesítés nélküli elektronikus dokumentum
    • kevésbé előíró szabályozással rendelkező akár uniós tagállamokból is érkezhet ilyen, pl .pdf-ben
    • az olvashatóság biztosított
    • elektronikusan alá kell írni (az eredet hitelessége biztosítása), majd időbélyegeztetni (a tartalom sérthetetlensége biztosítása)
  2. minősített elektronikus aláírással/bélyegzővel ellátott számla (pl. .pdf)
    • a legelterjedtebb e-számlázási forma
    • archiválás előtt időbélyegeztetni szükséges
  3. minősített elektronikus aláírással/bélyegzővel és időbélyeggel ellátott számla (pl. .pdf)
    • a két hitelesítő jegy biztosítja az eredetre és a tartalomra vonatkozó követelményeket is, nem szükséges további hitelesítési elem hozzárendelése
    • ilyen a ProgramTECH MOST E-számla Modullal kiállított számla
  4. a számlát EDI rendszerben állítjuk ki
    • speciális elektronikus kódok formájában megvalósuló üzleti levelezés (pl. a megrendelés, szállítólevél, számla)
    • erőforrásigényes, így
    • elsősorban a nagyforgalmú kereskedelmi szereplők vagy gyártók és beszállítóik között fordul elő
    • beszállítók számára kész eszközt nyújt a ProgramTECH MOST EDI Modul
  5. szigorú/megbízható üzleti ellenőrzési eljárásnak vetjük alá ügyvitelünket
    • bizalmi szolgálatást nem szükséges igénybe venni a számla előállításakor (a megőrzéskor viszont igen!)
    • az iratképzés papírmentesen történik
    • szervezeten belül kidolgozott szabályokkal (szigorú/megbízható üzleti ellenőrzési eljárási rend kialakításával) szükséges meggyőzően biztosítani a fent sorolt 3 elv érvényesülését
    • egy számla eredete hitelességét például minimum 3 egyéb irattal szükséges alátámasztani, melyekből legalább egy a az üzleti partnertől (megrendelés), egy másik pedig 3. féltől (banki tranzakciós értesítő) származik

Az online számlázás és az elektronikus/papíralapú számlázás nem azonos kategóriák! Az online számlázás nem saját számítógépen levő (letöltés és telepítés), hanem egy szolgáltató szerverén elérhető számlázó programon történő adatbevitelt és számlakiállítást takar. Az online számlázó programmal akár papíralapú számla is kiállítható.

Az elektronikus számlázás folyamata minősített e-aláírással/bélyegzővel ellátott számla esetében


A.
adminisztrációs teendők bevezetést megelőzően
B.
az e-számla kiállítás folyamata
C.
archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
  • elektronikus aláírás/bélyegző illetve opcionálisan időbélyeg szolgáltatására illetve ezeket nyújtó számlázórendszerre szerződni (ezt nyújtja a PorgramTECH MOST E-számla)
  • számlabefogadót tájékoztatni vagy a beleegyezésre utaló magatartását előhívni, hiszen a megőrzés feltételeit neki is teljesíteni kell
  • megőrzési mód meghatározása (az adatbiztonság, adatmentés, iratkezelés átgondolása)
  • e-számla tartalmi megírása például a ProgramTECH MOST Számlázó Modullal
  • e-aláírással való ellátás, e-aláírásra küldés, esetleg időbélyegzés például a ProgramTECHMOST E-számla Modullal
  • számla befogadóhoz való kiküldése, illetve értesítés és letöltési link küldése (ProgramTECH MOST E-számla Modul)
  • e-aláírás ellenőrzése (számla befogadóra vonatkozik)
  • könyvelésre küldés (számla befogadóra is vonatkozik)
  • archiválás (számla befogadóra is vonatkozik)
  • VAGY minősített időbélyeggel ellátott számla esetén saját archiválással (ez ProgramTECH e-számla hitelesítő szolgáltatásával megvalósítható, mert már időbélyeggel van ellátva, ezért további szolgáltató bevonására nincs kényszer)
  • VAGY minősített időbélyegre szerződni és saját archiválással megőrizni
  • VAGY minősített archiválás szolgáltatásra szerződni
    • ez esetben NAV-hoz bejelenteni a szék- vagy telephelytől eltérő helyszínen és/vagy online hozzáféréssel ellátott elektronikus irat tárolási módot

Átmenet a papíralapú és az elektronikus között?

  1. papíralapú számla ,,kibocsátónál maradó példánya - papírra nyomtatás helyett - elektronikus adatállományként is megőrizhető" - mondja a 23/2014-es számlarendelet
    • a kibocsátó papíralapon bocsátja befogadó rendelkezésére a számlát, de elektronikusan őrzi meg
    • az elektronikus másodpéldányt e-aláírással, időbélyeggel látja el
  2. ,,papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat" is megnevezésre kerül a rendeletben
    • A számviteli és az adózás rendéről szóló törvény megengedi a papírszámla befogadó oldalán való elektronikus megőrzését
    • a digitalizálás a 451/2016. Korm. rendelet papír alapú dokumentumokról történő elektronikus másolatkészítés szabályai szerint történik
  3. A számlakiállításról szóló aktuális adóhatósági információs füzet
    • ,,Elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla." megfogalmazás értelmezése lehetőséget ad a papírszámla emailen, pdf-ként történő megküldésére, ha azt papíralapon is a befogadó rendelkezésére bocsátjuk.
  4. A papíralapú számlázásnál a postázás kiváltására megoldás a távnyomtatás, melyet a ProgramTECH MOST Távszámla Modul szolgáltat.

Forrás:

  • 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
  • 2000. évi C. törvény a számvitelről
  • 2015. évi CCXXII. az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvény
  • eIDAS rendelet
  • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet
  • 451/2016. (XII.19.) Korm. rendelet
  • 23/2014 NGM rendelet
  • A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai 2017.


Kapcsolódó tartalmak: