Az dokumentumok kezelését (hasonlóan a papír alapú iktatáshoz) iktatókönyvbe történő besorolással alapozzuk meg. A dokumetumkezelő program egyszerre több iktatókönyv vezetésére is képes. Az iktatókönyv használata felhasználókhoz köthető. Beállítható, hogy ki vagy kik melyik iktatókönyvet használhatja iktatásra, illetve tekintheti meg. Az iktató könyvön belül minden irat egyedi sorszámot kap.