A Hessyn Kettős, az Infotéka Kontír.Net, a KulcsSzoft Könyvelés, a Libra Főkönyv és Pénzügyi Rendszer, a NivoSoft, a Novitax NTAX, a QualitySoft, az RLB-60, a Ten-Soft Kettős könyvviteli szoftverek felé készült el adatátadó segédprogram (ezen dokumentáció írásáig, a lista folyamatosan bővül). Amennyiben könyvelője ezen szoftverek valamelyikével dolgozik éljen a lehetőséggel! A funkció használatához szükséges a Hálózati és Bejelentkeztető Modul.

1. A Fájl / Adatátadás könyvviteli szoftver felé menü felbukkanó párbeszédablakában elkészítjük a számlákat tartalmazó fájlt
   • kivásztjuk a könyvvelőprogramot, majd
   • kiválasztjuk a mentési könyvtárat
     • az alapértelmezett hely felül is írható tetszőlegesen kiválasztott meghajtó, mappa, almappa ékezetek és speciális karaktereket mellőző elnevezével
   • megadható a számlatömb, kelt dátum, stb a könyvelésre küldendő számlák szűréséhez.
2. Az elkészült fájl beolvasható a könyvelőszoftverbe
   • ezt a könyvelőszoftver felhasználói segédletében írtak szerint kell elvégezni - RLB esetén például a MOST-ban létrehozott KSZLAKET.DBF nevű állományt kell átadni a Könyvelés / Vevő számlák automatikus
     könyvelése menüpontjában (852-es kódlap).

Felhasználói csoport létrehozása

A program működéséhez való hozzáférési engedélyek kiadásának első lépése felhasználói csoport létrehozása. A különböző engedélyeket nem felhasználóhoz, hanem csoporthoz kötjük. A felhasználói csoport létrehozásának módja:

1. a Törzsadatok / Felhasználó csoportok menüben
2. a jobb alsó sarok gomsorán a Felvitel gombbal nevet adunk a csoportnak, például Könyvelés vagy Pénzügy

Egyéb műveletek

• A jobb oldali gombsoron értelemszerűen a gombra kattintással elvégezhető a gomb nevében utalt tevékenység.
• A bal oldali gombsoron levő Import gombbal korábbi ügyviteli rendszerből, egyéb listából hozhatók át begépelés nélkül felhasználók.
• Az ablak egyéb elemei fölé víve az egeret felbukkanó súgó jelzi a lehetőségeket:
  • táblázat mentése külső fájlba
  • táblázat oszlop sorrend változtatása, oszlop elrejtése
  • táblázat sorai közötti mozgás
  • keresés a táblázatban
  • adatok szűrése minimum 3 karakter megadásával

A Hálózati és Bejelentkeztető Modul -lal létre hozható felhasználó, bejelentkező névvel, jelszóval. Példaként hozzunk létre Alma pénzügyi munkatárs és Málna könyvvizsgáló számára belépési lehetőséget.

1. A Felvitel gombra kattinva
2. a felhasználót be kell sorolni Felhasználói csoport elnevezése mezőben felhasználói csoportba.
   • Alma esetében például kiválasztjuk a 'pénzügyi' csoportot, ha nincs akkor létrehozzuk a 'pénzügy' csoportot a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Felhasználói csoportok almenüben. Málna felhasználói fiókja létrehozásakor a 'könyvelés' csoportot válasszuk ki, vagy hozzuk létre, majd választjuk ki.
3. Majd megadjuk nevét, bejelentkező nevét és jelszavát.
   • Az email cím megadása a Dokumetumkezelő Program Modul esetén lényeges, például, ha szeretnénk az iktatott vagy iktatandó iratot az érintettnek emialen is elküldeni.
4. Ha szeretnénk, ha a létrehozott felhasználók csak saját fiókjukon keresztül mozogjanak a programban, változtassuk meg a nyilvános Rendszergazda felhasználóhoz tatozó 1234 jelszót a Módosít gombbal.

A program megnyitáskor felnyíló Bejelentkezés ablakban Alma és Málna saját felhasználói neve és jelszava birtokában léphet be. A Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Engedélyek almenüben határozhatók meg konkrétan a tevékenységek, amelyet Alma, mint 'pénzügy' -i csoporttag, Málna, mint 'könyvelés' csoporttag végezhet.

Itt alakíthatók ki a felhasználói jogosultságok, azaz a program különböző szintű részleteibe történő betekintés, beavatkozás fokozatainak megadása történik itt.

A ProgramTECH MOST felhasználó azonosítása és engedélyezési módszere

• Jogosultságok, azaz korlátozott hozzáférés kiosztása és felhasználó azonosítás, azaz több felhasználó létrehozása a Hálózati és Bejelentkeztető Modul része.
• Az alapmodulban egy felhasználó van: felhasználói csoportja Rendszergazda, neve Rendszergazda, jelszava 1234. A név nem megváltoztatható. A jelszó igen, ha ezt a felhasználó feülírja, jelszavát kizárólag ő fogja ismerni.
• A Rendszergazda, illetve a rendszergazda felhasználói csoportban létrehozott további felhasználók jogosultsága teljeskörű, azt szűkíteni nem lehetséges.
• További felhasználók létrehozása jogosutlságok meghatározását feltételezi. Alaphelyzetben minden rendszergazdai csoporttól eltérő felhasználó zéró hozzáféréssel bír.
• A program bejelentkezéskor felismeri a felhasználót, ha a Fájl / Saját jelszó és belépés módja almenüben a Jelszó megjegyzése és azonnali belépés opciót jelöljük.
• Ugyanitt megváltoztathatjuk jelszavunk.
• A Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Engedélyek jogosultságkezelése tevékenységekre szól. Bizonylatokra és iktatókönyvekre is be kell állítani a hozzáférési lehetőséget a Törzsadatok / Bizonylat tömbök engedélyei Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek engedélyei almenükben.

Jogosultságok beállítása

Példaként adjuk meg Alma pénzügyi munkatárs és Málna könyvvizsgáló számára a társaságunk számláival kapcsolatos engedélyeit.

1. Felhasználói csoport kiválasztása
   • Jogosultságot nem felhasználó személyéhez, azaz Almához vagy Málnához, hanem felhasználói csoporthoz kötünk. A jogosultságok beállításának feltétele a például 'pénzügy' és 'könyvelés' felhasználói csoportok előzetes létrehozása a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Felhasználói csoportok almenüben.
2. A Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek / Engedélyek almenüben a Főmenü elem szövege elemlistából válasszuk ki a főmenüt, amelyen belül különféle tevékenységekre különféle engedélyeket adhatunk ki
   • A mezőből jelöljük ki a menüt (akár a program egészére, az összes menüre meghatározhatók az engedélyek egy táblában az Összes választásával), példánkban a Bizonylatok főmenüre van szükség a számlázással kapcsolatos engedélyek meghatározásához.
3. Az Almenü elem szövege oszlopban szűkítsük tovább a beállítandó funkciót
   • Példánkban az Új számla készítése almenüben történő tevékenységre szeretnénk fókuszálni, tehát ezt válasszuk ki.
4. A Módosítás gomb majd,
5. a felbukkanó ablakban Megtekint, Felvitel, Módosít, Törlés tevékenyeségek engedélyezhetők a jelölőnégyzetek pipálásával.
   • Példánkban Alma esetében az 1. lépésben kiválasztott 'pénzügy' felhasználói csoporthoz az összes tevékenységet engedélyezzük az Összes be- vagy kikapcsolaása jelölőnégyzettel. Málna számára az 1. lépésben a 'könyvelés' felhasználói csoportot kell kiválasztanunk, majd a 4. lépésben az Új számla funkciói közül csupán a Megtekint -re adunk módot. Könyvvizsgálónk számlákat nem vihet fel, nem módosíthat.
6. Rendben gombon véglegesítjük a beállítást.
7. Ha ezek után ki-, majd belépünk a programba Alma felhasználóként, azt tapasztaljuk, hogy az Új számla készítése almenü még mindig szürke, még nem tud Alma számlázni. A Törzsadatok / Bizonylat tömbök engedélyei felületen is meg kell adnunk Alma felhasznlói csoportja számára a hozzáférést.

A könyvvizsgáló vagy egyéb adóhatósági vagy szabványhoz történő igazodáshoz szükséges auditor számára hasonlóképpen biztosíthatunk hozzáférést ügyviteli rendszerünkhöz, ha az rendszeres időközönként történik és automatizálni szeretnénk.

A Hálózati és Bejelentkeztető Modultól elérhető funkció. Itt készíthetők el a tömegesen is kiküldhető direkt marketing szövege, de a fizetési felszólító minta levelek is. A szövegek rendelhetők bizonylattípushoz is.

A Hálózatos és Bejelentkeztető Modul esetén lehetséges használni.

• Saját jelszavunk megváltoztatásához szükséges korábbi jelszavunk ismerete.
• Felhasználó törlése a visszakereshetőség és megbízhatóság biztosítása miatt nem lehetséges.
• Az engedélyek nem változnak, illetve csak abban az esetben változtathatók, ha erre megvan felhasználó jogosultsága.
• Kizárhatjuk magunk, ha jelszavunk elfelejtenénk!

A PTGSZLAH nevű formanyomtatvány számára adhatók át adatok ezzel az almenüvel. A felbukkanó ablakban értelemszerűen paraméterezhető az adatátadás. Kizárólag a Törzsadatok / Fizetési módok / Befizetés pénztárba típúsú készfizetéssel kiállított számlák adatai mennek át. Bővebben a funkcióról itt írunk: http://most.programtech.hu/nav_ptgszlah_adatlap_kitolto

A Hálózati és Bejelentkeztető Modultól elérhető funkció a Bizonylatok menüben webáruházból indított bizonylatolásra. Párbeszédablak kéri be a webes felület megfelelő tranzakciójához vezető azonosítószámot, a Beállítások link a Fájl / Beállítások almenü Webáruház lapján megadott URL-ről. A Rendben gombbal a pl. számla készítés felületre jutunk, ahol már beolvasta a program a webes felületi tranzakció adatait, a számlát csak rögzíteni kell.

Lehetőség van:

• az adatátadó programban beállítani, hogy melyik - számla, szállítólevél, díjbekérő, stb - bizonylattípusra kerüljenek a megrendelés adatai, vagy
• a párbeszédablakban kiválasztani és a "Mindig ez legyen" lehetőségen rögzíteni a bizonylattípus választást.

Ebben a Hálózatos Modul-tól elérhető almenüben meghatározhatja a rendszergazdai jogosutlságokkal bíró felhasználó, hogy a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek almenüben létrehozott felhasználók, és jogosultságaik mely bizonylattömbökre értendő.

Alapértelmezésben mindenki mindent

Alapesetben minden felhasználó csoport tagjai (azaz felhasználók) minden bizonylattömbben dolgozhatnak. Ezt úgy kell elképzelni, mint ha a szállítótömböt az asztalon hagyva, abba "bárki" írhat számlát, bárki fellapozhatja. Ha ez a működési mód megfelelő, akkor ennek a listának üresnek kell lennie.

Mindenki csak azt amire engedélyt kap

Ha például a pénzügy csoport Mihály felhasználója bizonylat megtekintési és módosítási, jogot kapott, itt specifikálhatjuk, hogy mely tömbön belüli bizonylatokra vonatkozik ez az engedély. Viszont ha felvittünk egy szabályt, akkor már csak a megengedett csoportok felhasználói dolgozhatnak a megengedett tömbbe. Ha Mihály-on felül mást is szeretnénk, hogy számlázhasson, akkor az ő csoportját is hozzá kell adni. Azaz ami nincs engedélyezve, az tilos.