Abban az esetben, ha a szoftvert csak egy felhasználó használja, nincs jelentősége annak, hogy ki készítette az adott bizonylatot (számla, szállítólevél, árajánlat, díjbekérő - proforma számla). Viszont, amennyiben cégénél a programot többen is kezelik, különböző szempontok miatt,  - pl. eltérő jogosultsági szintek kialakításának igénye, munkamegosztási gyakorlat, minőségbiztosítást szolgáló eljárások - a programba történő belépéskor felhasználó név és jelszó bekérésével a felhasználót érdemes azonosítani. Sikeres belépés és azonosítás után készített bizonylatot utólag is a készítőhöz lehet rendelni.

Ha a hálózatos szoftverbe az adott számítógépről csak egy adott felhasználó tud belépni, a jelszó bekérése kikapcsolható, gyorsítva ezzel a bejelentkezést.