bizonylattömb

Év elején van tennivaló a számlázó programmal?

Évkezdés a ProgramTECH MOST-ban

A ProgramTECH MOST ügyvitel évvégéhez köthető extra karbantartást vagy egyéb tevékenységet nem igényel. A felhasználókat az új évben az aktuális adózási törvények változása mellett - melyet minden évben külön hírként tárgyalunk - elsősorban az új évszám megjelenítése és/vagy az év eleji 1-es sorszámról való sorszámozás kérdése foglalkoztatja. Ez utóbbiakban jogszabály nem köti a vállalkozást. Szervezeti szintű döntés, hogy az évváltás megjelenik-e a sorszámozásban vagy nem, folyamatosan növekszik tovább a sorszám, vagy új sorozatot indítanak.

  1. Folyamatos sorszámozás

    Nincs tennivaló, ha a Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben a tömbök beállításainál az Évszám megjelenítése a bizonylat sorszáma előtt NEM jelölt. A sorszámozás halad folyamatosan tovább, nem kell újra szigorú számadásba venni.

  2. Év eleji 1-es számlasorszám

    A beállítás módja az Év eleji 1-es számlasorszám beállítása című cikkben olvasható.

  3. Évszám megjelenítése a sorszámozásban

    Ha a Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben a tömbök beállításainál az Évszám megjelenítése a bizonylat sorszáma előtt jelölt, akkor az évváltás beálltával a sorszám előtagjában automatikusan 2016-ról 2017-re vált. Például a 2016/SZH00001020 évi utolsó számlával a beállítás 2017/SZH00001021-es sorszámot eredményezi az évváltást követően készülő első számlánál. A sorszám szám tagja maga folyamatos marad (1020 -> 1021) , de a sorszámtartomány változik, így szigorú számadásba veendő.

  4. Számlázás a teljesítés ideje szerinti év tömbjébe

    A 3. pont beállítása esetén a 2016-os teljesítésű számláik is a 2017 előtagú sorozatba kerülnek. Ha ezt ki szeretnék kerülni, akkor új számlatömböt/ket kell létrehozni, ahol az évszám megjelenítését nem választjuk ki. A tömb sorszámozásánál így még mindig van lehetőségünk 6 jegyű előtag és 7 jegyű számsor meghatározására. Azaz az előtagban megjeleníthetjük az évszámot is és létrehozható, pl. 16SZH00001021 sorszámmal induló új tömb. Ide 2017-ben is felvitelre kerülhetnek 2016-os teljesítésű számlák. Ezzel párhuzamosan létrehozhatunk a 2017-os teljesítésű számlák számára egy további tömböt. A szigorú számadású dokumentálásról ne feldkezzünk meg!

Bizonylat tömbök engedélyei

Ebben a Hálózatos Modul-tól elérhető almenüben meghatározhatja a rendszergazdai jogosutlságokkal bíró felhasználó, hogy a Törzsadatok / Felhasználók és engedélyek almenüben létrehozott felhasználók, és jogosultságaik mely bizonylattömbökre értendő.

Alapértelmezésben mindenki mindent

Alapesetben minden felhasználó csoport tagjai (azaz felhasználók) minden bizonylattömbben dolgozhatnak. Ezt úgy kell elképzelni, mint ha a szállítótömböt az asztalon hagyva, abba "bárki" írhat számlát, bárki fellapozhatja. Ha ez a működési mód megfelelő, akkor ennek a listának üresnek kell lennie.

Mindenki csak azt amire engedélyt kap

Ha például a pénzügy csoport Mihály felhasználója bizonylat megtekintési és módosítási, jogot kapott, itt specifikálhatjuk, hogy mely tömbön belüli bizonylatokra vonatkozik ez az engedély. Viszont ha felvittünk egy szabályt, akkor már csak a megengedett csoportok felhasználói dolgozhatnak a megengedett tömbbe. Ha Mihály-on felül mást is szeretnénk, hogy számlázhasson, akkor az ő csoportját is hozzá kell adni. Azaz ami nincs engedélyezve, az tilos.

Kapcsolódó tartalmak: 

Adatátvétel

A ProgramTECH Számlázó és Házipénztár Programról ProgramTECH MOST használatára váltók számára lehetőséget ad ez az almenü az adatok átvételére.

Az átvett számlák kizárólag informatív céllal lesznek jelen az új programban, hiteles számlamásolat, NAV adatszolgáltatás xml innen az ávett számlákkal nem készíthető!
  • az adatok átvétele már a demo PorgramTECH MOST-ban is megvalósítható, de a felület csak akkor lesz aktív, ha a licenszvásárlás megtörtént
  • a fenitek miatt a program kipróbálása tehát az adatátvételt megelőzően történhet meg (az adatátvett program eltávolításával, majd demo ismételt telepítésével újra aktív demohoz jut)

Az átállás menete

  1. Tekintse meg a két program funkciói összehasonlító táblázatát.
  2. A ProgramTECH MOST tesztelése majd licenszvásárlás és aktiválás
  3. Adatok átvétele

    Az adatimport a ProgramTECH Számlázó Program és Házipénztár Programból a Fájl / Adatbázis mentése menün keresztül kivett fájl a ProgramTECH MOST Fájl / Adatátvétel menüpontjában történő megadásával valósítható meg.

    Adatok átvétele a régi számlázó programból.

    • Az átvett ügyfél és tétel adatok a (már élesített) program Törzsadatok hasonló nevű almenüjeiben tekinthetők meg.
    • A Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben látható, hogy a demóban megismert alapértelmezetten meglevő tömbök mellé Számla Átvett HUF, Számla átvett EUR, Szállítólevél Átvett HUF, stb. néven új tömbök létesültek. A korábbi rendszerből beimportált számlák, szállítólevelek a Bizonylatok / Bizonylatműveletek menüben tekinthetők meg. Egy konkrét számla megtekintésével látható mind a sorszámon, mind a bizonyaltzáró szövegen, hogy a számlák nem hiteles másolatként, tájékoztató jelleggel kerültek a programba.
    • Házipénztár adatok nem vehetők át. Az új programban a Törzsadatok / Házipénztár alapadatok menüben a pénztár nyitó pénzkészlet megadásával biztosítható a folyamatosság.
  4. Alapbeállítások

    A Fájl / Beállítások menüpontban érhetőek el az alapműködéssel kapcsolatos kérdések. Az alapértelmezett beállítások a legtöbb vállalkozás számára megfelelnek és később is állíthatóak. Az első számla kiállítása előtt feltétlenül ellenőrizze:

    • Bankszámlaszám és pénznem adatait a Törzsadatok / Pénznemek és bankszámlák menüpontban, és a
    • a bizonylat tömbök beállításait a Törzsadatok / Bizonylat tömbök menüpontban. (A ProgramTECH MOST több számlatömböt is tud kezelni, illetve eltérő pénznemeket eltérő bizonylattömbben tud csak kezelni.) A menüpont felületén a felsorolásból kiválasztott egyik tömbben a Módosítás gombbal ellenőrizze és tekintse át a bizonylattömbök régi programban nem használatos beállítási lehetőségeit.
    • Döntse el, hogy az átvett tömbökbe folytatólagosan bizonylatol-e, vagy új tömböket létesít. Hívja segítségül az online súgó, a Felhasználói útmutató bizonylat tömbökkel kapcsolatos részeit, vagy a videógalériát)
  5. Adminisztratív lépések
    • A szokásos feladatok, melyre az aktiváló emialben is felhívjuk a figyelmet: szigorú számadásbavétel, az új számlázó program bejelentése, valamint az aktuális Felhasználói Útmutató a program Súgó/Olvass el menüjéből való letöltése.
    • Amennyiben a korábbi programot nem használja, illetve annak licensz kifutását megelőzően, vezesse ki a Programtech Számlázó és Házipénztár Programot a számlázó program használatának abbahagyásáról írt GYIK szerint.

Távsegítség igénybevétele

Az adatimporttal kapcsolatos műveleteket a fenti leírás alapján ügyfeleink vagy ügyfeleink informatikusai el tudják végezni. Ha ez nem megoldható, akkor az áttelepítéshez igénybe vehető Szoftver telepítése, betanítása, tanácsadás szolgáltatásunk, amely ezen az adatlapon rendelhető meg:
http://most.programtech.hu/megrendeles

A ProgramTECH Számlázóból ProgramTECH MOST-ba történő adatátvételt követően a próba számlák is az adatbázisban maradtak. Hogyan távolíthatom el őket?

Minden érintett törzsadat, pl.

  • a Törzsadatok / Ügyfelek, vagy Tételek és szolgáltatások illetve Bizonylat tömbök almenükben elérhető adatok a "Módosítás" gomb által felnyíló ablakban az "Aktív" tulajdonság kikapcsolásával inaktívvá tehető.
  • A másik lehetőség a tesztadatok "Törlés"-e az ugyanezen menükben megjelenő táblázatban akár egyesével, akár több vagy az összes adatsor kijelölését követően.
  • A számlákkal a szigorú számadás miatt a fenti műveletek nem kivitelezhetők demoban sem, viszont a bizonylattömb maga törölhető. A demoban kipróbált bizonylattömb inaktívvá tétele vagy törlése esetén is új bizonylattömböt kell létrehozni, a számlák számára a leírás szerint.

Bizonylat tömbök

A bizonylat azonosító sorszám felépítése

  • Az alapértelmezetten generált bizonylatsorszám felépítés 4 számjegynyi évszám, SZH illetve SZE vagy Á vagy D vagy L betű, utalva a bizonylattípusra, 7 számjegynyi sorszám.
  • Így keletkeztetett például a demo programban található 2013/SZH0000001 azonosító a forintos, 2013/SZE0000001 az eurós számlák számára, 2013/Á0000001 az árajánlatok számára.

Az alapértelmezett bizonylat azonosító sorszám módosítása

A karaktertipológia az első bizonylat kiállításáig átalakítható. A módosítás folyamata:

  1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben
  2. a módosítani kívánt alapértelmezett bizonylat tömb típus (árajánlat, díjbekérő, szállító, számla) kiválasztása a sorra kattintással
  3. majd a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintás
  4. A felbukkanó ablakban a feljebb részletezett sorszámtipológia az első harmadban található. A következő lehetőségek vannak:
    • az évszám letiltható (a perjel szintén eltűnik),
    • a betű előtagok tetszőleges betűre válaszhatók 1, 2, 3, stb., egészen 6 darab karakter megjelentetésével
    • a kezdő sorszám is megválasztható

Az első számla kiállításával a számlatömb sorszámozása már nem módosítható, azt a jogszabálynak megfelelően kihagyás és ismétlődés mentesen generálja a program.

Új bizonylat tömb létrehozása

Tetszőleges számú tömb nyitható a program által támogatott bármely bizonylattípusból. A szigorú számadású típust szigorú számadásba kell venni.

  1. a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben
  2. a jobb alsó gombsoron a Felvitel gombra kattintás
  3. a felbukkanó ablakban számos részlet paraméretezhető, a teljesség igénye nélkül meghatározható:
    • a Bizonylatkibocsátó adatai alatt kinyomtatandó egyéb szöveg, pl a "pénzforgalmi elszámolás", "FELÍR", "Kisadózó" vagy "jövedéki engedély száma" kitételek (! a NAV adatszolgáltatás .xml-hez vonatkozó felületeken ezeket ismételten meg kell adni)
    • az első és a további példányok nyomtatója megadásával felülírható a Fájl / Beállítások / Nyomtatás fülön megadott nyomtató
    • az első bizonylat kiállítását megelőzően az azonosító karakter sorozat
    • nyomtatandó példányszám
    • kétablakos borítékhoz illeszkedő címzés közvetlenül a bizonylaton
    • példányok megkülönböztetése opció
    • forrásbizonylat sorszámának feltüntetése
    • aláírás, bélyegzés lehetősége
    • a kiállító neve a fejlécben szerepeljen-e
    • szükséges-e a példányszámok megkülönböztetése illetve, ha igen nyomtatandó példányszám megadása
    • pozícíószámozásra szükség van-e
    • kötelezően megjelenítendő Állandó bizonylatzáró szöveg
    • kötelező adatokon felül ügyfélazonosítók kiválasztása
    • az EKÁER súlykorláthoz számított súly fel is tüntethető bizonylatokon
    • a Fájl / Beállítások / Tételkezelés felületen megadott egységár tizedes szám nyomtatásban való megjelenítése.

Meglévő bizonylat tömb tulajdonságainak módosítása

A sorszámtartomány kivételével bármely tulajdonság módosítható:

  • a Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben kijelöljük a módosítani kívánt tömböt, majd
  • a jobb alsó gombsoron a Módosít gombra kattintva módosítjuk a tulajdonságot.
    • például évváltáskor vagy esetleges adatvesztés esetén a tömb inkatívvá tehető, így adatai hozzáférhetőek maradnak, de a számlázást a program ide nem ajánlja fel, nem engedélyezi.

Szeretném, ha év elején 1-es sorszámmal indíthatnám a számlázást. Van lehetőség ilyen jellegű évváltásra a ProgramTECH MOST-ban?

  • Ha a számlatömb Törzsadatok/Bizonylattömbök menüben történő létrehozásakor Évszám megjelenítése a bizonylat sorszáma előtt ki van választva, automatikusan változik a bizonylat sorszám előtagja minden újév kezdetekor, tehát új sorszám sorozat megkezdését jelenti. Ugyanakkor a számlasorszám sorszám számjegyei nem nullázódnak le.
  • Ha a számlatömb Törzsadatok//Bizonylattömbök menüben történő létrehozásakor Évszám megjelenítése a bizonylat sorszáma előtt nincs kiválasztva, a sorszámozás minden elemében folyamatosan folytatódik újév kezdetekor is.
  • Ha azt szeretné, hogy az újévben a számlasorszámok 1-ről induljanak, akkor új bizonylattömböt kell létrehozni Törzsadatok/Bizonylattömbök menüben. Első bizonylat sorszáma alapértelmezetten 1.
  • A korábbi tömböket érdemes Törzsadatok/Bizonylattömbök/Módosítás gombbal inaktívvá tenni.
  • Év eleji számlasorszám módosítást nem írja elő semmilyen rendelkezés, a számlázás folytatható adminiszrációs kötelezettség nélkül.
  • A sorszámváltoztatást (történjen az a sorszámot képző karaktersor betű- vagy számjegy típusú karaktereiben, évszámot vagy sorozatot jelentő jegyeiben) szigorú számadásba kell venni: a számlasorszámok kezdő és befejező kelt dátuma és sorszám tartományai nyilvántartásba vételéről gondoskodnia kell!