távszámla

Számunkra kényelmes és papírkímélő megoldás lenne, ha elektronikusan tárolnánk a másodpéldányt.

Az áfa törvény lehetőséget biztosít a papíron kibocsátott számla elektronikus megőrzésére. A kérdésben megfogalmazott szituáció a kibocsátó általi elektronikus megőrzés esete, melyet a 23/2014 NGM rendelet 17, 18 és 19 §-a szabályoz, hivatkozva a digitális archiválás 114/2007 GKM rendelet előírásaira. A ProgramTECH MOST-tal automatizálható a saját példány pdf képézése. A Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben a tömb jellemzőinél megadható eltérő nyomtató a befogadói Első példány nyomtatója és a kibocsátói További példányok nyomtatója mezőkben. A kibocsátói példány számára automatikusan felajánlásra kerül számla rögzítésekor a pdf nyomtató, a képzett képfájl elnevezése a sorszámból épül fel, mellőzve az informatikában tiltott esetleges (/) útvonalkaraktert. A PDF-es számlaképzés viszont nem felel meg a jogszabályoknak - önmagában. Az ilyen módon megőrzendő számlát további technikai feltételeknek kell megfeleltetni, melyről egyenlőre a felhasználó kell, hogy gondoskodjon: elektronikus aláírás, minősített hitelesítő szervezettől időbélyeg vagy minősített archiváló szolgáltatónál való elhelyezés.

E-számla Modul

Az E-számla Modul használatával megtakaríthatók a számla nyomtatásával, fizikai tárolásával kapcsolatos költségek, és pillanatok alatt eljuttatható a bizonylat a számlabefogadóhoz. Elektronikus aláírással és archiválással NAV elfogadott és elektronikusan feldolgozható eszámla formátumban.

Távszámla Modul

A Távszámla Modul használatával megtakarítható a számlák nyomtatásával kapcsolatos költségek egy része, a boríték és postázási költség és az ezzel kapcsolatos sorban állás, időkiesés. A távszámla előnyeit tekintve hasonló szolgáltatás mint az e-számla, de ez utóbbinál olcsóbb és egyszerűbb.

Szeretném megtakarítani a postaköltséget. Hogyan küldhetem el e-mailben a számlát ügyfelemnek?

A számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példányt tartunk a kezünkben, 2010. szeptemebr 27-től ez a kitétel már nem szerepel az áfa törvény vooatkozó paragrafusában. Egyazon számla példányainak megkülönböztetése nem kötelező (ehhez ki kell kapcsolni a bizonylat példányok feltüntetését a Törzsadatok/Bizonylattömbök/Példányok megkülönböztetése jelölőnégyzetben). Ez korábban lehetővé tette a számlák ügyfél példány pdf változat emailben történő megküldését, amenyiben a számla befogadó a számlát papíron fogadta be, illesztette könyvelésébe, és őrizte meg a jogszabályban meghatározott ideig. A jelenlegi szabályozás szerint viszont ez a küldési mód maga után vonja, hogy az így kiküldött számlát a továbbiakban mind a kiállító, mind a befogadó elektronikus számlaként kezelje, annak minden kötelező techikai és adminisztratív feltételének megfeleltetve.


Ezért számla közvetlen emailben történő küldésre a papíralapú számlázást támogató modul nem alkalmas. Ezt váltja ki a ProgramTECH MOST Távszámla Modul és E-számla Modul. Nem számla típusú bizonyaltok, pl. díjbekérő, szállítólevél már a Számlázó Modullal is, közvetlenül emailben is eljuttatható a vevőhöz. A dokumentumok felhőbe is küldhetők s lehívhatók mobil eszközön vagy táblagépen is partnerünkkel való találkozón azonnali megtekintésre. Bizonylatok másolatainak továbbításáról a 23. GYIK kérdés szól. Számla küldése emailben témáról bővebben Elektronikus számlázás megvalósítása, átmenet távszámlával c. cikkben írunk.

Hogyan nyomtathatok számlamásolatot fájlba, hogy elküldhessem e-mailben?

Gyakori igény, hogy az adott bizonylatot, árajánlatot, szállítót vagy számla másolatot emailben kell az ügyfél részére eljuttatni. (Számla pdf csatolmányként való emailes küldése Magyarországon a papír számla elektronizálásának tekintendő a NAV 2013. májusban megjelent írása szerint!) Az erre legalkalmasabb formátum a pdf. A ProgramTECH MOST program kétféle megoldással rendelkezik.

PDF állomány küldése a bizonylat kiállításakor

Minden új bizonylat (kivétel számla) szállítólevél, árajánlat és díjbekérő a saját és vevői példányok nyomtatásakor emailben is továbbítható az ügyfél részére. Ehhez az adott ügyfélhez a Törzsadatok / Ügyfelek menüpont alatt az be kell állítani az email címet, illetve a Fájl / Beállítások / Email menüben be kell állítani az emailek küldéséhez szükséges SMTP paramétereket.

Számla küldése emailben a Távszámla Modul segítségével lehetséges.

PDF állomány küldése később

A Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüpont alatt ki kell keresni a szükséges bizonylatot, majd a jobb alsó sarokban a Nyomtat-néz / Aktuális bizonylat menüre kell kattintani. A megjelenő dialógusban csak egy pdf fájl nevet kell megadni és létrejön a bizonylatot tartalmazó pdf állomány.