távszámla

Számunkra kényelmes és papírkímélő megoldás lenne, ha elektronikusan tárolnánk a másodpéldányt.

Az áfa törvény lehetőséget biztosít a papíron kibocsátott számla elektronikus megőrzésére. A kérdésben megfogalmazott szituáció a kibocsátó általi elektronikus megőrzés esete, melyet a 23/2014 NGM rendelet 17, 18 és 19 §-a szabályoz, hivatkozva a digitális archiválás 114/2007 GKM rendelet előírásaira. A ProgramTECH MOST-tal automatizálható a saját példány pdf képézése. A Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben a tömb jellemzőinél megadható eltérő nyomtató a befogadói Első példány nyomtatója és a kibocsátói További példányok nyomtatója mezőkben. A kibocsátói példány számára automatikusan felajánlásra kerül számla rögzítésekor a pdf nyomtató, a képzett képfájl elnevezése a sorszámból épül fel, mellőzve az informatikában tiltott esetleges (/) útvonalkaraktert. A PDF-es számlaképzés viszont nem felel meg a jogszabályoknak - önmagában. Az ilyen módon megőrzendő számlát további technikai feltételeknek kell megfeleltetni, melyről egyenlőre a felhasználó kell, hogy gondoskodjon: elektronikus aláírás, minősített hitelesítő szervezettől időbélyeg vagy minősített archiváló szolgáltatónál való elhelyezés.

E-számla Modul

Az E-számla Modul használatával megtakaríthatóak a számla nyomtatásával, fizikai tárolásával kapcsolatos költségek, és pillanatok alatt eljuttatható a bizonylat a számlabefogadóhoz. Elektronikus aláírással és archiválással NAV elfogadott és elektronikusan feldolgozható e-számla formátumban.

Távszámla Modul

A Távszámla Modul használatával megtakarítható a számlák nyomtatásával kapcsolatos költségek egy része, a boríték és postázási költség és az ezzel kapcsolatos sorban állás, időkiesés. A távszámla előnyeit tekintve hasonló szolgáltatás mint az e-számla, de ez utóbbinál olcsóbb és egyszerűbb.

Szeretném megtakarítani a postaköltséget. Hogyan küldhetem el e-mailben a számlát ügyfelemnek?

A követekző beállítás lehetővé teszi a számlák rögzítést (nyomtatás vagy .pdf nyomtatás) követő emailezését, majd befogadó oldali kinyomtatását:

  • A számlán nem kell feltüntetni, hogy eredeti vagy másolati példányt tartunk a kezünkben, aláírása sem kötelező (ezekhez ki kell kapcsolni a bizonylat példányok és aláírás / bélyegző feltüntetését a Törzsadatok/Bizonylattömbök/Példányok megkülönböztetése valamint Aláírásra és bélyegzésre legyen hely jelölőnégyzeteket).
  • A számlát kikeressük a Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüben, és
  • a jobb alsó Nyomtat / Néz / Aktuális bizonylat pdf-be másolása menün mentjük, majd
  • ugyanezen menü Ügyfél adatlap gombján Üzenet írás linken megnyitjuk levelező programunkat.
  • Nem számla típusú bizonylat, péládul szállítólevél vagy díjbekérő közvetlenül is küldhető: rögzítéskor az ügyfélpéldány elektronikus továbbításaként az emailt is kiválaszthatjuk.
  • Fontos tudni azonban, hogy bár nagyon elterjedt gyakorlat papíralapúnak tekintett számla emailezése, és tapasztalatunk szerint kifejezetten nem szankcionálják jeleneleg, az eljárás nem teljesen jogszabálykonform: a szabályozás szerint - lásd 2017 navos információs füzetek - az emailben kiküldött számla csak akkor minősül papíralapúnak, ha azt papír állapotban is eljuttatták a befogadóhoz. Amennyiben ez elmarad, az emailben kiküldött számla elvileg elektronikussá válik, azaz például megőrzése is elektronikusan kell történjen, további feltételeknek is megfeleltetve. Ezért számla közvetlen (szemben a fent mutatott egyéb bizonylatoknál lehetséges rögzítéssel automatikus kiküldéssel) emailben történő küldésére a papíralapú számlázást támogató modul nem alkalmas. Ezt váltja ki a papíralapú számlázánál ma már jóval költséghatékonyabb e-számlázás a ProgramTECH MOST E-számla Modul vagy ProgramTECH MOST Távszámla Modul.

    A dokumentumok felhőbe is küldhetők s lehívhatók mobil eszközön vagy táblagépen is azonnali megtekintésre. Bizonylatok másolatainak továbbításáról a 23. GYIK kérdés szól. Számla küldése emailben témáról bővebben Elektronikus számlázás megvalósítása, átmenet távszámlával c. cikkben írunk.

Hogyan nyomtathatok számlamásolatot fájlba, hogy elküldhessem e-mailben?

Gyakori igény, hogy az adott bizonylatot, árajánlatot, szállítót vagy számla másolatot emailben kell az ügyfél részére eljuttatni. (Számla pdf csatolmányként való emailes küldése Magyarországon a papír számla elektronizálásának tekintendő a NAV 2013. májusban megjelent írása szerint!) Az erre legalkalmasabb formátum a pdf. A ProgramTECH MOST program kétféle megoldással rendelkezik.

PDF állomány küldése a bizonylat kiállításakor

Minden új bizonylat (kivétel számla) szállítólevél, árajánlat és díjbekérő a saját és vevői példányok nyomtatásakor emailben is továbbítható az ügyfél részére. Ehhez az adott ügyfélhez a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok menüpont alatt az be kell állítani a fogadó email címet, illetve a Fájl / Beállítások / Email menüben be kell állítani az emailek küldéséhez szükséges SMTP paramétereket. A harmadik beállítás a Törzsadatok / Bizonylattömbök, ahol adott tömbre a Módosítás gombon az Első példányt emailben küldje az ügyfélnek lehetőséget szükséges bepipálni.

Számla küldése emailben a Távszámla Modul vagy E-számla Modulsegítségével lehetséges.

PDF állomány küldése később

A Bizonylatok / Bizonylat műveletek menüpont alatt ki kell keresni a szükséges bizonylatot, majd a jobb alsó sarokban a Nyomtat-néz / Aktuális bizonylat menüre kell kattintani. A megjelenő dialógusban csak egy pdf fájl nevet kell megadni és létrejön a bizonylatot tartalmazó pdf állomány.