elektronikus

Számunkra kényelmes és papírkímélő megoldás lenne, ha elektronikusan tárolnánk a másodpéldányt.

Az áfa törvény lehetőséget biztosít a papíron kibocsátott számla elektronikus megőrzésére. A kérdésben megfogalmazott szituáció a kibocsátó általi elektronikus megőrzés esete, melyet a 23/2014 NGM rendelet 17, 18 és 19 §-a szabályoz, hivatkozva a digitális archiválás 114/2007 GKM rendelet előírásaira. A ProgramTECH MOST-tal automatizálható a saját példány pdf képézése. A Törzsadatok / Bizonylat tömbök almenüben a tömb jellemzőinél megadható eltérő nyomtató a befogadói Első példány nyomtatója és a kibocsátói További példányok nyomtatója mezőkben. A kibocsátói példány számára automatikusan felajánlásra kerül számla rögzítésekor a pdf nyomtató, a képzett képfájl elnevezése a sorszámból épül fel, mellőzve az informatikában tiltott esetleges (/) útvonalkaraktert. A PDF-es számlaképzés viszont nem felel meg a jogszabályoknak - önmagában. Az ilyen módon megőrzendő számlát további technikai feltételeknek kell megfeleltetni, melyről egyenlőre a felhasználó kell, hogy gondoskodjon: elektronikus aláírás, minősített hitelesítő szervezettől időbélyeg vagy minősített archiváló szolgáltatónál való elhelyezés.

EDI - első számla kiállítása

Az EDI (elektronikus adatcsere) lehetővé teszi, hogy a Számlázó Program Modul segítségével kiállított számlák azonnal a megrendelőnél landoljanak. Az EDI és az elektronikus számla nem keverendő össze, a kettő nem ugyanaz! A videóból megnézhető, hogy gyakorlatilag a nulláról miképpen kell beállítani a szoftvert ahhoz, hogy az EDI számla kiküldésre kerüljön. A videót eredetileg "belső" használatra szántuk.

E-számla Modul

Az E-számla Modul használatával megtakaríthatóak a számla nyomtatásával, fizikai tárolásával kapcsolatos költségek, és pillanatok alatt eljuttatható a bizonylat a számlabefogadóhoz. Elektronikus aláírással és archiválással NAV elfogadott és elektronikusan feldolgozható e-számla formátumban.

Távszámla Modul

A Távszámla Modul használatával megtakarítható a számlák nyomtatásával kapcsolatos költségek egy része, a boríték és postázási költség és az ezzel kapcsolatos sorban állás, időkiesés. A távszámla előnyeit tekintve hasonló szolgáltatás mint az e-számla, de ez utóbbinál olcsóbb és egyszerűbb.

Új dokumentum iktatása

A menü fő felülete az Iktatás fül alatt nyitható meg. További finomításokat lehet elvégezni az anyagon a Szöveges feljegyzés, az Elosztás emailben és az Egyebek fül segítségével. A Dokumentum adatai mezőben történik maga az iktatás. Címkékkel (tartalomra utaló szavakkal) és technikai, adminisztratív adatokkal lájuk el a feltöltött iratot, hogy e címkék és adatok segítségével keresünk vissza ügyintézés, vállalati folyamataink elemzése céljából. Minden megadott címke a következő menüpont Összetett keresés funkciójában kereső tényezőként szerepelhet. Az Elosztás mezőben munkatársak vagy akár szervezeten kívüli érintettek közötti megosztást végezhetjük el.

  1. Az Iktatás fül felső harmadában Szkennelés és Fájl csatolása fülön tölthető irat a dokumentumkezelőbe. A behúzott vagy csatolt állomány Eltávolítás-a is kezdeményezhető.
    • A Szkennelés alapértelmezett beállítása a legrosszabb olvashatóságú felület beolvasásakor is jó eredményt ad.
    • Kiemelt jó tulajdonsága a szoftvernek, hogy a szkennelés a háttérben zajlik, végezhető közben az iktatás.
    • Fájl csatolása mód alatt tallózással és akár egész mappa(!) behúzásával is lehet dolgozni. Csak ragadja meg a fájlrendszeréből a céldokumentumot és 'hozd és vidd', feltöltötte a programba.
  2. A Bejövő (pl. energia szolgáltató számlái) Belső (munkaszerződés), Kimenő (árajánlatok) kifejezések az iktatott anyag irányát mutatja.
  3. A Számlázási név mezőben várt ügyféladat alapján is kereshetünk később, ez a mező belső iktatáskor nem aktív.
  4. A dokumentumok szervezésére szolgáló címkék fő típusa az Iktató könyv, a Tárgy, és a Kulcsszó.
    • Iktatás során e kategóriák megadása lehet kötelező vagy sem
    • törzsadatokban előzetesen meghatározandó és ezért iktatáskor kizárólag kiválasztható (ilyen az Iktató könyv kategóriája) vagy
    • iktatáskor és a törzsben is meghatározható vagy iktatáskor választható (ilyen a Tárgy), illetve
    • kizárólag iktatáskor meghatározható vagy itt kiválasztható (kulcsszó).
  5. Az Elintézés határideje alapján a ProgramTECH MOST Emlékeztető segédprogramon át figyelmeztető üzenetet küld az irat címzettjének kliens felületén. Ennek futtatása a Fájl / Beállítások menüből kezdeményezhető, a figyelmeztető e-mail üzenetek beállításához hasonlóan. A lejárt határidejű iktatások piros háttérrel kiemelten jelennek meg az Iktatott dokumentumok keresése listában.
  6. A Szöveges feljegyzés szerint is kereshető majd az irat a későbbiekben.
  7. Az Elosztás emailben részen címkézzük a dokumentumot az ügyet intéző munkatárshoz.
    • Őt nevezzük meg a Címzett mezőben, klasszikus iktatásban megfelel az átadás műveletének.
    • A Másolatot kap mezőben megnevezett munkatárs emailben megkapja az iratot és megtekintheti azt címke adataival együtt a program felületen is.
    • Mindkét mezőben kizárólag olyan nevek szerepelhetnek, akik felhasználóként a Törzsadatok-ban felvitelre kerültek. Ugyanezen specifikációk adhatókmeg az iktatás egészére vonatkozóan a Fájl / Beállítások menü Dokumentumkezelés fülén, míg itt a specifikációk adott iktatásra vonatkozóan felülírhatók.
  8. Az Egyebek fülön az irat formátumát és elhelyezési helyét lehetséges megadni. Amennyiben a Törzsadatok / Dokumentumkezelés menüben erre igényt tartunk és a lehetséges értékeket megadtuk, a választás kötelező lesz.
  • az elektronikus iktatás alapbeállításain a Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés és a Törzsadatok / Dokumentumkezelés almenükben lehet módosítani
  • akár az elektronikus számlázás megbízható üzleti eljárás megvalósítási formáját is kialakíthatjuk ezzel a rendszerrel

Iktatókönyv tárgyak

Két típusú szervezetirányítási megközelítést szolgálva, két eltérő metódussal adhatók meg tárgyszavak a ProgramTECH MOST Dokumentumkezelőben.

  1. A központi vezérlést támogatja a tárgy Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyv tárgyak törzsben történő meghatározása. Ha ez a menü akár egy elemmel is feltöltésre került dokumentum iktatása közben nem találhat ki új tárgyat az iratot iktató, csak választania lehetséges az itt megadott tárgyszavak közül!
  2. Dönthetünk úgy is, hogy biztosítjuk az iratot iktató számára a konkrét irattartalomnak megfelelő tágyszavazást. Ilyenkor nem töltjük fel előre a tárgyakat. A tárgyszavak tartalmi egyediségét és alaki egyezését ugyanakkor biztosítja az iktatáskor a Tágy címszó melletti legördülő tágy lista, melyből kiválasztható korábban megadott tárgyszó. Lehetőség van ezektől eltérőt is megadunk.

Iktatókönyvre vetítve adhatók itt meg tárgyszavak, pl. a Bejövő Számlák Iktatókönyv "alapanyag", "IT tanácsadás" vagy "Kultúra Kártya" tárgyszavak Felvitel - ével. A már kiadott tárgyszó Törlés -e is lehetséges, ez esetben nem csak az iktatott dokumetumok őrzik tovább a kifejezést, hanem az aktív marad és kiválaszhtató lesz iktatás menet közbeni tárgyszó megadáskor.

A tárgyszó hatékony dokumentum azonosító és kereső eszköz lehet, amennyiben szemantikailag jól választjuk meg. Nem elhanyagolható elem, akár az Iratkezelési Szabályzatban is helye lehet az ktatókönyv, jogosultságok és kulcsszók meghatározásához hasonlóan.

Iktatókönyvek

Az dokumentumok kezelését (hasonlóan a papír alapú iktatáshoz) iktatókönyvbe történő besorolással alapozzuk meg. A dokumetumkezelő program egyszerre több iktatókönyv vezetésére is képes. Az iktatókönyv használata felhasználókhoz köthető. Beállítható, hogy ki vagy kik melyik iktatókönyvet használhatja iktatásra, illetve tekintheti meg. Az iktató könyvön belül minden irat egyedi sorszámot kap.

A Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek menüben a Felvitel gombbal elnevezés megadásával létrehozható tetszőleges számú iktatókönyv. Akár meghagyható egyetlen iktatókönyvként az Alapiktatás nevű alapértelmezettként felvitt iktatókönyv is.

A Módosítás gombbal átnevezhető már benépesített iktatókönyv. A Törlés gombbal akár nagy adattartalmú iktatókönyv is megsemmisíthető. (,,Igen vacak memória az, amelyik csak hátrafelé működik" carrolli kitételnél is szegényebb bizonyítványt állíthatunk ki ezek után a vállalati tartalom kezelésének visszakereshetőségéről. A funkció mégis elérhető, hisz elsősorban nem az irattározási, archiválási, hanem a folyamat jellegű tartalom kezelést célozza meg a szoftver.)

A ProgramTECH MOST Dokumentumkezelő bevezetése előtt célszerű áttekinteni vállalkozása Iratkezelési Szabályzatát, vagy elkészíteni azt: legalább egyszer alaposan át kell gondolni az iratok kezelésének módját. Tisztáznia kell az iratok útvonalát: milyen folyamatokon halad át egy ügyletről kiállított számla? típusú kérdésekre adott válaszokkal. Meg kell határozni a kategorizálási struktúrát: elegendő a dokumentumok kulcsszavazásával felépíteni egy kereshető vállalati tartalmat vagy vertikális szinteket is bevezetek az iktatókönyvek, azok tárgya. stb szerint? A hozzáférhetőség szabályait is érdemes előzetesen átgondolni: milyen dokumetumtípusokat mutatok meg üzleti partneremnek, a pénzügyes munkatrás mely tartalmakat tekitheti meg, hova iktathat iratot?

Az iratkezelés szabályainak szervezeti szintű átgondolására még a Súgó Iktatásról szóló fejezetében is utalok majd.

Szeretném megtakarítani a postaköltséget. Hogyan küldhetem el e-mailben a számlát ügyfelemnek?

A számlán nem kell feltüntetni, hogy az eredeti vagy másolati példányt tartunk a kezünkben, 2010. szeptemebr 27-től ez a kitétel már nem szerepel az áfa törvény vooatkozó paragrafusában. Egyazon számla példányainak megkülönböztetése nem kötelező (ehhez ki kell kapcsolni a bizonylat példányok feltüntetését a Törzsadatok/Bizonylattömbök/Példányok megkülönböztetése jelölőnégyzetben). Ez korábban lehetővé tette a számlák ügyfél példány pdf változat emailben történő megküldését, amenyiben a számla befogadó a számlát papíron fogadta be, illesztette könyvelésébe, és őrizte meg a jogszabályban meghatározott ideig. A jelenlegi szabályozás szerint viszont ez a küldési mód maga után vonja, hogy az így kiküldött számlát a továbbiakban mind a kiállító, mind a befogadó elektronikus számlaként kezelje, annak minden kötelező techikai és adminisztratív feltételének megfeleltetve.


Ezért számla közvetlen emailben történő küldésre a papíralapú számlázást támogató modul nem alkalmas. Ezt váltja ki a ProgramTECH MOST Távszámla Modul és E-számla Modul. Nem számla típusú bizonyaltok, pl. díjbekérő, szállítólevél már a Számlázó Modullal is, közvetlenül emailben is eljuttatható a vevőhöz. A dokumentumok felhőbe is küldhetők s lehívhatók mobil eszközön vagy táblagépen is partnerünkkel való találkozón azonnali megtekintésre. Bizonylatok másolatainak továbbításáról a 23. GYIK kérdés szól. Számla küldése emailben témáról bővebben Elektronikus számlázás megvalósítása, átmenet távszámlával c. cikkben írunk.