iktatás

Dokumentum Kitöltő és Nyomtató Modul

Az előre megírt dokumentum sablonok segítségével az egyszer már begépelt adatok alapján pillanatok alatt elkészíthető egy új dokumentum. Nem szükséges az időt rabló és unalmas ismételt adatbevitel, adatok másolgatása, szerkesztgetés. A Dokumentum Kitöltő és Nyomató Modul a már felrögzített adatokból képes legyártani és kinyomtatni számos új dokumentumot. A kinyomtatott, logós fejléccel rendelkező dokumentumok esztétikus és egységes megjelenést biztosítanak vállalkozásának.

Új dokumentum iktatása

A menü fő felülete az Iktatás fül alatt nyitható meg. További finomításokat lehet elvégezni az anyagon a Szöveges feljegyzés, az Elosztás emailben és az Egyebek fül segítségével. A Dokumentum adatai mezőben történik maga az iktatás. Címkékkel (tartalomra utaló szavakkal) és technikai, adminisztratív adatokkal lájuk el a feltöltött iratot, hogy e címkék és adatok segítségével keresünk vissza ügyintézés, vállalati folyamataink elemzése céljából. Minden megadott címke a következő menüpont Összetett keresés funkciójában kereső tényezőként szerepelhet. Az Elosztás mezőben munkatársak vagy akár szervezeten kívüli érintettek közötti megosztást végezhetjük el.

  1. Az Iktatás fül felső harmadában Szkennelés és Fájl csatolása fülön tölthető irat a dokumentumkezelőbe. A behúzott vagy csatolt állomány Eltávolítás-a is kezdeményezhető.
    • A Szkennelés alapértelmezett beállítása a legrosszabb olvashatóságú felület beolvasásakor is jó eredményt ad.
    • Kiemelt jó tulajdonsága a szoftvernek, hogy a szkennelés a háttérben zajlik, végezhető közben az iktatás.
    • Fájl csatolása mód alatt tallózással és akár egész mappa(!) behúzásával is lehet dolgozni. Csak ragadja meg a fájlrendszeréből a céldokumentumot és 'hozd és vidd', feltöltötte a programba.
  2. A Bejövő (pl. energia szolgáltató számlái) Belső (munkaszerződés), Kimenő (árajánlatok) kifejezések az iktatott anyag irányát mutatja.
  3. A Számlázási név mezőben várt ügyféladat alapján is kereshetünk később, ez a mező belső iktatáskor nem aktív.
  4. A dokumentumok szervezésére szolgáló címkék fő típusa az Iktató könyv, a Tárgy, és a Kulcsszó.
    • Iktatás során e kategóriák megadása lehet kötelező vagy sem
    • törzsadatokban előzetesen meghatározandó és ezért iktatáskor kizárólag kiválasztható (ilyen az Iktató könyv kategóriája) vagy
    • iktatáskor és a törzsben is meghatározható vagy iktatáskor választható (ilyen a Tárgy), illetve
    • kizárólag iktatáskor meghatározható vagy itt kiválasztható (kulcsszó).
  5. Az Elintézés határideje alapján a ProgramTECH MOST Emlékeztető segédprogramon át figyelmeztető üzenetet küld az irat címzettjének kliens felületén. Ennek futtatása a Fájl / Beállítások menüből kezdeményezhető, a figyelmeztető e-mail üzenetek beállításához hasonlóan. A lejárt határidejű iktatások piros háttérrel kiemelten jelennek meg az Iktatott dokumentumok keresése listában.
  6. A Szöveges feljegyzés szerint is kereshető majd az irat a későbbiekben.
  7. Az Elosztás emailben részen címkézzük a dokumentumot az ügyet intéző munkatárshoz.
    • Őt nevezzük meg a Címzett mezőben, klasszikus iktatásban megfelel az átadás műveletének.
    • A Másolatot kap mezőben megnevezett munkatárs emailben megkapja az iratot és megtekintheti azt címke adataival együtt a program felületen is.
    • Mindkét mezőben kizárólag olyan nevek szerepelhetnek, akik felhasználóként a Törzsadatok-ban felvitelre kerültek. Ugyanezen specifikációk adhatókmeg az iktatás egészére vonatkozóan a Fájl / Beállítások menü Dokumentumkezelés fülén, míg itt a specifikációk adott iktatásra vonatkozóan felülírhatók.
  8. Az Egyebek fülön az irat formátumát és elhelyezési helyét lehetséges megadni. Amennyiben a Törzsadatok / Dokumentumkezelés menüben erre igényt tartunk és a lehetséges értékeket megadtuk, a választás kötelező lesz.
  • az elektronikus iktatás alapbeállításain a Fájl / Beállítások / Dokumentumkezelés és a Törzsadatok / Dokumentumkezelés almenükben lehet módosítani
  • akár az elektronikus számlázás megbízható üzleti eljárás megvalósítási formáját is kialakíthatjuk ezzel a rendszerrel

Iktatókönyv tárgyak

Két típusú szervezetirányítási megközelítést szolgálva, két eltérő metódussal adhatók meg tárgyszavak a ProgramTECH MOST Dokumentumkezelőben.

  1. A központi vezérlést támogatja a tárgy Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyv tárgyak törzsben történő meghatározása. Ha ez a menü akár egy elemmel is feltöltésre került dokumentum iktatása közben nem találhat ki új tárgyat az iratot iktató, csak választania lehetséges az itt megadott tárgyszavak közül!
  2. Dönthetünk úgy is, hogy biztosítjuk az iratot iktató számára a konkrét irattartalomnak megfelelő tágyszavazást. Ilyenkor nem töltjük fel előre a tárgyakat. A tárgyszavak tartalmi egyediségét és alaki egyezését ugyanakkor biztosítja az iktatáskor a Tágy címszó melletti legördülő tágy lista, melyből kiválasztható korábban megadott tárgyszó. Lehetőség van ezektől eltérőt is megadunk.

Iktatókönyvre vetítve adhatók itt meg tárgyszavak, pl. a Bejövő Számlák Iktatókönyv "alapanyag", "IT tanácsadás" vagy "Kultúra Kártya" tárgyszavak Felvitel - ével. A már kiadott tárgyszó Törlés -e is lehetséges, ez esetben nem csak az iktatott dokumetumok őrzik tovább a kifejezést, hanem az aktív marad és kiválaszhtató lesz iktatás menet közbeni tárgyszó megadáskor.

A tárgyszó hatékony dokumentum azonosító és kereső eszköz lehet, amennyiben szemantikailag jól választjuk meg. Nem elhanyagolható elem, akár az Iratkezelési Szabályzatban is helye lehet az ktatókönyv, jogosultságok és kulcsszók meghatározásához hasonlóan.

Iktatókönyvek

Az dokumentumok kezelését (hasonlóan a papír alapú iktatáshoz) iktatókönyvbe történő besorolással alapozzuk meg. A dokumetumkezelő program egyszerre több iktatókönyv vezetésére is képes. Az iktatókönyv használata felhasználókhoz köthető. Beállítható, hogy ki vagy kik melyik iktatókönyvet használhatja iktatásra, illetve tekintheti meg. Az iktató könyvön belül minden irat egyedi sorszámot kap.

A Törzsadatok / Dokumentum kezelés / Iktatókönyvek menüben a Felvitel gombbal elnevezés megadásával létrehozható tetszőleges számú iktatókönyv. Akár meghagyható egyetlen iktatókönyvként az Alapiktatás nevű alapértelmezettként felvitt iktatókönyv is.

A Módosítás gombbal átnevezhető már benépesített iktatókönyv. A Törlés gombbal akár nagy adattartalmú iktatókönyv is megsemmisíthető. (,,Igen vacak memória az, amelyik csak hátrafelé működik" carrolli kitételnél is szegényebb bizonyítványt állíthatunk ki ezek után a vállalati tartalom kezelésének visszakereshetőségéről. A funkció mégis elérhető, hisz elsősorban nem az irattározási, archiválási, hanem a folyamat jellegű tartalom kezelést célozza meg a szoftver.)

A ProgramTECH MOST Dokumentumkezelő bevezetése előtt célszerű áttekinteni vállalkozása Iratkezelési Szabályzatát, vagy elkészíteni azt: legalább egyszer alaposan át kell gondolni az iratok kezelésének módját. Tisztáznia kell az iratok útvonalát: milyen folyamatokon halad át egy ügyletről kiállított számla? típusú kérdésekre adott válaszokkal. Meg kell határozni a kategorizálási struktúrát: elegendő a dokumentumok kulcsszavazásával felépíteni egy kereshető vállalati tartalmat vagy vertikális szinteket is bevezetek az iktatókönyvek, azok tárgya. stb szerint? A hozzáférhetőség szabályait is érdemes előzetesen átgondolni: milyen dokumetumtípusokat mutatok meg üzleti partneremnek, a pénzügyes munkatrás mely tartalmakat tekitheti meg, hova iktathat iratot?

Az iratkezelés szabályainak szervezeti szintű átgondolására még a Súgó Iktatásról szóló fejezetében is utalok majd.

Dokumentumkezelő Program Modul

Akár egyedül dolgozik, akár egy csapat működik közre a vállalkozás iratainak kezelésében, a MOST Dokumentumkezelő szervezetre szabható keretben támogatja a vállalkozás belső, külső és kimenő iratai átlátható elektronikus dokumentum kezelését. Iktasson papír alapú, elektronikus vagy e-mail formátumú iratot, a csatolt dokumentumokat tetszés szerinti bonyolultságban vagy egyszerűséggel kategorizálja és iktatja. Ha szükséges továbbít, másolatot küld, elintéz, határidőt szab. Biztosítja a gyors keresést. Tevékenységet naplóz, jogosultságot szab.