Az első bizonylat kiállítását megelőző 5 lépés:

1. Az online számlaadat szolgáltatás beállítása
2. A Törzsadatok/Pénznemek és Bankszámlák menüben a számla kibocsátó fejléc adatai között feltüntetendő bankszámlaszámot, melyre a pénzügyi teljesítés jóváírható, meg kell adni a program számára. Minden pénznem mellé fell kell tüntetni a vonatkozó bankszámlaszámot. Amennyiben a számlázandó pénznem nincs alapértelmezetten felsorolva, az a Felvitel gombbal létrehozható.
3. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Fizetési módok menüben alapértelmezetten megjelenő módok között szerepel-e a vállalkozás által alkalmazott fizetési mód. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
4. Ellenőrizni érdemes, hogy a Törzsadatok/Áfa kulcsok menüben alapértelmezetten megjelenő Áfa típusok között szerepel-e a vállalt által alkalmazott kulcs ás elnevezés. Amennyiben nem, létre kell hozni a Felvitel gombbal.
5. A bizonylat tömbök Törzsadatok/Bizonylat tömbök alapértelmezettől eltérő sorszámozása, prefixek megváltoztatása. Meghagyható az alapértelmezett is, de később változtatására nincs mód: lezárással, új tömb nyitásával érvényesíthetők az itt elmulasztott egyéni beállítások.
6. Minden számla típusú bizonylattömböt szigorú számadásba (számlaíró program neve, tömb sorszáma, indítás időpontja) kell venni könyvelője segítségével!

Az ügyfél- illetve tételtörzs létrehozása történhet bizonylat készítése közben és azt megelőzően is.

Számla készítése

1. Bizonylat tömb kiválasztása. Tetszőleges számú tömb hozható létre. Pénznemenként külön tömböt igényel a program, ezt példázza az alapértelmezett HUF és EUR tömb.
2. Ügyfél kiválasztása. Ha még nincs a törzsben, az Új ügyfél linken számlaírás közben is felvihető. Majd balról jobbra haladva kiválasztjuk a számlafejléc egyéb adatait, mint fizetési mód, teljesítés időpontja, fizetési hatráidő, számla nyelve, kétnyelvű számla esetén a másodlagos (kisebb betűméretben) nyelv kiválasztása. A Normál számla/Előlegszámla/Végszámla opció a normál számlán áll, állítani kizárólag előlegszámla illetve az azt elszámoló végszámla esetén szükséges.
3. Termék, szolgáltatás kiválasztása az Felvitel gombbal vagy a Felvitel + gombbal történhet. Az előbbivel a törzsbe előzetesen vagy számla írásakor felvitt terméket/szolgáltatást lehet behúzni. Az utóbbival lehetőség van
   • vonalkódolvasóval
   • kézi adatgyűjtőről (ZEBRA TC26)
   • szöveges fájlból (.csv formában)
   • a Bizonylatról funkción korábbi bizonylatról tételenként vagy egész bizonylatot, több bizonylatról behúzva
   • a Készletnyilvántartó Modul jelenlétében korábbi foglalásból

   
   tétel felvinni. A NAV adatszolgáltatáshoz szükséges a közvetített szolgáltatás megjelölése. Ha ilyen tételt számláz, módosítsa a tétel tulajdonságait a törzsben mielőtt azt felvinné a bizonylatra!

4. Tételsor kijelölés után törölhető a Törlés gombbal, módosítható a Módosítás gombbal.
5. Ellenőrizzük a számla tartalmát az Előnézet gombon. Bezárásával a számla tovább szerkeszthető. A Mégsem gombbal eldobhatjuk a számlát. Ekkor eldönthetjük, hogy később visszatérünk-e a félbehagyott számlához, vagy azt egészében eldobjuk.
   • A 8 cm-es keskeny számláról előnézet nem képezhető.
6. Első számla rögzítése előtt a program figyelmeztet a NAV adatszolgáltatás xmlekhez szükséges beállítások áttekintésére. Megnyílik a NAV záradék fül, mely párhuzamos szinten helyezkedik el a számla tartalmi elemei rögzítésére szolgáló füllel.
   • Többségünk számára egyiknek ennek nincs jelentősége: a Fenti paraméterek átnézve és a Mindig ez legyen lehetőséget ad arra, hogy a funkció használatát a továbbiakban a program ne kérje.
   • A felület 3 része az Általános, a Termékdíj átvállalás, és a Jövedéki adók fülek. Ezeken a különbözeti szabályozás alkalmazása (valamint betét díj, légiút szolgáltatás), a környezetvédelmi termékdíjjal, illetve jövedéki termékkel kapcsolatos kitételek esetén szükséges xml-ben megjelenítendő beállítások kezelhetők.
   • Különbözet szerinti szabályozás esetén számlán kötelezően feltüntetendő elemeket továbbra is szövegesen is meg kell adni a tartalmi megjelenítés céljából!
   • Termékdíjas kötelezettség, jövedéki termék forgalmazása esetén tesztelje a szoftvert és ellenőrizze a NAV xml-t, mert minden részletszabályt és ezzel felhasználási esetet szoftverünk nem fed le!















7. Ha elfogadjuk a Rögzít gombot, a számla visszavonhatatlanul elkészül.

Számlák módosítása, előleg és végszámla kiállítása

Számla módosítása helyesbítéssel vagy érvénytelenítéssel történik. Előleg- és végszámla kiállítása szintén speciális beállításokkal részben automatizált.

• a helyesbítés menete
• a stornózás menete
• az előleg-, és végszámla kiállítás menete

További lehetőségek számla adattartalma, rögzítése kapcsán

• A Bizonylat fejléc és zárószöveg fülön két szövegdobozban gépelhetünk tájékoztatásul további információkat. Zárószövegek a Törzsadatok / Bizonylatzáró szövegek almenüben előre is megírhatók, majd itt válaszható ki a sablon és akár szerkeszthető is. Az Áfa törvény 169.§-a meghatározta kötelező kitételek - például közösségi értékesítés, adómentesség vagy különbözet szerinti adózás esetén szokásos hivatkozások - a Bizonylatok / Új számla készítése / NAV záradék fülön vagy a Bizonylatok / Új számla készítése / Felvitel / Módosítás / NAV adatszolgáltatás paraméterei felületen történt adatbevitel ellenére a bizonylatzáróban is megadandó.
• A Szállítási cím fülön megadhatunk vagy a korábban partnerhez rögzített szálítási cím, címek közül választhatunk címet abban az esetben, ha a szállítási desztináció eltér a partner székhely címétől.
• A Rendelés, szerződés adatai és egyéb fülön megadhatjuk a megrendelés számot és kiválaszhatjuk annak dátumát; valamint kiválaszthatjuk, megadhatjuk vagy szerkeszthetjük az ügyféltörzsben korábban rögzített szerződésszámot, egyéb a számlán nem, de a számlainformációkban megjelenő és kereshető megjegyzés adható itt meg.
• A Csatolt dokumentumok fülön csatolható irat a bizonylathoz, mely E-számla Modul jelenlétében a számlával párhuzamosan kiküldésre kerül a partnerhez, a Dokumentumkezelő Modullal pedig iktatható.
• Rögzít-éskor a partnernek szóló példányt emailben is továbbíthatjuk a 2.4.0 verziótól. Az így továbbított számla papír alapú számla marad, a papír alapú megőrzési kötelezettségre és a számlaemailben látható pdf állomány kinyomtatására fel kell hívni a befogadó figyelmét. A megfelelő modulok megléte esetén aktív az E-számla és EDI továbbítási opció is. Az emailes továbbítás feltétele, hogy
  • a Fájl / Beállítások / Email felületen megadtuk a program számára a kimenő levelezésünk szerverének elérhetőségi adatait, mint szerver címe, fiókunk jelszava. Ezeket levelelező szolgáltatónktól tudakolhatjuk meg. Továbbá meg kel adnunk
  • a Törzsadatok / Ügyfelek / Alapadatok fülön partnerünk emailes elérhetőségét,
  • a Törzsadatok / Bizonylattömbök menüben adott tömbön kikapcsolatuk a példányszámozás és az aláírás funkciókat.
• Saját példány számát megadhatjuk, felülírva a Bizonylat tömbök beállítását
• Árfolyamlekérdezés az MNB webes felületéről
• Beszállítói azonosítók, pl. SAP kód, szállítói szám is bekerül a fejlécbe, amennyiben a Törzsadatok / Ügyfelek -nél azokat felvitték.
• Ha kilistázzuk és kijelöljük a számlát a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Érvénytelenít gombjával automatikusan stornózhatjuk.
• Ha kilistázzuk és kijelöljük a számlát a Bizonylat / Bizonylat műveletek almenüben, az alsó ikonsor Teljesít gombjával tudathatjuk a programmal, hogy követelésünk már nem áll fenn partnerünkkel szemben.
• A Bizonylatok / Bizonylatműveletek almenüből tetszőleges bizonylat tartalmi elemei szerkesztőfelületre Másolásával sok tételes számla kiállíátásnak folyamata felgyorsítható.
• Számla automatikusan generálható a Pénztárgép / Nyugta alapján számla nyomtatása almenüjében vagy pénztrágépes illetve tételes listás blokkos eladásról az azonos nevű almenü azonos elnevezésű gombján.